Ook al schreeuwen we allemaal uit volle borst graag mee op Frozen’s ‘Let it go’, in de praktijk vinden we dat loslaten toch net iets lastiger. Je denkt van elke taak dat je ze zelf moet uitvoeren en dat het uitleggen aan een ander net zoveel tijd kost dan wanneer je het zelf uitvoert. Eigenlijk barsten je agenda en to-dolijst uit hun voegen, maar loslaten zit er niet in. Wat als er nu een manier is om taken makkelijker uit handen te geven en los te laten zonder zorgen? Structuurcoach Shelley helpt je op weg.
We hebben het allemaal weleens druk, druk, druk. Hoe we hiermee omgaan, verschilt echter van persoon tot persoon. In de praktijk zie ik vaak de volgende twee reacties terugkomen. In de eerste neem je uit paniek iemand aan om op korte termijn tijd te winnen. Het is natuurlijk logisch dat die nieuwe collega vervolgens allerlei vragen heeft over je werkwijze. Waardoor alle vragen je alleen maar meer tijd kosten dan dat je werkkracht taken tot een goed einde brengt. Twijfels komen aan de oppervlakte en je vraagt jezelf af of je er goed aan hebt gedaan om deze samenwerking aan te gaan. In de andere situatie blijf je alles zelf doen, omdat je van mening bent dat alle taken per se door jou moeten worden gedaan en je in jouw bedrijf niet zoveel kan uitbesteden. In beide gevallen eindig je met frustratie, stress en tijd tekort
Succesvol delegeren
Het succesvol delegeren van een taak die jij altijd doet, kan alleen wanneer je daar een heel heldere workflow voor maakt. Ik zie zo vaak dat ondernemers in hun drukste periodes besluiten om bijvoorbeeld een virtual assistant of VA aan te nemen om de werkdruk wat te verlichten. Ze starten met het delegeren van een aantal kleinere taken, zoals het beantwoorden van mails. Om eerst te onderzoeken of de samenwerking bevalt voor beide partijen.
Al snel krijg je een bericht van je VA. Of je kan laten weten wat je meestal antwoordt op zo’n mailtje? En wat ze moet doen met iemand die een telefonische afspraak met je wil inplannen? Of waar je graag hebt dat ze deze informatie opslaat zodat jij het later nog terug kan vinden? Al die vragen?! Je kan het haar niet kwalijk nemen, want ze probeert ook alleen maar haar werk goed te doen. Maar dit is niet wat je je had voorgesteld wat betreft de zeeën van tijd die je nieuwe werkkracht voor je moest opleveren.
Onduidelijke workflows vindt niemand leuk en zijn bovendien geen goede indicator of de samenwerking wel succesvol is.
Ook is het voor de andere persoon niet aangenaam om van alles te moeten vragen voordat hij of zij verder kan. Kort samengevat: onduidelijke workflows vindt niemand leuk en zijn bovendien nog eens geen goede indicator of de samenwerking wel succesvol is. Daarom kunnen heldere workflows oftewel stappenplannen van hoe jij bepaalde taken aanpakt, enorm helpen als je taken gaat delegeren. Hoe je die creëert? Heel simpel: schrijf alle stappen die jij neemt om de taak van A tot Z te doorlopen op (of neem een video op) en stuur deze naar je nieuwe teamlid of freelancer. Zijn er veel uitzonderingen op de regel? Maak dan alvast een FAQ (veelgestelde vragen) lijstje voor je nieuwe collega en bundel de meest voorkomende vragen voordat hij of zij bij jou terechtkomt. Ik heb zo ooit de inwerktijd van stagiaires verkort van drie weken naar één dag!
Loslaten dankzij structuur
Succesvol delegeren is stap één. Het ook daadwerkelijk loslaten is een ander verhaal. Je wil niet die micromanager zijn die altijd op de vingers van haar team zit te kijken. Vrijheid en autonomie zorgen er net voor dat iemand kwalitatiever werk aflevert. Maar hoe laat je iets los als het voor jou zo belangrijk is dat het goed en binnen de deadline wordt gedaan?
Zorg voor een goede structuur wanneer je taken delegeert. Wanneer verwacht je dat X gedaan wordt, en wanneer moet Y uiterlijk de deur uit zijn? Door aan het begin helder aan te geven wat voor jou de vereisten zijn, weet de ander ook waar het werk aan moet voldoen. Zo ontstaat er geen spanning in de samenwerking door kleine onduidelijkheden die daarna snowballen tot iets veel groters.
Wil je afscheid nemen wat niet langer van tel is, zodat je meer ruimte hebt voor de dingen die voor jou belangrijk zijn? In Bossy’s Let it go issue tackel je je uitstelgedrag, hebben we het over prijszetting, vertragen en loslaten…
Beeld: Studio Phylicia
