Als ondernemer wil je genoeg tijd hebben om áán je bedrijf te werken, om die nieuwe ideeën uit te werken die je omzet laten groeien en waar je energie van krijgt. Maar in de praktijk gaat het vaak anders. Tussen het klantwerk, de vragen en regeltaakjes ben je vooral in je bedrijf aan het werk en schuiven je plannen voor groei telkens door. Efficiëntie- en tijdwinstexpert Shelley Barendregt laat je zien hoe je meer vrijheid voor creativiteit en groei in je agenda creëert en behoudt.
Hoewel mijn bedrijf multiple six figures aan omzet draait en elk jaar verder groeit, besteed ik maximaal 20 uur per week aan wat er echt in mijn bedrijf moet gebeuren. Denk hierbij aan klanten helpen, mijn marketingkanalen onderhouden en de administratie op orde houden. De andere 20 uur van mijn werkweek gebruik ik voor het uitwerken van nieuwe plannen en werken aan groei. Ik krijg vaak de vraag hoe ik die – voor mij ideale – balans in mijn agenda tussen in en aan mijn bedrijf werken heb ik gecreëerd en behoudt. Mijn antwoord? Deze vijf gouden regels, waar absoluut ik bij zweer!
1/ Minimaliseer tijd voor terugkerende taken
Wat mij betreft ga je elke dag, zodra je je laptop opent, direct aan de slag met de dingen die impact maken in je bedrijf. Geen eindeloze stapel mails om weer hetzelfde antwoord op te geven of regeltaakjes die je voor de vijfde keer die week doet. Kijk daarom kritisch naar elke terugkerende taak en vraag jezelf af: hoe kan dit efficiënter? Zo kan je bijvoorbeeld terugkerende vragen van (potentiële) klanten ondervangen door meer informatie op je website of in het onboarding proces, of e-mailtemplates maken die je met één klik op de knop verstuurt. Bye repetitief werk!
2/ Automatiseer zoveel mogelijk
Als je eenmaal je processen zo hebt ingericht dat ze je zo weinig mogelijk tijd kosten, is de volgende stap om te automatiseren wat kan. In mijn bedrijf voert automatiseringstool Zapier bijvoorbeeld 300 handelingen per week voor me uit. Van het automatisch verwerken van nieuwe aanmeldingen tot het versturen van welkomstmails en het bijwerken van klantenlijsten – alles gebeurt zonder dat ik er naar om hoef te kijken. Dit bespaart me niet alleen een berg tijd per week, het ondervangt ook fouten die we als mensen onvermijdelijk af en toe maken en zorgt voor een consistente ervaring voor al je klanten. Zonder dat jij nodig bent.
Je haalt tijdwinst uit het efficiënt inrichten van je klantprocessen.
3/ Zet je tijd en energie optimaal in
Helemaal ontkomen aan terugkerende taken doe je niet als ondernemer. Je zal er immers altijd voor moeten zorgen dat nieuwe potentiële klanten jou weten te vinden, dat zij van lead naar klant gaan, dat je je klanten helpt met wat jij verkoopt en dat je geld ontvangt voor wat je doet. Daarom biedt batchen een gouden oplossing om dit zo efficiënt mogelijk te doen. Met batchen bundel je vergelijkbare taken op één moment en hoef je niet constant te schakelen tussen verschillende soorten taken. Hierdoor creëer je wel dubbel zoveel output, en bespaar je een hoop tijd en energie. Zo doe ik al mijn content creatie in één keer voor de hele maand, heeft mijn administratie zijn vaste moment waardoor het maar 5 minuten kost, en plan ik klantsessies bewust in op tijden waarop ik het meeste energie heb.
4/ Richt je samenwerking met klanten slim in
Niet alleen op je eigen tijd kan je wat uren besparen, je kan ook een hoop tijdwinst halen uit het efficiënt inrichten van je klantprocessen. Mijn klanten weten bijvoorbeeld precies wanneer ze antwoord van mij kunnen verwachten, maar ook wat ze moeten doen als er een urgente vraag is die niet kan wachten tot dan. Ik ben er om ze te helpen met alles wat ze van mij nodig hebben, maar ze hebben daarnaast óók toegang tot een videobibliotheek met enorm handige video’s die ze helpen om verder te komen en laten zien hoe ze iets aanpakken. Dit zorgt er niet alleen voor dat ik niet altijd bereikbaar hoef te zijn, maar ook dat mijn klanten niet afhankelijk zijn van mij en genoeg hebben om al door te kunnen. Zo vordert de samenwerking sneller en behalen ze meer resultaat.
5/ Werk met een glasheldere dagelijkse planning
Om ervoor te zorgen dat je elke dag een stap maakt naar je grotere doelen én je niet te laten afleiden door alles wat er tussendoor komt, is het belangrijk om een glashelder plan te hebben. Elke dag start ik met één tot maximaal drie VITs, kort voor Very Important Tasks, die de absolute prioriteit hebben en impact maken in mijn bedrijf en op mijn klanten. Door deze focus weet ik zeker dat ik, zelfs op drukke dagen, ook werk aan wat echt belangrijk is. Komt er iets onverwachts tussendoor? Dan heb ik de flexibiliteit om daarop in te spelen, omdat mijn planning niet vol staat en er altijd ruimte is voor speling.
Deze vijf gouden regels hanteer ik al jaren in mijn bedrijf en maken de ideale balans mogelijk tussen in en aan je bedrijf werken. En het beste is: ze versterken elkaar ook nog eens. Wanneer je meer automatiseert, heb je minder tijd nodig voor terugkerende taken. En door je klant samenwerking slim in te richten, creëer je automatisch meer vrijheid in je dagelijkse planning. Zie je het positieve sneeuwbaleffect?
Wil je jezelf zoveel mogelijk vrijspelen in je bedrijf en structureel meer ruimte creëren voor al je groeiplannen? In mijn gratis masterclass ‘Business op Cruise Control’ laat ik je zien hoe je van je bedrijf een geoliede machine maakt waarin jij misbaar(der) bent. Schrijf je hier in voor de eerstvolgende masterclass!
Beeld: WYLD WAVE Studio
