Veel ondernemers zijn wat bang om voor het eerst iemand aan te nemen. Als je het zelf doet, weet je in ieder geval dat het goed gedaan wordt. Maar wat extra tijd en minder taken op je to-dolijst zou ook wel fijn zijn… Wanneer je toch de sprong waagt en iemand aanneemt, wil je natuurlijk dat het je ook daadwerkelijk tijd en waarde oplevert. Tijdwinstexpert Shelley Barendregt deelt drie gouden tips waarmee jij ervoor zorgt dat je het maximale resultaat uit een samenwerking haalt.
Ik zie het vaak gebeuren dat er een virtual assistant wordt aangenomen om te helpen met het tekort aan tijd. Veel ondernemers verwachten dat zodra je VA (kort voor virtual assistant) start, jij direct meer uren overhoudt omdat er taken van je lijstje verdwijnen. Helaas valt het in de praktijk vaak tegen, en dat heeft niets met de kwaliteit van je VA of een ander teamlid te maken. Er zijn namelijk een aantal essentiële stappen die meestal worden overgeslagen in dit proces die ervoor zorgen dat de samenwerking niet zo soepel verloopt als je zou hopen. 

1/ Zorg voor heldere workflows

Stel dat je vanaf nu je inbox wil laten beheren door iemand anders, zodat je je kan focussen op andere taken. Je geeft je inloggegevens aan die persoon met enkele algemene instructies waarop ze moeten letten. Vervolgens krijg je steeds berichtjes van je nieuw teamlid omdat ze niet weet wat ze moet doen met het mailtje of wat ze moet antwoorden. In het begin geef je nog uitgebreid antwoord, maar nadat je dagenlang vragen beantwoorden hebt over allerlei mails, begin je gefrustreerd te raken. Dit moest je toch juist tijd opleveren? Op deze manier kan je het net zo goed zelf doen…

Wanneer je een taak aan iemand uitbesteedt, is het uitschrijven van je workflow een extreem belangrijke eerste stap. Welke mails beantwoord jij eerst en welke kunnen even wachten? Welke tone of voice wil je hanteren richting klanten? Binnen hoeveel uur moet er uiterlijk worden gereageerd? Hoe ga je om met een minder tevreden klant?

Het uitschrijven van hoe jij het altijd doet, is een enorme hulp voor de persoon aan wie je de taak uitbesteedt. Zo krijgt die persoon alvast een kijkje in je hoofd en hoeft ze je een stuk minder vragen te stellen. Dat is voor beide partijen fijn! Ziet de ander nog verbeteringen mogelijk in dit proces? Dan is dat alleen maar welkom, zo krijg je het ultieme resultaat.

2/ Maak duidelijke afspraken rondom jullie communicatie

De meeste ondernemers zeggen: ”Je mag me altijd bellen als je vragen hebt”. Ik hecht zelf ook veel waarde aan hulp bieden en toegankelijk zijn voor vragen, maar ik ben niet altijd bereikbaar. Dat hoeft ook helemaal niet! Als je duidelijke afspraken maakt rondom jullie communicatie, dan loopt de samenwerking als een geoliede machine. Daarbij moet je aan een aantal zaken denken.

Wanneer

Wanneer ben jij het best bereikbaar? Is dat ‘s morgens of juist rond de middag? Of gaat het om specifieke uren? Ik heb mijn team toegang gegeven tot mijn agenda zodat ze kunnen zien wanneer ik afspraken heb. Daarnaast weten ze sowieso dat ik het best bereikbaar ben in de middagen, omdat ik al mijn afspraken met klanten ‘s ochtends plan. Daarnaast heb ik ook aangegeven dat ik het prima vind als zij in het weekend hun werk willen doen, maar dat ik dan zelf niet aan het werk ben en dus liever ook geen vragen beantwoord. Alles wat urgent is, kan ik vrijdag nog beantwoorden en anders ben ik er maandag weer.

Waarover

Waarover wil jij dat je teamlid jou contacteert en waarvan zou je willen dat ze het zelf oplost? Spreek met elkaar af wat onder urgent valt en wat niet. Het zal je verbazen hoe de ideeën hierover kunnen verschillen! Het zal beginnen wringen als je teamlid altijd liever even iets bij je checkt voordat ze iets definitief doorvoert, terwijl jij graag zou willen dat je team zelfstandig werkt en zelf beslissingen maakt.

Via welk kanaal
Via welk kanaal hebben jullie contact? Dat hoeft niet per se mail of WhatsApp te zijn, er zijn nog heel wat mogelijkheden. Zo heb ik contact met mijn team via ons gezamenlijke Trello-bord en kunnen ze me voor urgente dingen via WhatsApp bereiken. We mailen dus vrijwel nooit met elkaar, wat zorgt voor minder mails om te verwerken. Kies één kanaal en hou daar samen aan vast. Zo voorkom je dat er op allerlei losse plekken informatie staat waar jullie later naar moeten zoeken.

3/ Evalueer en durf moeilijke keuzes te maken

Elke nieuwe samenwerking heeft even tijd nodig om op elkaar ingespeeld te raken. Als je de eerste twee stappen doorvoert, zal je merken dat het al een stuk soepeler loopt. Daarnaast is het handig om regelmatig een evaluatiemoment te houden samen, bijvoorbeeld eens per kwartaal of half jaar. Hoe vinden jullie de samenwerking verlopen? Krijgen jullie alles van elkaar wat je nodig hebt of mist er nog iets? Hoe zou het nog beter kunnen gaan?

Natuurlijk kan het ook gebeuren dat er geen gouden match is. Ik zie heel veel ondernemers die blijven hangen in een samenwerking die niet voor ze werkt, omdat ze het vervelend vinden om er een punt achter te zetten. Omdat ze die persoon bijvoorbeeld privé ook kennen of omdat ze wel een aantal dingen goed doen, maar lang niet alles… Moeilijke keuzes maken hoort (helaas) bij het ondernemerschap. Als iets voor jou niet werkt, is de kans groot dat dat voor de ander ook zo is. Wees daarom eerlijk als je merkt dat het geen match made in heaven is en beëindig de samenwerking. Zo kunnen jullie allebei je tijd en energie beter besteden.

Met deze tips zorg je ervoor dat je samenwerkingen fijn verlopen en jou zoveel mogelijk tijd, rust en/of groei opleveren. Wil je je bedrijf zo organiseren dat jijzelf én je team wekelijks tijd besparen? In mijn gratis masterclass leer ik je hoe jouw business op automatische piloot kan draaien en jij wel acht à twintig uur per week aan extra tijd overhoudt. Bekijk hier wanneer de volgende is en schrijf je gratis in.

Beeld: Style by Fabie

door Shelley Barendregt