Als ondernemer ben jij de spil van het bedrijf, de drijvende kracht. Zonder jou loopt er niets door. Maar wat als je ziek wordt? Of tijdelijk uitvalt? Of simpelweg gewoon eens met vakantie wil, zonder je laptop mee te nemen? In welk stadium van het ondernemerschap jij ook zit, het blijft essentieel om ervoor te zorgen dat je bedrijf niet volledig afhankelijk is van jou. Efficiëntie- en tijdswinstexpert Shelley Barendregt van Hashtag Lifegoals deelt drie stappen met je die het mogelijk maken om je bedrijf ook functioneert zonder jou.
Tijdens de pandemie voelde ik bij veel ondernemers een zekere angst: wat als zij ziek werden en voor een langere tijd uitvallen? Velen realiseerden zich dat het een probleem is voor hun bedrijf als zij er niet zijn. Dat alles dan stil zou komen te liggen waar ze al jaren zo hard voor werkten. Pandemie of niet, het is sowieso een slim idee om je bedrijf minder afhankelijk van jou te maken. Op die manier kan je namelijk ook veel makkelijker opschalen en zet je jezelf niet vast in de dagelijkse taken, maar kan jij werken aan het verder doen groeien van je bedrijf en je omzet.

1/ Zet alle workflows op papier

Iets wat veel ondernemers overslaan én net zo’n belangrijk onderdeel is van ondernemen: je workflows op papier zetten. Wanneer je exact uitwerkt hoe jij een taak aanpakt, kan iemand het daarna van je overnemen. Zo wordt het in je vakantie veel gemakkelijker om een VA je mailbox te laten beheren of om een taak te laten uitvoeren door een stagiaire of teamlid. 

Je workflows uitschrijven hoeft echt niet iets te zijn waar je dagen voor vrij moet maken om het voor elkaar te krijgen. Begin gewoon eens bij de eerste taak die je vaak doet. Je doorloopt deze toch al regelmatig, dus schrijf de volgende keer eens de stappen op. Vergeet niet om je workflows op een centraal toegankelijke plek op te slaan zoals een Google Drive of Dropbox.

Er wordt mij vaak gevraagd wat je allemaal kan automatiseren. Volgens mij moet je de vraag andersom stellen: wat zou voor jou nuttig zijn als het automatisch zou gaan?

2/ Automatiseer zoveel mogelijk

Er wordt onderschat wat je als ondernemer allemaal zelf kan automatiseren. Denk eens aan het automatisch onboarden van nieuwe klanten, je inbox al de mails voor je laten sorteren en filteren, of automatisch herinneringen aan facturen laten sturen. Er wordt mij vaak gevraagd wat je allemaal kan automatiseren. Volgens mij moet je de vraag andersom stellen: wat zou voor jou nuttig zijn als het automatisch zou gaan? Welke handmatige taken kosten je veel tijd of energie, en welke vergeet je regelmatig om te doen? Er kan veel binnen automatiseringen, dus wanneer jij weet wát je automatisch zou willen laten verlopen, dan kan je op zoek naar een manier waarop dat lukt. 

Ik heb inmiddels zoveel geautomatiseerd in mijn bedrijf dat ik er minstens twaalf uur per week mee bespaar. En dat maakt mijn bedrijf niet minder persoonlijk, integendeel! Ik heb juist alle tijd en aandacht voor mijn klanten omdat ik zoveel tijd overhoud. Daarmee schrijf ik bijvoorbeeld persoonlijke verjaardagskaartjes en kan ik zeer uitgebreid hun vragen beantwoorden. 

3/ Werk vooruit, zowel alleen als met een team

Wanneer je alleen bezig bent met wat er nu moet gebeuren, loop je eigenlijk altijd achter de feiten aan. Ik zie bijvoorbeeld veel ondernemers elke week hun socialemediaposts of nieuwsbrieven schrijven. Je moet op dat moment dan eerst nog nadenken waarover ze zullen gaan, daarna de tekst nog schrijven en de juiste beelden erbij zoeken. Wanneer je dan ziek wordt of plots niet kan werken, is er een acuut probleem: alle communicatie naar buiten toe valt stil. Je doelgroep hoort niets meer van je. Daarom zou ik altijd aanraden om vooruit te werken voor minstens een maand. Zorg ervoor dat er wat content ingepland staat of als plan B beschikbaar is. Dat betekent dat je eenmalig een tandje bij moet zetten om het voor deze én volgende maand voor elkaar te krijgen. Daarna kan je in alle rust vooruitwerken en kan er iets onverwachts tussenkomen zonder dat alles stilvalt.

Deze tip geldt zowel voor de solopreneurs als voor ondernemers met een team. Zorg ervoor dat je team altijd weet welke taken en projecten eraan komen, en dat ze niet na elke afgeronde taak bij jou moeten komen vragen om hun volgende opdracht. Anders is en blijft iedereen continu afhankelijk van jou, terwijl je jezelf juist vrij wil spelen. 

Klinkt meer tijd en ruimte om aan de groei van je bedrijf te werken jou als muziek in de oren? Ik geef regelmatig een gratis online masterclass waarin ik met je deel hoe jij acht tot twintig uur per week bespaart in je bedrijf door efficiënter te werken. Je kan je hier aanmelden. 
door Shelley Barendregt