Als ondernemer ben je de drijvende kracht achter je bedrijf en verantwoordelijk voor groei. Daardoor denken we vaak dat we onmisbaar zijn in onze eigen bedrijven. Maar stiekem is juist het omgekeerde waar: juist doordat alles van jou afhankelijk is, kom je tegen een groeiplafond te zitten. Efficiëntie- en tijdwinstexpert Shelley Barendregt vertelt waarom het cruciaal is om jezelf misbaar te maken als je verder wil groeien en hoe je dit voor elkaar krijgt.
Je kent het vast wel: je wilt eigenlijk focussen op die nieuwe, omzetverhogende plannen voor je bedrijf, maar je wordt continu onderbroken door appjes, mailtjes en ‘even dit’ en ‘even dat’. Zelfs als je taken uitbesteedt, komt er altijd wel iets bij jou terug. Het resultaat? Je bent zoveel bezig met brandjes blussen dat je voor je gevoel meer bij de brandweer werkt dan dat je bezig bent met het laten groeien van je bedrijf. Ondertussen blijven alle waardevolle ideeën op de plank liggen, omdat jij onmisbaar bent in de dagelijkse gang van zaken.
Als je onmisbaar bent in je bedrijf, merk je dat aan kleine, maar belangrijke signalen. Je vindt het bijvoorbeeld lastig om helemaal af te schakelen, want er is altijd wel iets van je nodig. Zelfs als je op vakantie bent, check je tussendoor ‘even snel’ je mail. Je vertelt jezelf dat je het niet erg vindt, maar het zorgt ervoor dat je nooit af kunt schakelen. Gelukkig hoéft het niet zo te zijn, ook niet als ondernemer! Hoe snel je bedrijf ook groeit en hoe druk je ook bent, ik durf je te garanderen dat ook jij misbaar(der) kan zijn in je bedrijf. Deze drie inzichten helpen je verder.
1/ Stop met overal bereikbaar voor te zijn
“Heb je vragen? Mail, bel, WhatsApp of dm mij gerust!” Ik zie het op zoveel websites staan, maar eigenlijk is het een garantie voor chaos in je agenda. Elke onderbreking, elk belletje, elk appje haalt je uit je flow en kost je meer tijd dan je denkt. Wist je dat het gemiddeld 23 minuten duurt om weer terug in je focus te komen, als je gestoord wordt? Zijn er telkens vijf verschillende kanalen die je kunnen onderbreken, dan lever je ongemerkt ontzettend veel in op wat je in een dag gedaan kan krijgen, zowel voor je klanten als voor je eigen business. Je tijd is kostbaar, dus je mag echt zorgen dat je hier kritisch mee omgaat.
Wees daarom selectief in hoe mensen je kunnen bereiken. Je hoeft niet via tien verschillende kanalen beschikbaar te zijn. Kies één of twee primaire communicatiekanalen en communiceer dit duidelijk. Bang dat mensen je ‘klantonvriendelijk’ vinden? Geen zorgen. Juist door helder te communiceren waar jij bereikbaar bent, schep je hele duidelijke verwachtingen in wat de ander van jou kan verwachten. Zo creëert het niet alleen rust voor jou, maar juist óók duidelijkheid voor je klanten. Wedden dat iedereen dit net waardeert?
Begin met één proces, één taak, één verandering per week.
2/ Identificeer waar je niet nodig bent
Ik heb goed nieuws voor je: geen enkele ondernemer is overal voor nodig in zijn of haar bedrijf. Sterker nog, er zijn waarschijnlijk veel taken die je nu doet die eigenlijk helemaal niet bij jou hoeven te liggen. Begin met het in kaart brengen van al je werkzaamheden en vraag jezelf kritisch af: moet ík dit doen? Of kan het ook anders?
Er zijn namelijk veel meer mogelijkheden dan je denkt. Veel processen kan je automatiseren met slimme systemen. Sommige taken kan je delegeren aan teamleden of uitbesteden aan specialisten. Andere keren ontdek je dat bepaalde taken zelfs helemaal niet nodig zijn. Iedereen denkt dat je – om meer tijd te krijgen – alles maar moet delegeren, maar dat is zeker niet de enige optie. Het gaat er niet om dat je alles uit handen geeft, maar dat je bewust kiest waar jouw tijd en energie het beste tot hun recht komen. Vanaf daar kan je voor de rest een oplossing zoeken, of dat nu delegeren, optimaliseren of automatiseren is.
3/ Bouw een groei-proof bedrijf
Dit is misschien wel de belangrijkste stap: zorg dat niet alles meer in jouw hoofd zit. Want zolang jij de enige bent die weet hoe alles werkt, blijf je onmisbaar. Door je processen helder te maken, creëer je een bedrijf dat kan groeien zonder dat alles van jou afhankelijk is. De tools, processen en eventuele teamleden in je bedrijf kunnen dan je business laten doorlopen als geoliede machine en het werk verrichten zoals jij dat zouden hebben gedaan. Daarmee speel jij structureel ontzettend veel tijd vrij om aan al je nieuwe ideeën te werken en je omzet verder te laten groeien.
Het mooie hieraan is dat je deze geoliede machine stap voor stap kan bouwen. Je hoeft dus echt niet een volledige week vrij te (kunnen) blokken om hier ‘eens goed voor te gaan zitten’. Begin met één proces, één taak, één verandering per week. Zie het als het bouwen aan die machine: elk onderdeel dat je toevoegt, maakt het geheel sterker en efficiënter. Binnen drie maanden merk je al een enorm verschil. Aan de rust in je hoofd, aan de ruimte in je agenda en aan de groei van je bedrijf!
Wil je leren hoe je jouw bedrijf zo inricht dat het ook zonder jou kan doordraaien? Binnenkort laat ik het je zien in mijn gratis masterclass ‘Business on Cruise Control’. Meld je hier gratis aan!
Beeld: Style by Fabie
