Op zoek naar meer overzicht en headspace? Dan is het misschien tijd om je te focussen op de producitiviteitstool Notion. Bossy founder Dorien zocht en vond in Louisa Saelens een Notionexpert die voor haar en het volledige Bossy Team een handige workspace bouwde. In dit dubbelinterview vertelt het duo meer over de tool, de uitdagingen tijdens het proces en interessante features.

Dorien, waarom vond je het tijd om met Notion te werken?
In 2021 zijn we bij Bossy met Trello gestart dankzij een van onze content creators, Shelley. Dat werkte heel goed tot ik out was en geen fysieke teammeetings meer kon bijwonen. En ook al weet ik dat mijn team geweldig werk levert, ik was als founder het overzicht kwijt. Bovendien voelde ik dat we Trello ontgroeid waren. Als je als ondernemer vaak het overzicht verliest en te weinig voldoening haalt uit je werkdag omdat je te veel in je bedrijf werkt, is het tijd voor een ander systeem. Ondernemen mag ook leuk en eenvoudig zijn. En als je voelt dat je de ruimte niet hebt om te spelen en experimenteren, dan moet je op zoek naar een andere plek die je wél inspireert om dat te doen. Op sociale media zag ik veel verschijnen over Notion. En niet veel later zijn we op zoek gegaan naar iemand die ons een Bossy workspace kon bouwen, van a tot z. Enter: Louisa!

Hoe is Louisa op je pad gekomen?
Ik leerde Louisa kennen via Gwendolien Jesoirens, een onderneemster die ik graag omschrijf als iemand die de lat hoog legt. Eén blik op de Notion workspace van Gwen was voor mij voldoende om Louisa te contacteren. Tijdens de kennismakingscall die daarop volgde zag ik meteen dat Louisa echt een expert is, dat ze de tool continu gebruikt en de moeite doet om zich te verdiepen in je bedrijf. Ook de ervaring die ze meeneemt uit haar job als production coach, voel je meteen. Ze houdt van structuur en denkt mee, dat is heel fijn.

Louisa, kan je nog iets meer over je liefde voor structuur vertellen? 
Als kind vond ik structuur en efficiëntie super belangrijk. Tijdens mijn hogere studies had ik programma’s zoals Excel snel door. Ik vond het allemaal heel logisch. Toch droomde ik van een tool die meer kon. In het werkveld leerde ik andere programma’s kennen zoals Dropbox, Google, Teamleader en Salesforce. Maar ook dan bleef ik op mijn honger zitten. Ik wilde een tool die focust op flexibiliteit, community en user experience. Iets zoals Notion dus. Ik was van bij de start meteen enthousiast, misschien zelfs wat verslaafd. (lacht) Notion is een app die je ‘s morgens opent om je dag te beginnen, want alles van je leven op en naast de werkvloer staat op één plek. Die centralisatie vind ik één van de grootste voordelen van deze productiviteitstool. Informatie kan je gemakkelijk automatiseren binnen verschillende databases. Verder kan je een workspace inrichten zoals jij het wil. Daar blijft het uiteraard niet bij. De groei die ik de afgelopen vijf jaar binnen Notion gezien heb, is indrukwekkend. De mensen achter de applicatie luisteren écht naar de feedback van hun sterke community. Ze blijven verder ontwikkelen, deels dankzij de komst van AI.

Louisa_Notion_expert
© BRAM LAEBENS

“Ik ga voor complete rust in het hoofd van het team. Het is de bedoeling dat iedereen binnen een beperkte tijd zo efficiënt mogelijk kan werken.”

– Louisa

Hoe pak je zo’n vraag zoals die van Dorien aan? 
Tijdens een eerste fase wil ik veel bijleren over het bedrijf. Ik luister vooral zodat ik het bedrijf en het team heel goed kan begrijpen. Verder kijk ik graag naar andere zaken zoals de sfeer van het bedrijf, hoe de manier van werken is en welke visie ze hebben. Daarna wil ik de pijnpunten van de huidige tools identificeren. Hoeveel tijd verliezen ze door de huidige apps? Welke functionaliteiten ontbreken er? Hoe verloopt de communicatie binnen het team? Wat is de structuur binnen het team? Heel veel vragen dus. (lacht) Eens ik input ontvang van het bedrijf, is het aan mij om de vertaalslag te maken in Notion. Bij Bossy merkte ik snel dat Notion een ideale tool is. Jullie schrijven veel, beheren verschillende projecten en volgen met meerdere mensen de sales op. Fijn aan Notion is dat je binnen verschillende departementen heel transparant kan zijn door info te delen met andere teamleden. Tegelijk kan je ervoor kiezen om bepaalde zaken op een privépagina te plaatsen. Wil je in een latere fase die pagina met een collega delen? Dat kan! De mogelijkheden zijn eindeloos.

