Welke handelingen doe je dagelijks, maar kosten eigenlijk veel van je tijd? Of zijn onnodig ingewikkeld, waardoor je ze telkens weer naar morgen uitstelt tot je echt niet meer anders kan? Tijd om aan je systemen te werken, zodat je alles in minder tijd kan doen! Shelley Barendregt, efficiëntie- en tijdwinstexpert vertelt je hoe.
Structuur dankzij systemen
Shelley begon haar carrière ooit bij Nederlandse serie-ondernemer Aranka van der Voorden, die drie succesvolle bedrijven oprichtte. Hoewel Shelley ervan genoot om die explosieve groei van dichtbij te mee te maken, ontdekte ze ook de allerbelangrijkste troef: je hebt efficiëntie en structuur nodig als je ver wil komen met je onderneming. “Om hard te groeien met je bedrijf én die groei aan te kunnen, heb je goede systemen nodig. Zonder een efficiënte manier van werken, verlies je het overzicht over alles wat je moet doen en stapelt het werk al snel op. Door je systemen (de manier waarop je werkt) regelmatig te optimaliseren, zorg je ervoor dat je alles sneller kan uitvoeren en dus tijd bespaart op een hoop repetitieve taken. Die tijd kun je dan weer investeren in dingen die er echt toe doen: het groeien van je bedrijf en omzet. Dat is ook de manier waarop ik mijn bedrijf de afgelopen jaren met 430% heb gegroeid, tot een omzet in de six figures, terwijl ik in maximaal twintig uur per week al mijn werk af heb. De rest van de tijd heb ik over om aan meer groei te werken.”
Wanneer je beschikt over heldere en efficiënte systemen, moet je nooit twee keer door diezelfde zure appel bijten, maar gaat het elke keer sneller.
One(wo)menshow
Ook als je een one(wo)manshow runt, is het belangrijk om je systemen uit te schrijven. Hoe pak je jouw taken aan, welke stappen doorloop je? “Wanneer je beschikt over heldere en efficiënte systemen, moet je nooit twee keer door diezelfde zure appel bijten, maar gaat het elke keer sneller. omdat je bij de eerste keer al hebt genoteerd hoe het juist moet en waar je alle info vindt”, zegt Shelley. “Daarnaast komen je uitgewerkte systemen altijd van pas wanneer je met een team werkt (of dat in de toekomst mogelijk gaat doen). Je verliest geen tijd met hem of haar uit te leggen waar alles staat en hoe alles verloopt. Gewoon de systemenmap tonen en klaar, diegene kan voor je aan de slag!”
Door de uitgeschreven systemen, kon mijn freelance marketeer supersnel aan de slag en leverde ze binnen de eerste week al tijd en waarde op voor het bedrijf.
Terugkerende taken
Wat vraagt nu om een systeem en wat niet? Heel duidelijk: alles wat je vaker dan twee keer doet, kan een systeem gebruiken. “Ik vond het zelf eerst ook wat overbodig lijken, maar toch blijkt het waar te zijn”, geeft Shelley toe. “Het is belangrijk om je bewust te worden van hoe jij je terugkerende taken doet. Misschien ben je vaak bezig met regeltaakjes en merk je pas als je ze allemaal onder elkaar op een rijtje ziet, hoeveel het er eigenlijk zijn. Dan kun je beter onderzoeken of je daarvan een aantal handelingen kan automatiseren, zodat je er nooit meer jouw (kostbare) tijd aan hoeft te besteden. Door uit te schrijven hoe jouw proces verloopt, ontdek je meteen je zwakke plekken. Zo bespaar je tijd en is er meer ruimte voor creativiteit. Stel je eens voor dat alles wat jij doet om een nieuwe klant te onboarden in je bedrijf, automatisch verloopt. Heerlijk, nietwaar? Dat is absoluut mogelijk!”
Word minder nodig in je bedrijf
Naast dat het belangrijk is om systemen uit te schrijven voor activiteiten die je vaak doet, kan het ook handig zijn om een systeem overview te hebben. “Ik heb op Google Drive een apart mapje voor de systemen aangemaakt. Deze zijn allemaal opgedeeld in verschillende categorieën zoals ‘administratie’ en ‘marketing’. Daarbij is het systeem overview belangrijk, dit is de ruggengraat van het bedrijf waarin alle systemen staan met naam en link naar het juiste Google Doc, waarin de handelingen staan uitgeschreven. Zo kun je meteen het juiste systeem terugvinden en bespaar je nog meer tijd. Heerlijk voor wanneer je taken uitbesteedt, zo kunnen ze altijd alles terugvinden en ben jij steeds minder nodig in je bedrijf. Ik heb keer op keer ervaren dat dat dé manier is om je bedrijf te kunnen opschalen.”
Benieuwd naar tips hoe je die systemen vervolgens efficiënter maakt of zelfs automatiseert? In haar gratis masterclass ‘De formule voor 6 uur tijdwinst per week om je bedrijf verder te groeien’ deelt Shelley hoe je dat doet. Kijk hier wanneer de volgende masterclass is en meld je aan!
Beeld: Style by Fabie
