De 3 meest voorkomende fouten bij het maken van een goede planning

Planning: veel ondernemers hebben er een haat-liefdeverhouding mee. Je weet dat het je sneller naar je doelen brengt, maar werkt ook het liefst vanuit flow. Gelukkig sluiten de twee elkaar niet uit. Sterker nog: juist als je meer grip hebt op je dagen en tijdsbesteding, creëer je meer ruimte voor flow, creativiteit en spontaniteit. Met een goede planning heb je laserfocus op wat er écht toe doet en krijg je je werk eerder af. 

Denk je nu “super Shelley, maar elke keer dat ik vol goede moed mijn dag plan is er al snel een taak die langer duurt, een ongepland verzoek dat tussendoor komt of een brandje om te blussen…”? Geen zorgen. Het ligt niet aan jou. Je bent niet een ‘slechte planner’. Ook jij kan grip op je dagen en tijd krijgen. De redenen waarom je planning niet vol te houden lijkt, zijn veelvoorkomend en goed op te lossen, en ik ga je helpen!

Valkuil 1/ Alles op één hoop in een (te) strakke planning gooien

We beginnen meteen met de meest voorkomende fout. Je neemt je voor dat je nu écht volgens een planning gaat werken, maakt een lijst van alles wat je moet doen en in je enthousiasme plan je alles op de korte termijn in. “Dit lukt me wel als ik echt even hard aan de slag ga”, denk je. Vervolgens loop je binnen een week al achter op (het insane) schema en gooi je de hele planning maar in de prullenmand. Niets is demotiverender dan dat! 

Wees daarom heel realistisch in wat je op een dag kunt doen. Denk niet aan alles wat je zou willen doen op een dag of in een week, want laten we eerlijk zijn: als ondernemers kan die lijst eindeloos doorgaan. Bepaal wat de échte prioriteiten zijn: wat moet er echt af? In mijn eigen planmethode werk ik met (maximaal) drie Very Important Tasks (VITs) per dag. Drie prioriteiten die gedaan worden voordat ik aan andere dingen begin en waarbij ik eigenlijk al tevreden zou zijn als ik in ieder geval die dingen af krijg op een dag. Eventuele extra taken die ik afkrijg zijn dan een fijne bonus. Dat creëert ademruimte en een voldaan gevoel over je dag. Meer lezen over de VITs? Dat kan in deze blog. 

Valkuil 2/ Geen connectie met je grote doelen

De tweede valkuil is onlosmakelijk verbonden met deze VITs. Want prioriteiten zijn één ding, maar hoe bepaal je wat prioriteit heeft? Zijn het opdrachten die ‘moeten gebeuren’ zoals klantwerk of je administratie, maar je niet dichter bij je droom visie, die stip op de horizon brengen? Of bevat het de taken die je wekelijks stappen laten nemen naar de grote doelen die je voor je bedrijf hebt? 

Om te voorkomen dat je alleen reactief in je bedrijf aan het werk bent (met wat er op dat moment moet gebeuren), is het belangrijk dat je planning in verbinding staat met je grotere doelen. Zo kun je vanuit rust, overzicht en kalmte aan al je geniale ideeën werken, en kun je de praktische to-do’s die erbij horen verdelen over de maanden. Nooit meer te laat beginnen aan dat grote project of helemaal overspoeld worden met alles dat je moet doen als het zover is, want je planning heeft er nu al de ruimte voor. 

Valkuil 3/ Geen ruimte voor chaos en creativiteit

Wacht, chaos? We maken toch juist een planning om structuur te krijgen? Dat klopt. Maar het is belangrijk om in elke planning een beetje ruimte voor het onverwachte te houden. Orde en chaos gaan namelijk hand in hand. Alleen maar orde of alleen maar chaos bestaat niet. Er is orde in elke chaos en andersom. Door ruimte voor chaos in je planning te houden, reserveer je tijd voor onverwachte mailtjes of een ongeplande call van een klant. Er komt namelijk altijd wel iets onverwachts op je bord.

Ook creativiteit verdient een plekje in je agenda. Zo begin ik al tijden mijn week op maandag met een inspiratie-uurtje. Ik kijk een training of masterclass terug, luister een interessante podcast of lees een businessboek. In alle rust begint de week met iets waar ik helemaal aan van ga en in de juiste mindset kom om te gaan vlammen. Een dikke aanrader, en iets wat een plek verdient in je planning. Zo zorg je ervoor dat je op je creatieve inspiratie-moment niet overspoeld wordt door e-mails, klantvragen of 25 open tabjes in je hoofd, en heb je echt de ruimte voor die creatieve flow. In je agenda én in je hoofd.

Met deze tips om de meest voorkomende valkuilen te vermijden, werk je voortaan vanuit meer overzicht en rust werken. De nieuwe werkwijze direct toepassen in de praktijk en nooit meer gefrustreerd je planning uit het raam hoeven gooien? Speciaal voor creatieve ondernemers zoals jij heb ik mijn Pretty Productive Planner ontwikkeld: een minimalistische planner die je productiviteit boost en je helpt om meer te doen in minder tijd. Hiermee werk je gefocust aan je doelen, waarbij je je to do lijst elke week easy peasy afkrijgt. Bekijk de planner hier!

Beeld: Style by Fabie