Inside look: met deze vijf gewoontes bespaart Shelley elke week 20 uur

Een van de grootste ‘goudmijnen’ aan tijd is om taken te batchen. Zo maakte ik vroeger bijvoorbeeld altijd mijn Instagramposts verspreid over de week, maar dat kostte veel meer tijd per keer dan wanneer ik nu in één keer drie posts (of meer) maak. Sinds ik op deze manier mijn content maak, bespaar ik met gemak een hele dag per week! Hetzelfde geldt voor het betalen van binnenkomende facturen of uploaden van een bonnetje in de administratie; dat doe ik niet elke keer los, maar allemaal in één keer op vrijdag. Het scheelt bakken met tijd én energie! Ons brein heeft namelijk altijd wat opstarttijd nodig en doet het het beste als je zo min mogelijk switcht tussen taken gedurende de dag. Zo behoud je je optimale concentratie en heb je dus ook meer energie en creativiteit over.

Elk kwartaal plan ik een CEO week: een week waarin ik geen klantafspraken houd en áán mijn bedrijf werk. In deze weeklange, intensieve en creatieve brainstorm duik ik volop in hoe ik mijn bedrijf wil aanpassen om verder te groeien. Het zijn de weken die het meeste impact maken op mijn bedrijf. Naast veel creatieve ideeën en plannen waarvan ik niet kan wachten om ze uit te voeren, sta ik die week uitgebreid stil bij hoe ik mijn tijd besteed. Hoeveel van mijn tijd zit in dat wat impact maakt in mijn bedrijf? Welke regeltaken of randzaken zou ik echt niet meer zelf moeten doen en kan ik optimaliseren of automatiseren? Door hierover na te denken en dit door te voeren, heb ik na elke CEO week meer tijd in mijn bedrijf. Dat zorgt ervoor dat ik hard blijf groeien, want hoe beter ik mijn tijd besteed, hoe sneller die creatieve plannen gerealiseerd worden.

Sinds een aantal jaar heb ik vast twee afspraak-vrije dagen per week. Op die dagen kan ik ongestoord en full focus mijn taken en doelen tackelen, en verzet ik bergen met werk. Gestoord word ik niet op die dagen, maar mijn klanten en team kunnen gewoon vooruit. Ik heb er namelijk heel bewust mijn communicatie op ingericht. Mijn klanten en team weten precies wanneer – en hoe – ze me kunnen bereiken. Met de klanten van mijn een-op-eentraject werken we samen in een gedeeld Trello-bord, deelnemers aan mijn online programma kunnen hun vragen kwijt in een besloten Facebookgroep en ook met mijn team is alles gestroomlijnd. Zo kan ik met gerust hart twee dagen per week niet bereikbaar zijn voor calls en meetings, waardoor ik weer mijn beste werk lever en mijn bedrijf nog harder kan laten groeien.

Niet alleen plan ik meetings in op beperkte dagen, ik cancel ze ook regelmatig. Simpelweg omdat alles duidelijk is, alle taken en teamleden on track zijn en ze niet nodig zijn. Vanaf het moment dat ik een taak delegeer, zorg ik ervoor dat de betrokken freelancers mij niet meer hoeven te vragen hoe ze iets precies moeten doen. Dat is voor ons beiden niet fijn. Daarom staan heldere, uitgeschreven processen binnen mijn bedrijf absoluut op nummer één. Dat zorgt ervoor dat ik met een gerust hart taken uit handen durf te geven, dat het voor mijn team makkelijker is om hun werk te doen en dat meetings vaak niet nodig zijn. En dat levert mij weer een hoop extra uren op die ik kan besteden in mijn zone of genius.

Planning wordt door veel creatieve ondernemers verafschuwd, maar met een goede planning heb je zoveel vrijheid en ruimte voor creativiteit. Ik sta de dag met rust in mijn hoofd op, omdat ik precies weet wat er die dag moet gebeuren en wat de prioriteiten zijn. Komt er iets onverwachts bij? Dan kan dat perfect bij mijn planning door de speling die ik al ingecalculeerd heb. Is er geen ad-hoctaakje die dag? Dan heb ik tijd over om extra to do’s op te pakken of te doen waar ik op dat moment zin in heb. Wanneer je verder wil groeien met je bedrijf en omzet, dan kan je niet zonder een goede planning.

Wil je in jouw bedrijf snel veel tijd besparen? In mijn podcast, Meer Doen in Minder Tijd, deel ik wekelijks concrete tips en waardevolle voorbeelden met je hoe je op korte termijn veel tijd in jouw business bespaart. Luister hem hier!