Zijn je reisplannen deze zomer ook heel last minute? Om er 100% van te kunnen genieten, zonder dat je projecten in het gedrang komen, geeft founder Dorien je drie concrete tips. Zo kan je die belangrijke to do’s afvinken voor vertrek en zonder zorgen van je reis en de rust genieten.
Afgelopen weekend werden onze vakantieplannen plots concreet. Het idee om er binnenkort even tussenuit te zijn, maakt me gelukkig en zenuwachtig tegelijk. Ik had namelijk niet verwacht dat we deze zomer op verlof zouden gaan. Enerzijds door de lockdown, anderzijds door de projecten die zowel bij N. als mij op de planning staan. Om 100% van de vakantie te kunnen genieten – lees: zonder laptop of zorgen – heb ik een plan opgesteld voor de komende drie weken. Resultaat: ik ben rustig, ook al is mijn to-dolijst nog steeds even lang. Mijn concreet actieplan zorgt ervoor dat ik nu veel beter weet wat er nog allemaal gedaan moet worden en laat zien dat het perfect mogelijk is. Hoe ik tewerk ging? Ik leg het je uit.
1/ Schrijf àlles op
Wanneer ik het druk heb, flitsen er constant to do’s door mijn hoofd. Het ene moment denk ik aan een artikel voor wearebossy.be, het andere moment aan een potentiële partner voor het nieuwe magazine. Door geen gehoor te geven aan de friendly reminders die mijn hersenen blijven sturen, raakt mijn hoofd vol. Overvol. Gisteren besloot ik dat het genoeg was. Ik nam een groot wit blad en schreef alles op. Sommige ideeën waren banaal, andere belangrijk. Ik had voor de zekerheid een A3 genomen, maar was achteraf gezien ook toegekomen met een A4. Vroeger zou ik gestopt zijn na het neerschrijven van mijn gedachten, maar toen kende ik Eisenhower natuurlijk nog niet…
2/ Bepaal wat (niet) dringend en (niet) belangrijk is
“Dringende zaken zijn zelden belangrijk, en belangrijke zaken zijn zelden dringend”, zei Eisenhower ooit. De matrix die hij ontwikkelde aan de hand van vier kwadranten (belangrijk, dringend, niet belangrijk, niet dringend) zorgt ervoor dat je snel kan onderscheiden wat je aandacht verdient en wat niet. Of in mijn geval: wat ik nog voor mijn verlof moet afwerken en wat ik daarna kan afwerken, uitbesteden of elimineren.
To do’s die belangrijk en dringend zijn, moeten nog voor mijn verlof afgevinkt worden. Taken die hieronder vallen zijn o.a. het contacteren van potentiële partners, het afhandelen van contracten en het uitwerken van enkele teksten voor Bossy’s Network Issue. Dit zijn taken die ik (voorlopig) niet uit handen geef en dus allemaal zelf (wil) afronden.
Zaken die belangrijk zijn maar niet dringend, plan ik in na mijn verlof. Hieronder vallen to do’s die al langer in mijn hoofd rondzweven, want ja, ze zijn belangrijk, maar nooit gedaan worden omdat er geen deadline aan vast hangt.
To do’s die niet belangrijk noch dringend zijn, durven net zo veel energie vragen als belangrijke en urgente taken, maar eigenlijk zijn ze dat helemaal niet waard.
Eisenhower stelt voor om zaken die niet belangrijk maar wel dringend zijn uit te besteden. Dat laatste vind ik ontzettend moeilijk, maar het moet. Tijdens de lockdown maakte ik opnieuw alle postpakketjes zelf. De eerste weken vond ik dat geweldig, maar wie mij kent weet dat dit niet mijn lievelingsjob is! Goed nieuws: door dit opnieuw zelf te doen, heb ik ontdekt hoe we het systeem kunnen verbeteren en de verzendkosten kunnen verlagen. Dankzij Eisenhower besteed ik deze taak binnenkort weer uit.
Tot slot zijn er to do’s die niet belangrijk noch dringend zijn. Ze durven net zo veel energie vragen als belangrijke en urgente taken, maar eigenlijk zijn ze dat helemaal niet waard. Eisenhower raadt aan om deze taken te elimineren. Ik begrijp z’n advies, maar vind het moeilijk. Ik geef het een kans en doorstreep een to do die niet belangrijk noch dringend is. En eerlijk: dat voelt geweldig. Al snel sneuvelen er nog enkele taken die bij nader inzien mijn tijd niet waard zijn.
3/ Concretiseren en inplannen
De volgende stap: mijn to do’s concretiseren. Vroeger stond mijn agenda vol met weinig zeggende taken zoals ‘nieuwsbrief’ of ‘content creators’. Eens ik uitgevogeld had wat ik precies ging doen, was ik soms een kwartier verder. Nu maak ik mijn to do’s zo concreet mogelijk: ‘uitschrijven nieuwsbrief Bossy’s Summer Box’ zegt veel meer dan ‘nieuwsbrief’. Het zorgt ervoor dat ik bij aanvang meteen weet wat ik moet doen. In deze fase vielen er zelfs nog enkele to do’s af, omdat ze toch niet belangrijk of dringend bleken te zijn.
Nadat ik alle belangrijke en dringende taken had geconcretiseerd, was het tijd om ze in te plannen. Ik besluit maximum drie to do’s per dag in te plannen. Dat lijkt op het eerste zicht misschien weinig, maar hierdoor kan ik mijn dag altijd met een voldaan gevoel afsluiten. Is er tijd voor een extra taak? Dan is dat mooi meegenomen. Shelley vertelt meer over dit principe in Bossy Magazine SS20. “Door je to-dolijst te beperken tot maximaal drie taken, dwing je jezelf om eerst de belangrijke zaken aan te pakken”, vertelt ze. “Als dat niet het geval is, zijn we namelijk al gauw geneigd om kleine, losse taakjes te doen om die lijst maar korter te maken en snel dingen af te vinken. Dat zijn vaak echter niet de taken die impact hebben op jouw bedrijf of die je een voldaan gevoel geven. Daarom is het slimmer om je te richten op een klein aantal taken die wel het verschil maken.”
Nog 36 to do’s afvinken en ik kan met een gerust hoofd op reis vetrekken. Benieuwd of dit lukt? Ik hou jullie op de hoogte via Bossy’s Instagram.
Beeld: Content Pixie via Unsplash
