Een chaotische inbox is voor veel ondernemers een groot struikelblok in hun dagelijkse productiviteit. Je bent eeuwen op zoek naar dat ene mailtje, vergeet iemand een bericht terug te sturen of je laat je er constant door afleiden. En dan hebben we het nog niet eens over die berg ongelezen e-mails die je gek maken. Shelley helpt je op weg richting gestructureerde inbox met drie tips.
Een mailbox is voor velen geen handige tool maar een gigantisch struikelblok. Gelukkig hoeft dat zo niet te zijn. Het managen van je inbox kan namelijk heel eenvoudig, als je het op de juiste manier structureert. Zo wordt je mailbox ineens iets wat voor je gaat werken in plaats van tegen je. Klinkt goed? Met deze tips heb je een meer gestructureerde inbox en vind je alles sneller terug, ook dat mailtje van dat interessant contact dat je vorige week leerde kennen. Een gestructureerde inbox zorgt dus onrechtstreeks ook voor een vlottere toegang tot je bestaand netwerk. Klaar om erin te vliegen?
1/ Voorsorteren
Wist je dat je inbox al een hoop sorteerwerk voor jou kan doen? Je kan namelijk regels instellen waarop je binnenkomende mails gefilterd worden. Ik bied bijvoorbeeld gratis sessies aan. Alle binnenkomende aanvragen hebben eenzelfde onderwerpregel en hierdoor weet mijn inbox dat deze mails in het mapje ‘gratis sessies’ moeten. Daardoor leidt het mij niet af van mijn werk wanneer ik naar mijn algemene inbox kijk, maar kan ik de berichten op een vast moment in de week afhandelen en beantwoorden. Naast filteren op onderwerpregel kan je natuurlijk nog veel meer. Zo kan je bepaalde klanten automatisch in een mapje laten zetten, zodat al je contacten bij elkaar staan en je niet meer hoeft te zoeken naar e-mails. Dat scheelt je een hoop sorteerwerk en voorkomt een volle inbox waarin je zelf nog moet uitzoeken wat waarbij hoort.
2/ Sublabelen
Wanneer je contacten en mails netjes in hun eigen mapje staan, kan het handig zijn om ook in die mapjes nog wat structuur aan te brengen. Stel dat je samenwerkt met een bedrijf waarbinnen je contact hebt met de facturatie-, communicatie- en HR-afdeling, dan kan je, binnen een mapje, sublabels aanbrengen per afdeling. Zo is het een heel stuk makkelijker om de juiste persoon en mail te vinden. Nog fijner – maar misschien is dit de structuurfreak in mij – is als je die labels op kleur sorteert. Ons brein pikt er namelijk makkelijker kleuren uit dan woorden. En het ziet er natuurlijk ook een stuk leuker uit.
3/ Plan mails in
Dit weten maar weinig mensen, maar mails inplannen kan ook met je ‘normale’ mailbox! Daar hoef je geen nieuwsbriefsysteem voor te gebruiken. Ik heb het dan wel echt over persoonlijke mails die naar één persoon gestuurd worden, dus niet naar een massa. Waarom je gewone mails zou inplannen? Dat heeft te maken met je netwerk. Als je wil dat jouw mail snel beantwoord wordt of niet over het hoofd gezien wordt, dan is het handig om te mailen op een optimaal tijdstip. Werkt de andere persoon bijvoorbeeld niet op vrijdag? Dan is het niet handig om die dag een mail te sturen, want dan bestaat de kans dat je e-mail tegen maandag al helemaal ondergesneeuwd is. Daarom kan je je bericht beter inplannen voor maandagochtend nét een paar minuten voor de werktijd. Dan staat jouw mail bovenaan en wordt deze als eerste gelezen.
Voilà, dit zijn drie stappen om structuur in je inbox te brengen! Benieuwd naar de andere twee? Koop dan Bossy’s Network Issue voor het volledig artikel. Ik ben benieuwd hoe jouw inbox voor 2021 eruitziet. Laat je het mij weten via mijn Instagram account @hashtag.lifegoals?
Beeld: Windows via Unsplash
