Heb je het gevoel dat je te vaak operationele taken doet terwijl je team eigenlijk die verantwoordelijkheden op zich kan nemen? Leiderschapscoach Birgit Matthé van Mpower geeft je concrete tips zodat jij minder brandjes moet blussen en je kan focussen op je leidinggevende en visionaire rol. 

1/ Spreek duidelijk je verwachtingen uit

Hoe concreter je verwachtingen, hoe gemakkelijker het is voor je team om hun verantwoordelijkheid op te nemen. Een opdracht zoals ‘je moet die klant over twee weken een voorstel bezorgen’ is te vaag. Zeg welk resultaat je verwacht tegen welke datum. Als je collega niet weet wat er van hem of haar verwacht wordt, dan zit die een beetje ter plaatse te trappelen. Je collega moet eerst uitzoeken wat het takenpakket precies inhoudt. Dat is anders wanneer er een duidelijk kader is. Bovendien is veel ook afhankelijk door de ervaring van de persoon aan wie je de opdracht geeft. Geef je deze opdracht aan iemand die al tien jaar ervaring heeft, dan is dat geen probleem. Geef je dezelfde opdracht aan iemand die nog relatief nieuw is, dan kan dat wel voor issues zorgen. 

2/ Creëer een veilige omgeving 

Ik tipte het al in mijn interview voor Bossy’s Self Issue: zorg voor een omgeving waar mensen durven fouten maken. Reken niemand meteen af op een fout. Dat is iets wat helaas vaak gebeurt. Zoek je onmiddelijk naar een schuldige wanneer iets foutloopt? Dan heeft niemand nog zin om initiatief te nemen. Je collega’s mogen niet het gevoel hebben dat ze met de vinger worden gewezen. Als je wil dat je team een taak goed uitvoert, moeten ze het gevoel hebben dat ze fouten mogen maken. Wedden dat je team sneller met eigen voorstellen komt wanneer dat het geval is? Deze tip werkt trouwens in twee richtingen. Geef jezelf ook de ruimte om fouten te maken. Door je kwetsbaar op te stellen en aan te geven dat je niet altijd alles weet, krijg je meer vertrouwen van je team. Je weet wat er speelt binnen het bedrijf en kan je daardoor focussen op je taak als leider in plaats van crisismanager.  

3/ Stel vragen

Geloof als leidinggevende in de capaciteiten van je collega’s. Ondersteun je team in hun leerproces omdat je ze wil helpen, niet omdat je ze wil controleren. Zet je leiderschapskills in als een dienst waarop ze kunnen terugvallen indien nodig. Check regelmatig in. Mensen zijn snel geneigd om enkel het goede nieuws met elkaar te delen. Net daarom is het belangrijk om vragen te stellen zoals: “Stel als het toch fout zou lopen, waaraan zou het dan liggen?”. Op die manier komen eventuele risico’s of roadblocks bij een bepaald project of takenpakket naar boven. Zie dat gesprek als hét moment om samen proactief na te denken over oplossingen nog voor er echt issues zijn. Je collega krijgt het vertrouwen om een probleem op te lossen en jij hoeft een brandje minder te blussen. 
Birgit_Mpower
© JOSHUA D'HONDT
“Zeg niet hoe iemand zijn of haar job moet uitvoeren zolang het eindresultaat is zoals je het had verwacht.”
– Birgit 

4/ Laat los 

Het is niet omdat een opdracht een verantwoordelijkheid wordt van iemand anders, dat het ineens volledig van je bordje verdwenen is. Jij blijft de eindverantwoordelijke. Geef feedback zodat je team die als toegevoegde waarde ziet en niet het gevoel heeft dat er op hun vingers gekeken wordt. Door regelmatig in te checken met je team en je steun aan te bieden, schakelen jullie sneller als er toch iets verkeerd loopt. Zo kunnen je collega’s verder én kan jij je focussen op je takenpakket als CEO of manager. 

5/ Kies bewust

The Choice Map van psycholoog, spreker en auteur Dr. Marilee Adams past perfect binnen het onderwerp ownership. Het gaat erover dat je in elke situatie kan kiezen hoe jij reageert. Als je bijvoorbeeld in de file staat, kan je kiezen om te denken: shit, ik sta in de file. Ik zal weer te laat zijn. Je beslist dat dit moment de rest van je dag verpest. Een andere optie is om te denken: oei, een file. Ik zal mijn collega’s verwittigen om te zeggen dat ik te laat zal zijn. Ik zal me niet opjagen want ik heb toch geen controle over het verkeer. Misschien kan ik de volgende keer een halfuurtje vroeger vertrekken? In elke situatie kan je kiezen om erin te blijven hangen of om te denken: oké, dit is nu niet goed afgelopen. Wat leren we eruit? Wat nemen we mee uit deze ervaring om het de volgende keer beter te doen? Door op deze manier met eender welke situatie om te gaan, neem je de controle weer in eigen handen. Je bent geen slachtoffer, maar beslist actief hoe jij reageert in een bepaalde context. Ook dat is ownership en een voorbeeld dat je aan je team wil geven.

6/ Geef ruimte

Dring je manier van werken niet op. Geef je team de ruimte om een taak op hun eigen manier te doen. Zeg niet hoe iemand zijn of haar job moet uitvoeren zolang het eindresultaat is zoals je het had verwacht en en had duidelijk gemaakt. Geef je collega’s de vrijheid om taken uit te voeren zoals ze dat zelf graag willen. Afhankelijk van de maturiteit van een teamlid, kan je iets meer of minder input geven indien nodig. Hoe meer vrijheid ze krijgen, hoe meer ownership ze gaan nemen. Ps: communiceer zeker je duidelijke verwachtingen tegenover je collega’s om van deze tip nog meer een succes te maken. 

7/ Verdiep je in het onderwerp

‘Leadership and Self-Deception’ van Arbinger Institute vind ik één van de allerbeste boeken over ownership. Het is een prachtig boek dat leest als een verhaal, niet als een managementboek. Toch haal je er heel wat tips uit die je meteen kan toepassen op de werkvloer. Meer wil ik niet verklappen, zo goed vind ik het boek. (lacht)
Wil jij meer ondersteuning en tips van Birgit over dit onderwerp? Vind hier meer informatie over haar leiderschapsprogramma ‘Cultivate ownership’.
Beeld: Joshua D’hondt
door Jennifer Maes