“Focussen op je financiële administratie is enorm waardevol. Je creëert niet alleen meer headspace, maar krijgt ook meer vertrouwen in je business én in jezelf.” Jessica Poels, founder van virtual assistant-bedrijf Swift Assist en admin expert, weet als geen ander hoe een paar healthy habits zorgen voor meer rust.
#1 Hou je persoonlijke en professionele uitgaven gescheiden
De grootste fout die ik bij klanten zie? Ze houden hun zakelijke en persoonlijke bankrekening niet gescheiden. Dan gebeurt het al eens dat een zakelijke aankoop via de privékaart wordt betaald, of andersom. Bij een vennootschap komt dat minder vaak voor, al zie ik dat sommige ondernemers zichzelf nog steeds ‘een lening’ geven. Niet ideaal, want zo raak jij en je boekhouder het overzicht kwijt. Bovendien verlies je onnodig veel tijd aan het uitzoeken met welke kaart je een bepaalde transactie deed. Open dus een aparte zakelijke rekening en gebruik die uitsluitend voor je bedrijf. En houd dat ook vol. (lacht)
#2 Wees consequent in je administratie
Deze tip ligt in lijn met de vorige: gebruik altijd dezelfde omschrijving bij terugkerende overschrijvingen zoals je loon. Kies niet de ene maand voor ‘loon’ en de andere maand voor ‘salaris’ of ‘wedde’. Het lijkt een detail, maar door consequent te blijven creëer je overzicht en bespaar je jezelf én je boekhouder extra werk.
#3 Plan je financiële me-time in
Word je niet gelukkig van financiële administratie? Maak het jezelf dan makkelijker door er een vast moment per week voor in te plannen en maak het gezellig. Zet een leuke playlist op, maak een lekkere kop thee of koffie en zorg voor een motiverende omgeving. Zeggen dat je het wel doet “als je tijd hebt” werkt zelden. Zeker niet wanneer je over twee dagen je kwartaalaangifte moet indienen. Ik merk vaak dat klanten met dit soort gewoontes veel meer rust ervaren. Kom je net terug uit vakantie? Wees mild voor jezelf. Breng eerst je prioriteiten in kaart en geef jezelf zo’n twee weken om weer in full focus modus te komen. Weet je niet waar je moet beginnen? Start met het checken van de inkomende betalingen. Zo weet je meteen achter welke klanten je nog aan moet.
#4 Denk kritisch na over je lunch
Wat mag je op de zaak zetten? En hoeveel lunchkes zijn er eigenlijk te veel? Sommige klanten zetten élke maaltijd op hun zaak, anderen vergeten het net te vaak. Maar één eenduidig antwoord bestaat er niet. De regelgeving is complex en afhankelijk van je activiteiten. Nattevingerwerk raad ik af. Je loopt risico’s op een controle of laat interessante voordelen liggen. Mijn advies: zoek dit niet alleen uit. Plan een gesprek in met je boekhouder of een expert. Wedden dat je er wijzer én rustiger uitkomt?
“Vertrouw niet alleen je boekhouder, maar zeker ook op jezelf als het over je cijfers gaat.” – Jessica
#5 Bewaar elke vraag die je stelt
Noteer elke vraag die je stelt aan je boekhouder, virtual assistant of financieel expert. En bewaar die info niet in je mailbox want die raakt snel onoverzichtelijk. Maak beter een apart document in je Drive of iCloud, zodat je alles makkelijk terugvindt. Zo vermijd je dat je drie keer dezelfde vraag stelt en betaalt voor het antwoord.
#6 Maak het jezelf niet onnodig moeilijk
Twintig verschillende Excelsheets en drie tools om je cijfers op te volgen: het klinkt gestructureerd, maar het is vaak net het tegenovergestelde. Hou het simpel. Kies één tool of programma dat voor jou werkt. Zo hou je overzicht en geef je je aandacht aan één manier van werken. Weet je niet waar te beginnen? Laat je begeleiden door mij, of door iemand anders. Je hoeft het niet allemaal zelf uit te zoeken.
#7 Automatiseer wat je kan
Stel niet uit wat je gisteren al had kunnen automatiseren. Bijvoorbeeld: stel automatische betalingsherinneringen in die twee weken na een onbetaalde factuur verzonden worden. Je kan niks uitgeven als er niks binnenkomt. Vertrouw niet alleen je boekhouder, maar zeker ook op jezelf als het over je cijfers gaat. Het is jouw zaak, niet die van je boekhouder. Wacht niet tot het einde van het jaar om te ontdekken hoe je bedrijf er écht voorstaat.
Wil je je processen optimaliseren, werken met de juiste tools of aan de slag met slim tijdmanagement? Jessica helpt je focussen op wat écht belangrijk is: de groei van je bedrijf. Boek een een-op-eensessie met haar om je grootste knelpunt aan te pakken. Of ga je liever zelf aan de slag? Ga dan voor deze DIY administratieve scan.
Beeld: BY NOUCHKA
