Veel ondernemers zijn wat bang om voor het eerst iemand aan te nemen. Je kijkt uit naar wat extra tijd en minder taken, maar je weet ook dat als je het zelf doet, het in ieder geval goed gebeurt. Wanneer je toch de sprong waagt, wil je dat het je ook daadwerkelijk tijd en waarde oplevert. Tijdwinstexpert Shelley Barendregt deelt vier gouden tips waarmee jij ervoor zorgt dat je het maximale resultaat uit een samenwerking haalt.
Ik zie het vaak gebeuren dat er een virtual assistant, of kortweg VA, wordt aangenomen om te helpen met het tekort aan tijd. Veel ondernemers verwachten dat zodra je VA start, jij direct meer uren overhoudt omdat er taken van je lijstje verdwijnen. Helaas valt het in de praktijk vaak tegen, en dat heeft niets met de kwaliteit van je VA of een ander teamlid te maken. Gelukkig kan het ook anders!
Ik heb de afgelopen jaren een aantal mensen ingewerkt in mijn bedrijf en heb daar slechts één uur voor nodig. Daarna konden ze volledig zelfstandig werken, zonder dat ik continu nodig was voor input en vragen. De reden hiervoor zijn een aantal essentiële stappen die meestal worden overgeslagen. Ze zorgen ervoor dat de samenwerking direct soepel verloopt, waardoor ik meteen tijd en energie over heb om meer in mijn zone of genius te werken – en jij zo meteen ook.
1/ Zorg voor heldere workflows
Stel dat je vanaf nu je inbox wil laten beheren door iemand anders, zodat je je kan focussen op andere taken. Je geeft je inloggegevens aan die persoon met enkele algemene instructies waarop ze moeten letten. Vervolgens krijg je steeds berichtjes van je nieuwe teamlid omdat ze niet weet wat ze moet doen met het mailtje of wat ze moet antwoorden. In het begin geef je nog uitgebreid antwoord, maar nadat je dagenlang vragen beantwoord hebt over allerlei mails, begin je gefrustreerd te raken. Dit moest je toch net tijd opleveren? Op deze manier kan je het net zo goed zelf doen.
Wanneer je een taak aan iemand uitbesteedt, is het uitschrijven van je workflow een extreem belangrijke eerste stap. Welke mails beantwoord je eerst en welke kunnen wachten? Welke tone of voice wil je hanteren richting klanten? Binnen hoeveel uur moet er uiterlijk worden gereageerd? Hoe ga je om met een minder tevreden klant?
Het uitschrijven van hoe jij het altijd doet, is een enorme hulp voor de persoon aan wie je de taak uitbesteedt. Zo krijgt die persoon alvast een blik in je hoofd en hoeft ze je een stuk minder vragen te stellen. Dat is voor beide partijen fijn! Ziet de ander nog verbeteringen mogelijk in dit proces? Dan is dat alleen maar welkom, zo krijg je het ultieme resultaat.
Wanneer je een taak aan iemand uitbesteedt, is het uitschrijven van je workflow een extreem belangrijke eerste stap.
2/ Maak duidelijke afspraken rondom jullie communicatie
De meeste ondernemers zeggen: “Je mag altijd bellen als je vragen hebt”. Ik sta daar iets anders in. Ik hecht zelf ook veel waarde aan hulp bieden en toegankelijk zijn voor vragen, maar ik ben niet altijd bereikbaar. Dat hoeft ook helemaal niet. Als je duidelijke afspraken maakt rondom jullie communicatie, dan loopt de samenwerking als een geoliede machine. Daarbij kan je denken aan aspecten zoals wanneer, waarover en via welk kanaal communiceren we.
Wanneer ben jij het best bereikbaar? Is dat ‘s morgens of juist rond de middag? Of gaat het om specifieke uren? Ook kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om je team toegang te geven tot je agenda, zodat ze kunnen zien wanneer je wel en niet beschikbaar bent.
Waarover wil jij dat je collega jou contacteert en waarvan zou je willen dat ze het zelf oplost? Spreek met elkaar af wat onder urgent valt en wat niet. Het zal je verbazen hoe de ideeën hierover kunnen verschillen.
Waar hebben jullie met elkaar contact? Dat hoeft niet per se mail of WhatsApp te zijn. Er zijn nog heel wat mogelijkheden. En dat brengt me bij de volgende tip.
Ik ben niet altijd bereikbaar. Dat hoeft ook helemaal niet.
3/ Kies één overzichtelijk samenwerkingssysteem
Kies één kanaal en hou daar samen aan vast. Zo voorkom je dat er op allerlei losse plekken informatie staat waar jullie later naar moeten zoeken. Losse e-mails, WhatsApp-berichten, en notities zorgen niet alleen voor chaos in jouw hoofd, maar ook in die van je teamleden. Kies daarom één centraal systeem waar alle communicatie en taken samenkomen.
In mijn bedrijf gebruiken we Trello, waar iedereen direct kan zien wat er gedaan moet worden, wat prioriteit heeft en welke deadlines eraan komen. Ook communiceren we er op aangewezen plekken over vragen en input. Hierdoor zijn we nooit op zoek naar informatie, kunnen we snel schakelen en weet iedereen altijd waar ze aan toe zijn.
4/ Evalueer regelmatig
Elke nieuwe samenwerking heeft tijd nodig om op elkaar ingespeeld te raken. Als je de eerste stappen doorvoert, zal je merken dat het al een stuk soepeler loopt. Plan daarnaast regelmatig een evaluatiemoment in. Dat kan bijvoorbeeld per kwartaal of half jaar. Hoe vinden jullie de samenwerking verlopen? Krijgen jullie alles van elkaar wat je nodig hebt of mist er nog iets? Hoe zou het nog beter kunnen gaan? Natuurlijk kan het ook gebeuren dat er geen gouden match is. In dat geval is de samenwerking beëindigen de beste keuze. Zo kunnen jullie allebei je tijd en energie beter besteden.
Wil je je bedrijf zo organiseren dat jijzelf en je team wekelijks tijd besparen? In mijn gratis Business on Cruise Control masterclass leer je hoe jouw business draait zonder jou, terwijl jij focust op je creatieve plannen en groei. Bekijk hier wanneer de volgende is en schrijf je gratis in.
Beeld: Style by Fabie
