We stellen niet alleen taken uit naast de werkvloer. Ook je professionele to-dolijst kan een motivatieboost gebruiken. Efficiëntie- en tijdwinstexpert Shelley Barendregt deelt vier tips waardoor je meteen stopt met uitstelgedrag in je bedrijf.

1/ Hak een grote to do op in kleine stukken

Een van de grootste redenen dat we taken voor ons uitschuiven is omdat ze veel te groot en onbehapbaar zijn. Of je nu dat ene nieuwe aanbod wil maken en lanceren, een nieuw webinar wil opzetten of een gloednieuwe podcast wil lanceren: wanneer moet je beginnen met die gigantische taak? Logisch dat je hersenen er nog liever voor kiezen om de was op te hangen of de badkamer een grondige schoonmaak te geven. 
 
Wat de taak ook is, knip het op in meerdere delen en verdeel het over meerdere dagen of weken. In plaats van ‘freebie maken’, weet je nu precies wanneer je de inschrijfpagina maakt, wanneer je de inhoud uitwerkt en wanneer je het geheel in een design zet. Niet alleen is het een stuk makkelijker om daadwerkelijk te starten, je zal ook snel vooruitgang zien.
Bij grote projecten helpt het om het proces in meerdere fases op te knippen, waarin je bepaalde specifieke taken doet.

2/ Deel je project op in fases

Heb je een echt groot project om te tackelen? Dan is misschien zelfs het opbreken van de taken uit tip één een te grote stap voor je hersenen en schiet je alsnog in uitstelmodus. Bij dit soort grote projecten of belangrijke deadlines helpt het om het proces in meerdere fases op te knippen, waarin je bepaalde specifieke taken doet. Neem bijvoorbeeld het maken van een nieuw webinar: een taak waarbij zoveel komt kijken dat je hoofd het liefst onder een deken kruipt en wacht tot het voorbij is. 
Hierbij deel je het hele proces op in een fase creatie waarin je de inhoud van je webinar en de slides van de presentatie maakt. Verder is er een techniekfase waarin je zorgt dat de instellingen goed staan en de mails maakt die mensen na inschrijving krijgen. Uiteindelijk is er ook een promotiefase, waarin je zorgt dat je inschrijvingen voor je webinar krijgt. Op die manier is het duidelijker wat je wanneer doet, hoeft niet alles tegelijk en maken overwelm en uitstelgedrag plaats voor focus en productiviteit.
Als je ‘ja’ zegt op iets, betekent dat automatisch ‘nee’ op iets anders. Je kan je tijd namelijk maar één keer uitgeven

3/ Weet wat de opportunity cost is

Naast deze praktische tips, is het belangrijk om je te beseffen wat je laat liggen door iets uit te stellen. Als je ‘ja’ zegt op iets, betekent dat automatisch ‘nee’ op iets anders. Je kan je tijd namelijk maar één keer uitgeven. Dat noemt schrijver Tony Crabbe de ‘opportunity cost’. Het is niet alleen belangrijk om je bij het uitstellen van iets bewust ervan te zijn dat dit een nee op iets anders betekent, maar ook waarop je dan later nee moet zeggen. Regelmatig denk ik: zal ik deze taak morgen doen in plaats van vandaag? Dan kijk ik eerst naar wat ik morgen daarvoor zal moeten laten om dit te kunnen doen. Als de opportunity cost te hoog is, dan stel ik het niet uit.
HET BOEK 'BUSY' VAN TONY CRABBE IS EEN AANRADER ALS JE BETER VAN JE TIJD GEBRUIK WIL MAKEN. HET GAF MIJ ONWIJS VEEL EYEOPENERS. IK STUUR HEM NOG STEEDS NAAR AL MIJN 1-OP-1 KLANTEN!

4/ Tackle je opdracht in Pomodoro’s

Als je meer van mijn Bossy blogs hebt gelezen, weet je dat ik geen fan ben van snelle hacks die eigenlijk helemaal niet zoveel doen voor je efficiëntie of productiviteit. Toch is er één hele fijne methode om productief te werken, die ik dagelijks zelf toepas: de Pomodorotechniek. Hierin neem je 25 minuten om onafgebroken aan een taak te werken en neem je daarna vijf minuten pauze. Die 25 minuten zijn behapbaar op zelfs je minst productieve dag, en je zal versteld staan van wat alleen al een paar Pomodoro’s op een dag doen voor het resultaat dat je levert! 
Als je geen zin hebt om met een wekker naast je laptop te zitten, raad ik je mijn favoriete app ‘Forest’ aan. Met deze app plant je boompjes in je digitale bos met een focusperiode die je zelf instelt. In die tijd kan je je telefoon niet aanraken zonder dat je boompje doodgaat en als kaal hoopje takken voor altijd in je bos blijft staan. Zeg nu zelf, als dat geen stok achter de deur is om te knallen met een opdracht. 
Probeer deze vier tips eens uit en geniet meteen van minder uitstellen! Want hoe minder je uitstelt, hoe meer je nu gedaan krijgt. Wil je nóg meer resultaat uit je uren halen? In mijn gratis masterclass ‘Het geheim om je bedrijf te groeien met rust, focus en overzicht’ leer ik je wat succesvolle ondernemers doen waardoor ze hun tijd optimaal inzetten en hoe jij door de juiste tijdsbesteding de groei van je bedrijf en omzet kan verdubbelen. Schrijf je hier gratis in. 
 
Beeld: Studio Phylicia
door Shelley Barendregt