Je kantoor verhuizen houdt meer in dat een paar stoelen en tafels. Gelukkig was Pieter Moreels van Zakenkantoor Assuco goed voorbereid bij die grote stap. Hij deelt enkele handige tips zodat je verhuis vlot verloopt.
1/ Informeer je team, klanten en leveranciers
Eigenlijk komt er veel bij een kantoorverhuis kijken, ook wanneer je net zoals mij binnen dezelfde gemeente blijft. Zo’n verhuis heeft niet alleen impact op je bedrijf, maar ook op je team, klanten en leveranciers. Ik wilde zeker zijn dat iedereen op de hoogte was van onze plannen. Toen ik met mijn team verhuisde, koos ik ervoor om al onze klanten en leveranciers een kaartje te sturen met het nieuwe adres. Dit was een flinke investering qua tijd en geld, maar achteraf gezien de moeite waard. Snel een e-mail sturen was voor mij geen optie omdat die zou waarschijnlijk snel in de prullenbak belanden. Tijdens de verhuisdag zorgden we ervoor dat alles achter de schermen bleef draaien. Mijn team werkte die dag thuis zodat onze klanten op ons konden rekenen zoals ze gewend waren. Ondertussen regelde ik samen met de verhuisfirma de praktische kant. De volgende werkdag werkten we op de nieuwe locatie en was alles up and running.
2/ Schakel hulp in
Een kantoorverhuis is meer dan alleen bureaus en stoelen verplaatsen. Net daarom is het interessant om hulp in te schakelen. De verhuis heb ik uitbesteed aan een verhuisfirma. Efficiënter verhuizen kan bijna niet. Daarnaast schakelde ik een IT-specialist in om ervoor te zorgen dat alle servers en systemen snel operationeel waren. Eventueel kan je tijdelijk een freelancer inschakelen voor adreswijzigingen en andere administratieve taken. Die laatste tip is niet meteen noodzakelijk voor elke ondernemer, maar kan in sommige gevallen tijd besparen.
“Een verhuis is een goed moment om je polissen te herzien.”
Pieter
3/ Vergeet je adminstratie niet
Ook al verhuisde ik binnen dezelfde gemeente, er kwam toch veel administratie bij kijken. Denk maar aan vanzelfsprekende zaken zoals afvalophaling en post. Hoe eerder je deze veranderingen regelt, hoe beter. Bij ons was er verwarring met vuilcontainers van de vorige huurder waardoor de container niet meer werd opgehaald. Uiteindelijk duurde het maanden om alles correct te laten aanpassen. De les? Regel je administratie zo snel mogelijk. Ondanks al onze inspanningen met persoonlijk drukwerk kregen we nog maandenlang post op het oude adres. Daarom raad ik aan om een tijdelijke postdoorsturing te regelen. Zo kan je meteen zien welke klant of leverancier het adres nog niet heeft aangepast en hen persoonlijk informeren. Let op: hou rekening dat deze service niet feilloos is. Soms krijg je bepaalde post alsnog niet doorgestuurd. Daarnaast is het belangrijk om je adreswijziging door te geven aan je gemeente en boekhouder. Je adres moet namelijk ook aangepast worden bij het Kruispuntbank van Ondernemingen.
4/ Controleer je verzekeringen
Goed nieuws: de meeste zakelijke verzekeringen zijn niet gebonden aan een specifieke locatie. Toch is zo’n verandering wel een goed moment om je polissen te herzien. Twee verzekeringen die je sowieso moet herbekijken zijn de brandverzekering en de burgelijke aansprakelijkheidsverzekering**.** Een brandverzekering is wettelijk verplicht voor huurders, maar eigenlijk ook voor eigenaars sterk aangeraden. Goed om te weten is dat je voor een bepaalde periode gedekt wordt op twee adressen. Dit voorkomt dat je op je nieuwe locatie onverzekerd bent tijdens de overgangsperiode. Bij een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering controleer je best of je nieuwe locatie en activiteiten nog onder de bestaande polis vallen. Niet zeker of alles in orde is? Plan een gesprek met je makelaar om risico’s te vermijden.
5/ Denk aan extra zichtbaarheid
Tot voor kort bevond ons kantoor zich net buiten het centrum. Toen kwam er bijna geen kat op kantoor en werkten we vooral digitaal. Een nieuwe locatie betekent nieuwe kansen, ook op vlak van zichtbaarheid. Sinds onze verhuizing hebben we meer klanten uit het centrum. Onze nieuwe ligging en de extra reclame op onze gevel spelen daar ongetwijfeld een rol in. Denk daarom tijdig aan reclame op je nieuwe gevel. Zo maak je potentiële klanten warm en geef je aan dat je hen binnenkort kan helpen.
Wil je je verzekeringen laten checken door Pieter en zijn team? Neem contact op met Assuco voor een kennismakingsgesprek. Meer tips over verzekeringen lees je in Bossy’s Time Issue of in de nieuwe Bossy Paper. Ga naar de shop om je exemplaar te bestellen.
Beeld: Letícia Alvares via Pexels