Wat vind je het meest uitdagend wanneer je een workspace voor een bedrijf opbouwt?
Tijdens een intakegesprek krijg ik op korte tijd veel input. De grote hoeveelheid informatie vertalen naar een efficiënte structuur is de grootste uitdaging. Less is more. Ik ga voor complete rust in het hoofd van het team. Het is de bedoeling dat iedereen binnen een beperkte tijd zo efficiënt mogelijk kan werken. Gelukkig heb ik door mijn ervaring als project- en operationeel manager snel inzicht in hoe een bedrijf in elkaar zit, wat interessante werkprocessen zijn, hoe een project in elkaar zit…

BossyTV-DorienCamps
© LAURA VLEUGELS

“Nu Bossy niet mijn volledige focus is, geeft zo’n tool de headspace die ik even kwijt was.”

– Dorien

Dorien, ondertussen zitten we met Team Bossy in de testfase met de Notion Workspace. Hoe is je gevoel bij Notion op dit moment? 
Een nieuwe workspace geeft het team een soort van frisse wind. Ik merk bij iedereen veel enthousiasme. We zijn allemaal hongerig om verder in Notion te duiken. Dat vind ik al een enorme meerwaarde. Het is zalig om te zien dat bijvoorbeeld aanvragen voor nieuwe Bossy Partnerships automatisch op onze homepage verschijnen. Zoals Louisa al aangeeft, is Notion ook interessant voor je leven naast de werkvloer. Ik kijk ernaar uit om mijn persoonlijke pagina meer vorm te geven. Denk maar aan mijn leeslijst, mijn ziekenhuisafspraken en administratie daarrond. Eigenlijk alles wat nu in mijn hoofd zweeft. (lacht) Heerlijk dat je ook zulke zaken in een Notion Workspace kwijt kan. Zal ik in een volgende Bossy Story een update geven over onze Notion-avonturen?

Ik kijk al naar uit je volgende Bossy Story! Is er naast je persoonlijke pagina, nog een tool of pagina binnen Notion waarnaar je benieuwd bent?
Nu Bossy niet mijn volledige focus is, geeft zo’n tool de headspace die ik even kwijt was. Ik kijk ernaar uit om me in de Bossy Budget pagina te verdiepen. Het is fijn dat ik snel kan spieken om te zien hoe we er financieel voor staan. Verder wil ik ontdekken wat Notion ons op contentvlak te bieden heeft. Ik denk dan aan artikels schrijven en de contentkalender vormgeven, al zal dat voor mij nog even duren.

Louisa, ik denk dat je weet wat er ons nog staat te wachten op vlak van veranderingen binnen Notion. Van welke nieuwe feature word jij momenteel heel enthousiast?
Ik wachtte al lang op een eenvoudigere manier om grafieken te maken. Vroeger moest ik daarvoor moeilijke formules ingeven. Ik vond dat een tijdrovend proces. Nu kan je door de nieuwe functie binnen een bepaalde database heel gemakkelijk een grafiek zien. Maar momenteel ervaar ik nog een aantal beperkingen. Het fijne aan Notion is dat ze snel nieuwe features lanceren zodat hun community snel feedback kan geven. Hierdoor weet ik dat die beperkingen maar van korte duur zullen zijn. Verder vind ik de Notion Calender app fantastisch. In die agenda kan ik alles kwijt en weet ik dankzij timetracking hoeveel tijd ik besteed aan een bepaalde taak.

Wil je efficiënter werken en de hulp inschakelen van Louisa? Contacteer haar hier voor meer details.
Omslagbeeld: Karolina Kaboompics via Pexels

door Jennifer Maes