Stel je voor: je administratie is helemaal op orde, je rekeningen zitten allemaal op de juiste plek bij elkaar, je dagen zijn productief en efficiënt, je verspilt weinig tot geen tijd en over het algemeen loopt alles gesmeerd in je bedrijf. Een utopie? Dat hoeft het niet te zijn. Met structuur en systemen kan iedereen dit bereiken. De sleutel is om stappen te ondernemen waarmee je een solide basis neerzet. Vanaf daar kun je verder bouwen en met een gerust hart jouw bedrijf laten groeien.
Misschien ben je al een doorgewinterde ondernemer, ben je al een tijdje aan het bouwen of ben je net je eigen bedrijf gestart. Hoe dan ook, voor iedere ondernemer is het ontzettend belangrijk om het overzicht in je bedrijf te behouden. Als je geen overzicht hebt, is dat slecht voor je energie en je timemanagement, maar ook vooral voor je business. Het is onvermijdelijk dat je fouten gaat maken wanneer je niet meer goed weet wat er allemaal speelt. Overbodige fouten, trouwens. Daarom deelt Shelley Barendregt graag haar beginner’s guide voor structuur en overzicht in je bedrijf. Zo raak jij vanaf vandaag nooit meer het overzicht kwijt.
1/ De cloud inrichten
De eerste stap is meteen een ontzettend belangrijke: het inrichten van je cloud. Als je dit vanaf dag één goed neerzet, hoef je later nooit de chaos te ordenen (lees: duizenden bestanden uitzoeken). In een team is dit soms lastiger dan wanneer je solo onderneemt, want je moet ervoor zorgen dat iedereen van het team weet waar hij of zij bepaalde bestanden moet opslaan. Bij de start-up waar ik werk, is dit niet altijd even duidelijk geweest. Het resultaat was een Google Drive met duizenden bestanden die in tientallen verschillende mappen stonden zonder heldere aanduiding van wat er in die map zat. Vele bestanden waren dubbel opgeslagen door meerdere mensen in verschillende mappen. Er waren mappen vernoemd naar mensen uit het team en sommigen hielden in de team-cloud een back-up bij van de bestanden die zij vaak uit diezelfde cloud gebruikten. Na verloop van tijd stond onze cloud erom bekend dat het een jungle van bestanden was en als iemand daarin iets specifieks moest vinden, werd hem of haar vooral heel veel succes gewenst.
Een ongeordende cloud is onwerkbaar. Als dat het nu nog niet is: geloof me, dat wordt het wel. Daarom is het zo belangrijk dat jij nu je cloud op een duidelijke manier inricht waardoor je in de toekomst nooit onnodig lang hoeft te zoeken. Begin met het maken van een aantal mappen die overkoepelend zijn voor de onderdelen in jouw bedrijf. Het liefst hou je dit aantal mappen onder de tien, maar als er écht meer onderdelen zijn die niet onder een van de andere onderdelen vallen, dan kun je er eventueel meer gebruiken. Denk hierbij aan mappen zoals boekhouding, huisstijl, marketing, visuals, social media, etc. Vul je mappen intuïtief in: als jij op zoek bent naar een bestand, waarop zou je dan zoeken? Het is belangrijk dat je de mappen duidelijke namen geeft waarbij jij meteen weet wat het is, dus geen mappen als ‘visuals_def’ of ‘copy september’. Over drie jaar heb jij namelijk geen idee meer wat je toen in september hebt geschreven en waarvoor.
Bij het overhevelen van de bestanden naar je cloud geldt weer hetzelfde systeem: doe dit intuïtief.
2/ Laptop opruimen
Nu je cloud goed ingericht is, is het tijd om je laptop op te ruimen en de bestanden over te hevelen naar de juiste mappen. Alles opslaan in je cloud is ontzettend handig, want dat betekent dat je er overal bij kan. Je hoeft alleen maar in te loggen, via welk device dan ook, en je hebt toegang tot al je bestanden en systemen. Daarnaast kan je laptop natuurlijk ooit crashen of gestolen worden en als je dan niet je bestanden online hebt opgeslagen, ben je alles kwijt. Dat vind jij niet leuk, maar de belastingdienst ook niet. Je moet al je administratie immers vijf jaar lang bewaren.
Bij het overhevelen van de bestanden naar je cloud geldt weer hetzelfde systeem: doe dit intuïtief. Bedenk bij elk bestand in welke map jij zou zoeken en plaats het hierin. Het zal best eens voorkomen dat mappen overlappen. Zo kan een banner voor in je webshop vallen onder Webshop > Banners, maar kan het ook terecht in Design > Webshop. Jouw cloud moet voor jou werken, dus waar zou jij dit bestand zoeken? Als je in een team werkt, vraag het dan aan enkele van je collega’s en ga voor het meest gekozen antwoord.
Wanneer je je bestanden in de cloud hebt opgeslagen, kan je ze van je laptop verwijderen en heb je een schone lei om mee verder te gaan. Wedden dat je laptop ook meteen een stuk sneller is? Durf je niet alles richting de prullenmand slepen? Zet je bestanden dan op een externe harde schijf voor de zekerheid. Zo heb je twee back-ups en kan het echt niet meer mis gaan.
Wil je graag meer tips lezen van Shelley? Of helemaal duiken in het thema start-up? Haal dan Bossy’s Start-up Issue in huis.
Beeld: Kim Van Klaveren
