Op deze vier onderdelen kan elke ondernemer tijd besparen

Het maakt niet uit of het 1 januari is of dat je dit leest onder de Spaanse zon aan het zwembad: als ik aan je vraag wat je doel is in je bedrijf, staat “meer klanten” hoog op je lijstje. Je bent tenslotte ondernemer! Meer klanten aantrekken, omzet creëren en daarmee je bedrijf groeien is wat je energie en plezier geeft. Gelukkig is het ook het eerste gebied waar je veel tijd kan winnen.

Of je bedrijf nu draait op een ijzersterke marketingstrategie, je netwerk voor 80% van je nieuwe klanten zorgt of je vertrouwt op offline advertenties: al je (marketing)activiteiten waarmee je klanten aantrekt, zijn processen – ofwel workflows – waar je tijd op kan besparen. En dat betekent dat je ze efficiënter aan kan pakken.

Zo onderhoud ik onder andere vijf social media kanalen in slechts vier uur per week. Iedere keer dat ik een kanaal efficiënt en consistent inricht, creëer ik ruimte om een nieuw plan ernaast in werking te zetten. En dat is het mooie: hoe efficiënter je je marketingactiviteiten maakt, hoe meer je ervan kan doen in minder tijd of hoe meer uren je overhoudt voor nieuwe ideeën.

Des te slimmer je je salesproces aanpakt, des te meer klanten, omzet en groei je creëert in je bedrijf. Het goede nieuws? Of jij nu online verkoopgesprekken plant, naar je potentiële klant gaat om kennis te maken of je social media volgers met passieve salesfunnels converteert tot klanten: ook hierin kan je tijd winnen.

Laten we maatwerk kennismakingsgesprekken als voorbeeld nemen. Als je bij een gesprek veel moet uitleggen over je exacte werkwijze, kan het handig zijn om je potentiële klant vooraf een document toe te sturen waarin je de stappen alvast overzichtelijk uitlegt. Zo is er in het gesprek meer tijd om dieper in te gaan op vragen van de ander. Daarnaast kan je ook denken aan het verkorten van het gesprek. Vraag vooraf in een online formulier alvast wat informatie uit, zodat je daar direct op in kan gaan tijdens het gesprek. Zo kan een halfuur meer dan voldoende zijn om erachter te komen of je met elkaar in zee wil. Ik heb meer dan eens een traject van meer dan €4.000 verkocht in een gesprek van 20 minuten. Het is echt mogelijk, als je je sales proces slim en efficiënt inricht! Op deze manier zijn de efficiëntie-mogelijkheden eindeloos.

Hoe zou het zijn als je je klanten goed (of nog beter!) helpt, terwijl je zelf meer tijd overhoudt om aan je eigen aanbod en nieuwe plannen te werken? Van alle vier de onderdelen is dit het punt waar de meeste ondernemers veel kansen laten liggen. Je wil immers uitgebreid de tijd nemen voor je klanten, dus denk je al snel dat het niet efficiënter kan. Wat als ik je zou vertellen dat het goed én snel kan?

Neem bijvoorbeeld het onboardingsproces, het toesturen van alle informatie en stappen na aankoop. Het verkrijgen van gegevens, een officieel akkoord op offertes geven, data prikken of een gezamenlijke map aanmaken. Vroeger deed ik het allemaal handmatig en dat was ook voor mijn klant niet altijd even fijn. Nu ben ik er per een-op-eencoaching klant maar vijf minuten aan kwijt, en voor deelnemers van mijn programma’s trainingen zelfs helemaal geen tijd! En dat komt niet door een tien-koppig team of een onpersoonlijk proces. Het magische woord: automatiseren.

Het is voor zowel mijn klant én mijn planning een wereld van verschil. Klanten komen meteen in een warm bad. Ze krijgen automatisch de eerste stappen toegestuurd en kunnen zich al oriënteren in wat we samen gaan doen, waardoor ze al vol ideeën zitten voor het eerste gesprek. De uren die ik bespaar door te automatiseren, investeer ik in het maken van een gepersonaliseerd welkomstpakket, handgeschreven verjaardagskaarten en het nog waardevoller maken van mijn programma’s. Zo zorgt automatiseren ervoor dat mijn proces veel persoonlijker én beter is geworden.

Een administratie die je bijwerkt in tien minuutjes per week? Dat kan! En graag zelfs, want laten we eerlijk zijn: het bijhouden van je administratie is voor veel ondernemers een noodzakelijk kwaad. Facturen opmaken en sturen, betalingen checken en af en toe een ongemakkelijk mailtje sturen dat de factuur is verlopen… Hoe minder uren je erin hoeft te steken, hoe beter. Dus waar begin je?

Creëer allereerst een workflow die werkt voor jou. Door te weten wat je elke week, maand, kwartaal en maand moet doen en hoe je dat zo effectief mogelijk doet, ben je er zo min mogelijk tijd (en frustratie) aan kwijt. Daarnaast kun je gebruikmaken van de handige tools die er tegenwoordig zijn. Facturen en betalingsherinneringen kunnen bijvoorbeeld geautomatiseerd worden, ook als je maatwerk verkoopt. Als het doen van je administratie een energiezuiger voor je is, dan is dit absoluut één van de processen die je als eerste moet aanpakken om tijd te besparen!