Waar begin je met het efficiënter maken van je bedrijf? Het is de vraag die tijdswinst- en efficiëntie-expert Shelley het meest krijgt. Ze neemt je graag mee door de basics van het winnen van tijd in je bedrijf!
“Wat ik doe in mijn bedrijf is persoonlijk en veelal maatwerk, dus bij mij kan er niet zoveel gestandaardiseerd worden.” Je hebt geen idee hoe vaak ik deze opmerking hoor. Eerder schreef ik al over hoe je structuur kan aanbrengen, ook als je denkt dat het in je bedrijf niet kan. Maar hoe je je diensten of productaanbod ook invult, de basis van het runnen van een bedrijf blijft hetzelfde.

Vier onderdelen waar iedereen tijd op kan besparen

In het boek Clockwork Effect (aanrader!) las ik over het ACDC model. De schrijver, Mike Michalowicz, stelt dat elk bedrijf vier dezelfde onderdelen bevat: Attract, Convert, Deliver, Collect. Hoe je het ook draait of keert, dit zijn zaken waar we allemaal mee te maken krijgen. Dat klinkt misschien saai, maar het voordeel ervan is dat dat dé onderdelen zijn waarop je tijd kan besparen.

Klanten aantrekken in minder tijd

Een bedrijf draait op klanten, anders komt er geen geld binnen. En zonder geld gaat het bedrijf failliet. Het is dus essentieel dat je klanten aantrekt. Hoe je dat precies invult, varieert natuurlijk enorm van ondernemer tot ondernemer. De één kiest voor een sterke Instagram-strategie, de ander juist voor retail via fysieke winkels. Al je (marketing)activiteiten waarmee je klanten aantrekt, zijn processen (ofwel workflows) waar je tijd op kan besparen. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop je je social media posts schrijft, hoe je mogelijke nieuwe verkooppunten contacteert of gratis trainingen die je geeft om nieuwe leads te verzamelen.

Hoe efficiënter je je marketing activiteiten maakt, hoe meer je ervan kan doen in minder tijd of hoe meer uren je overhoudt voor andere to do’s. En dat zorgt natuurlijk voor meer resultaten!

Bespaar tijd op sales

Wanneer je potentiële klanten hebt aangetrokken, is de volgende stap in het proces aangebroken: hen converteren naar betalende klanten. Hiervoor doe je bijvoorbeeld verkoopgesprekken aan de telefoon of ga je naar een bedrijf voor een kennismakingsgesprek. Wat je manier van verkopen ook is, ook hierin kan je tijd winnen.

Als je bij een kennismakingsgesprek veel moet uitleggen over je exacte werkwijze, kan het handig zijn om je potentiële klant vooraf een document toe te sturen waarin je de stappen alvast overzichtelijk uitlegt. Zo is er in het gesprek meer tijd om dieper in te gaan op vragen van de ander. Daarnaast kan je ook denken aan het verkorten van het gesprek. Een halfuur kan meer dan voldoende zijn om erachter te komen of je met elkaar in zee wil.

Automatiseren zorgt ervoor dat mijn proces nog véél persoonlijker is geworden. 

Sneller én beter je diensten leveren

In mijn ervaring gaan veel ondernemers hier steigeren. “Ik wil juist uitgebreid de tijd nemen voor mijn klanten!” En ik ben het er helemaal mee eens dat dat fijn is. Maar langer de tijd nemen betekent niet altijd dat je meer kwaliteit levert. Wanneer je kritisch gaat kijken naar de manier waarop je je diensten of producten levert, kan je daar ongetwijfeld tijd op besparen. Hoe meer tijd je overhoudt, hoe meer uren je kan stoppen in een betere klantenservice!

Zo heb ik veel geautomatiseerd bij het onboarden – het toesturen van alle informatie en stappen naar een nieuwe klant die van start gaat – en heb ik er tot de eerste afspraak geen werk aan. Voor mijn klant lijkt dat echter heel anders; ze krijgen automatisch de eerste stappen toegestuurd en kunnen zich al oriënteren in wat we samen gaan doen, waardoor ze al vol ideeën zitten voor het eerste gesprek. De tijd die ik bespaar door te automatiseren, steek ik in het maken van een gepersonaliseerd welkomstpakket met een handgeschreven kaartje erbij. Zo zorgt automatiseren ervoor dat mijn proces nog véél persoonlijker is geworden.

Geen gedoe met de administratie

Het bijhouden van je administratie is voor veel ondernemers een noodzakelijk kwaad. Het opmaken en sturen van facturen, de betalingen checken en af en toe een ongemakkelijk mailtje sturen dat de factuur is verlopen. Hoe fijn zou het zijn als je hier nog maar tien minuten per week in hoeft te steken?!

Wanneer je je administratie regelmatig bijwerkt en gebruik maakt van de handige tools die er tegenwoordig zijn, kan je jezelf vele uren en eventuele frustratie besparen. Facturen en betalingsherinneringen kunnen bijvoorbeeld geautomatiseerd worden, ook als je maatwerk verkoopt. Als het doen van je administratie een energiezuiger voor je is, dan is dit absoluut één van de processen die je als eerste moet aanpakken om tijd te besparen!

Met deze tips kan je alvast van start met het efficiënter inrichten van je bedrijf. Wil je meer weten over hoe je vervolgens veel tijd bespaart op elk van deze processen? Ik geef binnenkort een gratis online training Slimmer Werken waarin ik je praktische handvatten geef hoe je tijd kan besparen op je dagelijkse to do’s. Je kan je hier gratis inschrijven!

Beeld: Studio Phylicia 

door Shelley Barendregt