Welke handelingen doe je dagelijks, maar verlopen niet altijd even vlot? Of zijn ingewikkeld waardoor je er veel tijd mee verliest? Tijd om systemen te schrijven! Shelley Barendregt (26), Brand Relations Maganager bij Fitgirlcode, is een pro en haar insights helpen je op weg.
Structuur dankzij systemen
Tijdens haar studies werd Shelley de poulain van Nederlandse girlboss Aranka van der Voorden, founder van o.a. Jogha, Fitgirlcode en Pretty Ambitious. Ondertussen werkt ze al 4 jaar voor Fitgirlcode en richtte ze haar eigen bedrijf Hashtag Lifegoals op. Haar grootste troef die ze on the road ontdekte? Shelley is ontzettend gestructureerd. “Ik hou van structuur”, vertelt ze. “En om dat te bekomen heb je systemen nodig. Zonder verlies je het overzicht over je activiteiten en wordt het allemaal een big mess. Systemen zorgen ervoor dat je alles sneller kan uitvoeren en dus tijd bespaart. Die kun je dan weer investeren in dingen die er echt toe doen.”
“Wanneer je beschikt over duidelijke systemen, moet je nooit twee keer door diezelfde zure appel bijten.” – Shelley Barendregt
One (wo)men show
Ben je een startende ondernemer? Dan begin je volgens Shelley maar beter meteen met het vastleggen van je systemen: “Toen we bij Fitgirlcode onze systemen begonnen uit te schrijven, kwamen we erachter dat sommige handelingen dubbel werden gedaan door verschillende mensen. Helemaal niet nodig én heel inefficiënt. Wanneer je je systemen in het begin kan vastleggen, voorkom je deze problemen achteraf.” Ook als je een one (wo)men show runt, is het interessant om hierin te investeren. “Wanneer je beschikt over duidelijke systemen, moet je nooit twee keer door diezelfde zure appel bijten omdat je bij de eerste keer al hebt genoteerd hoe het juist moet en waar je alle info vindt”, zegt Shelley. “Daarnaast komen zo’n systemen altijd van pas wanneer je (in de toekomst) een stagiaire of werknemer aanneemt. Je verliest geen tijd met hem of haar uit te leggen waar alles staat en hoe alles verloopt. Gewoon de systemenmap tonen en klaar!”
“Bij Fitgirlcode gebruiken we een systeem overview, de ruggengraat van het bedrijf.”- Shelley Barendregt
Dagelijkse handelingen
Wat vraagt nu om een systeem en wat niet? Heel duidelijk: alles kan een systeem gebruiken. “Ik geloofde het zelf eerst ook niet, maar toch blijkt het waar te zijn”, geeft Shelley toe. “Je kunt voor élke handeling een systeem uitschrijven. Die handelingen moet je eerst herkennen in je dagelijkse activiteiten. Dat kan door op te schrijven wat je elke dag doet. Zo is het mogelijk dat je aan einde van de week heel vaak ‘een artikel schrijven’ hebt genoteerd. Maar hoe vlot verloopt dat proces eigenlijk? Sta je vaak lang stil bij je inleiding, of vind je nooit de link naar die site met stockfoto’s? Door uit te schrijven hoe jouw proces verloopt, ontdek je meteen je zwakke plekken. Verlies je veel tijd aan die inleiding? Dat probleem kan je aanpakken door uit te schrijven dat je eerst met die bodytekst start en pas later de inleiding afwerkt. Ook die link naar de website met stockfoto’s kan in je systeem worden opgenomen. Zo bespaar je tijd en is er meer ruimte voor creativiteit.”
Overview
Naast systemen voor activiteiten die je vaak doet, kan het ook handig zijn om een systeem overview te hebben. “Bij Fitgirlcode hebben we op Google Drive en apart mapje voor systemen. Deze zijn allemaal opgedeeld in verschillende categoriën zoals ‘editorial’ en ‘marketing’. Daarnaast hebben we een systeem overview, dit is de ruggengraat van het bedrijf waarin alle systemen staan met titel en link naar het juiste Google Doc. Zo kun je meteen het juiste syteem terugvinden en bespaar je nog meer tijd.”
Op hashtaglifegoals.nl vind je wekelijks nieuwe tips van Shelley.
Volg haar ook op Instagram @hashtag.lifegoals voor meer systeeminspiratie!
