Met het nieuwe jaar op de stoep, denken velen van ons na over wat we in 2021 anders willen doen. Planning is voor veel ondernemers een puntje van verbetering en ‘meer doen in minder tijd’ klinkt ons allemaal als muziek in de oren. Zelf heeft Shelley onlangs haar weekplanning onder de loep genomen om uit te vinden hoe ze beter met haar tijd om kan gaan en ze deelt graag met jou hoe jij dat ook kan doen!
Terwijl mijn bedrijf groeiende was, merkte ik dat mijn agenda steeds chaotischer werd. Meer klanten betekende meer coachingsessies, meer leads zorgde voor meer kennismaking telefoontjes en meer zichtbaarheid leidde tot meer calls en meetings voor samenwerkingen. Hoewel ik genoot van de groei van mijn bedrijf, wilde ik niet langer geleefd worden door mijn planning, maar zelf weer de regie krijgen over mijn tijd. Daarom heb ik mijn weekplanning flink op de schop genomen om het optimaal in te delen. Hoe je dat doet, deel ik met je in 4 stappen!
Stap 1: Maak het visueel
Alleen nadenken over je planning verandert er weinig aan. Start met het visueel maken ervan. Ik heb dit in Trello gedaan, maar je kan het ook uittekenen op papier of een andere online tool gebruiken. Zorg ervoor dat al jouw werkdagen van de week erop staan en dat elke dag is onderverdeeld in twee stukken: ochtend en middag. Indien jij ’s avonds werkt, kun je die ook toevoegen.
Stap 2: Bepaal je afspraakvrije dagen
Als eerste deel je je afspraakvrije dagen in. Dit is een dag (of meerdere) waarop je geen enkele afspraken plant, zodat je flink door kan werken aan je to-dolijst en niet tussentijds gestoord wordt.
Experimenteer hiermee wat je fijn vindt; ik heb lange tijd vrijdag als afspraakvrije dag gehad, tot er een klant was die alleen op de vrijdag beschikbaar was voor onze coachingsessies. Toen ontdekte ik dat ik afspraken op vrijdag juist wel handig vond! Daarentegen spookten afspraken op maandag al op zondag door mijn hoofd en was ik mentaal van alles aan het voorbereiden, dus heb ik maandag uitgetest als afspraakvrije dag. Wat bleek: dat vond ik heerlijk! Ik verzet nu bergen werk op maandag en start de week meteen goed. Zet jouw afspraakvrije dag vast in je weekplanning.
Stap 3: Identificeer je piek- en daluren
Vervolgens is het belangrijk om je piek- en daluren te identificeren. Je piekuren zijn de momenten op de dag waarop je productiviteit piekt, waarop jij zonder moeite full focus aan het werk bent. Voor mij is dit absoluut de ochtend, ’s middags gaat mijn productiviteit exponentieel omlaag. 😉 Je daluren zijn de uren waarin je niet enorm veel concentratie hebt en niet op je scherpst bent.
Wanneer je dit weet, ga je je afspraken erop indelen. Voorbeeld: ik wil dat mijn klanten het allerbeste van mij krijgen, dus ik doe geen coachingsessies meer na 15:00 ’s middags omdat ik dan mijn daluren inga. Het liefst plan ik dit soort afspraken dus in de ochtend, het laatste slot is van 14:00 tot 15:00. Dus onder het ‘ochtendstuk’ in de weekplanning zet ik bij dinsdag tot en met vrijdag ‘klantafspraken’. Deel jouw afspraken ook op deze manier in.
Stap 4: Verdeel je types afspraken
Last but not least is onderscheid maken tussen je types afspraken. Zo heb ik de verdeling gemaakt tussen klant afspraken, gratis sessies en overige calls (bijvoorbeeld voor samenwerkingen). Sommige afspraken zijn handiger op bepaalde dagen. Stel dat jij je klanten opdrachten meegeeft om te doen en je weet dat daar over het algemeen veel vragen bij opkomen, dan is het niet handig als ze die op vrijdag krijgen en jou dan niet in het weekend kunnen bereiken met die vragen. Dat soort afspraken zou je dan beter eerder in de week kunnen plannen. Identificeer jouw types afspraken en verdeel ze over de dagen.
Voilà, in deze 4 stappen heb jij een planning die voor jou werkt in plaats van een die een eigen leventje leidt! Ik ben benieuwd hoe jouw nieuwe planning voor 2021 eruitziet. Laat je het mij weten via mijn Instagram account @hashtag.lifegoals?
