Juridische policy’s en procedures klinken misschien niet sexy, en toch is het een meerwaarde voor je bedrijf om ze op te stellen. Waarom en hoe je dat precies doet, leggen Eveline Van den Abeele en Elisah Van Geluwe, juridische dienstverleners, in klare taal uit. 

Meestal zijn de medewerkers van je bedrijf enkel bezig met hun kerntaak, datgene waarvoor ze zijn aangenomen. Ze voelen zich in die rol als een vis in het water: ze beheersen de materie waar ze mee bezig zijn, kennen de risico’s en hoe ze die moeten aanpakken. Toch komt iedereen op de werkvloer weleens in contact met zaken waarin hij of zij niet zo goed thuis is en die een juridische inslag kunnen hebben. Denk aan de IT-verantwoordelijke die een melding ontvangt van een beveiligingslek of een interne discussie over ‘wie nu dit contract mag tekenen’ of ‘wie hierover finaal kan beslissen’. Herkenbaar? 

Op deze specifieke momenten lopen je medewerkers en je bedrijf risico dat ze (onbewust) inbreuken maken tegen specifieke wetgeving zoals de privacywetgeving. Of ze hebben als gevolg dat je plots wordt geconfronteerd met een contract dat rechtsgeldig is, maar toch niet getekend is door de bevoegde personen. In sommige gevallen kan dit zelfs tot strafrechtelijke aansprakelijkheid leiden.

Handig werkinstrument

Juridische policy’s en procedures, ook wel SOP’s of ‘standard operating procedures’ genoemd, helpen je bedrijf om zo’n situaties te vermijden. Je medewerkers krijgen hiermee uniforme, praktische, doordachte en duidelijke richtlijnen over hoe ze moeten handelen in specifieke situaties. En ze komen te weten wat de gevolgen zijn indien ze de richtlijnen niet volgen. Gevolg: jij als bedrijfsleider bent een stukje geruster. 

Al te vaak krijgen policy’s en procedures een (te) negatieve bijklank: ze zijn log, omslachtig, onvindbaar of simpelweg niet gekend binnen het bedrijf. Toch kan een goed geschreven policy een handig werkinstrument zijn in onzekere tijden en ongewone situaties. Wil jij voor je bedrijf enkele policy’s en procedures opstellen? We geven je graag enkele nuttige tips.

Aan de slag

1/ Risicoanalyse

Het heeft uiteraard geen nut om policy’s op te maken voor alle mogelijke situaties. Kijk liever naar waar je bedrijf nood aan heeft op basis van je activiteiten, markt, grootte van je bedrijf en ga zo maar even door. Luister eens bij je werknemers of freelance medewerkers: waar hebben zij het meest nood aan?

2/ Eenvoud siert

Keep it simple and structured. Hou voor al je policy’s dezelfde structuur aan en zorg dat de taken die erin vervat staan, duidelijk zijn. Gebruik geen moeilijke woorden.  

3/ Stap voor stap

Probeer zo praktisch mogelijk te zijn. Voorzie templates of flowcharts waar nodig. Denk na over concrete voorbeelden zodat de informatie voor je medewerkers gemakkelijk te verteren is.  

4/ Maatwerk

Maak een policy die aansluit bij de werking van je bedrijf: een policy van het internet plukken is zelden een goed idee. Vraag eventueel input bij je medewerkers of specialisten. Een goede policy begint bij het goed begrijpen van de verplichtingen waaraan je moet voldoen en hoe je daaraan voldoet.

5/ Missen is menselijk

Ondanks al je werk kan het alsnog gebeuren dat het misloopt. Voorzie dan ook een stappenplan voor wanneer er zich een ongelukkig voorval voordoet, zo vermijd je paniekreacties. Denk verder dan het puur juridische en neem er ook organisatorische maatregelen of communicatierichtlijnen in op.  

6/ (Her)bekijk

Lees je bestaande policy’s en procedures af en toe kritisch na: zijn deze nog in lijn met nieuwe ontwikkelingen en nog voldoende op maat van je bedrijf? Zijn er zaken die beter kunnen? Herschrijf indien nodig. Probeer dit minstens één keer per zes maanden te doen.

7/ Spread the word

Zorg dat je policy’s en procedures gekend en gemakkelijk vindbaar zijn: niets zo frustrerend als prachtige documenten die op le moment suprème onvindbaar zijn. Zet je policy’s en procedures op je intranet en haal deze documenten aan wanneer je nieuwe mensen verwelkomt in je onderneming. 

Proactief handelen is key

Wees proactief en ga aan de slag met je policy’s en procedures. Denk na over wat voor je onderneming van belang is, waaraan die wettelijk moet voldoen en hoe je je medewerker(s) ook op dit vlak de juiste weg kan wijzen. Compliance zal steeds belangrijker worden. De focus van de wetgever zal meer en meer op het proactieve luik komen te liggen, bijvoorbeeld ter bevordering van de integriteit van bepaalde sectoren. Deze regelgeving kan ook naar de traditioneel minder gereguleerde bedrijven doorsijpelen aangezien de grote spelers gelijkaardige regels back to back wensen af te dwingen van hun businesspartners om zo de risico’s te verkleinen.

Maar ook kmo’s worden frequenter rechtstreeks geviseerd. Denk bijvoorbeeld aan de privacywetgeving die vooral praktisch moet worden uitgewerkt zoals een policy in geval van een gegevenslek, maar waarop er wel grote boetes staan bij overtreding. Nog een voorbeeld: de nieuwe Europese klokkenluidersrichtlijn die tegen uiterlijk 17 december 2021 in Belgisch recht moet worden omgezet. Deze wetgeving wil klokkenluiders vrijstellen van represailles tegen inbreuken op vertrouwelijkheidsclausules of openbaarmaking van bedrijfsgeheimen en verplicht bedrijven om geschikte meldingskanalen voor werknemers te voorzien. 

 

Beeld: Igor Son via Unsplash