Als je niet meer toekomt aan het uitvoeren van nieuwe ideeën, komt je groei en omzet stil te liggen. Tijdswinst- en efficiëntie expert Shelley deelt graag de vijf gewoontes die zij doet die in haar bedrijf het meeste tijd besparen, zodat jij ook weer ruimte in je agenda kan creëren om je creatieve plannen uit te voeren!

1/ Taken batchen in plaats van meerdere keren los doen

Een van de grootste ‘goudmijnen’ aan tijd is om taken te batchen. Zo maakte ik vroeger bijvoorbeeld altijd mijn Instagramposts verspreid over de week, maar dat kostte veel meer tijd per keer dan wanneer ik nu in één keer drie posts (of meer) maak. Eerst kon ik wel drie uur doen over één post, nu maak ik er in 45 minuten drie. Hetzelfde geldt voor het betalen van binnenkomende facturen of uploaden van een bonnetje in de administratie; dat doe ik niet elke keer los, maar allemaal in een keer op vrijdag. Het scheelt bakken met tijd én energie! Ons brein heeft namelijk altijd wat opstarttijd nodig en doet het het beste als je zo min mogelijk switcht tussen taken gedurende de dag. Zo behoud je je optimale concentratie en heb je dus ook meer energie en creativiteit over. 

2/ Automatiseren van processen

Ik ben dol op het automatiseren van processen in mijn bedrijf. Het is natuurlijk niet voor niets dat ik hier mijn klanten mee help. Zo kijk ik altijd na of terugkerende handmatige handelingen automatisch kunnen. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe klant in mijn een-op-eentraject instapt, wordt na het invullen van het aanmeldformulier een hele reeks aan handelingen automatisch gedaan. Denk daarbij aan het toesturen van de verdere informatie, het toegang geven tot een online omgeving, maar ook het aanmaken van een mapje op mijn Google Drive. 

Verjaardagen van mijn klanten komen automatisch in mijn agenda zodat ik ze een handgeschreven kaartje kan toesturen, en afspraken worden door de klant automatisch ingepland in mijn agenda zonder dat we eindeloos datums heen en weer moeten sturen. Er is ontzettend veel mogelijk binnen de tools die jij waarschijnlijk al gebruikt, dus het is zonde om er geen gebruik van te maken. Met de tijd die je bespaart, kan je een hoop andere zaken doen!

3/ Communicatie stroomlijnen via specifieke kanalen

Vaak zie ik bij ondernemers op de website staan “Je kan mailen, bellen of via het contactformulier een bericht sturen!”. Dan komen vragen en informatie ook van alle kanten op je af, wat op z’n zachtst gezegd niet zo fijn is wanneer het (veel) drukker wordt. Ik beperk communicatie met mijn klanten tot hele specifieke kanalen; met de klanten van mijn een-op-eentraject werken we samen in een gedeeld Trellobord, en de deelnemers aan mijn online programma hebben een besloten Facebookgroep waar ze al hun vragen voor mij in kwijt kunnen. 

Er komen dus geen vragen binnen via DM, mail of WhatsApp en ik word nooit onverwachts gebeld. Dat scheelt een hele hoop headspace en tijd! Daarnaast is het voor mijn klanten ook beter. Wanneer ik op het afgesproken kanaal ben, dan ben ik er écht en heb ik de volle aandacht en focus voor hen. Waardoor ik weer mijn beste werk lever, en dat vind ik het belangrijkste. 

4/ Soepele samenwerking met mijn team door heldere afspraken, overzicht en processen

Ik werk samen met enkele freelancers voor Hashtag Lifegoals. Het is belangrijk dat wanneer ik een taak delegeer, zij mij niet meer hoeven te vragen hoe ze iets precies moeten doen. Dat is voor ons beiden niet fijn. Daarom staan heldere, uitgeschreven processen binnen mijn bedrijf absoluut op nummer één. Dat zorgt ervoor dat ik met een gerust hart taken uit handen durf te geven en dat het voor mijn team makkelijker is om hun werk te doen, wat hen ook weer tijd en energie bespaart. 

Daarnaast hebben we heldere afspraken over hoe we samenwerken, wat we van elkaar verwachten en via welke kanalen we contact hebben. Ook met hen werk ik in een gezamenlijk Trellobord waar hun taken op prioriteit ingedeeld

klaarstaan, en daar communiceren we vooral. Is er iets dat niet kan wachten tot de ander het ziet in Trello? Dan appen we met elkaar, maar anders niet. We werken al lange tijd ontzettend fijn samen en hebben altijd overzicht en inzicht in wat er moet gebeuren!

5/ Een planning waarbij ik precies weet wanneer ik wat moet doen

Planning wordt door veel creatieve ondernemers verafschuwd, maar met een goede planning heb je zoveel vrijheid en ruimte voor creativiteit. Ik sta de dag met rust in mijn hoofd op, omdat ik precies weet wat er die dag moet gebeuren en wat de prioriteiten zijn. Komt er iets onverwachts tussendoor? Dan kan dat prima vanwege de speling die ik al heb ingecalculeerd in mijn planning. Is er geen ad-hoctaakje die dag? Dan heb ik tijd over om extra to do’s op te pakken of te doen waar ik op dat moment zin in heb. Wanneer je verder wil groeien met je bedrijf en omzet, dan kan je niet zonder een goede planning. 

Wil je in jouw bedrijf snel veel tijd besparen? Shelley deelt binnenkort in een gratis online masterclass een heleboel waardevolle tips, stappen en voorbeelden hoe je dat binnen jouw business op korte termijn bereikt. Meld je hier gratis aan!

Beeld: Style by Fabie

door Shelley Barendregt