Als ondernemer heb je het altijd druk, druk, druk. Je hebt talloze ideeën om je bedrijf te laten groeien, die je het liefst meteen uitvoert. En groeit je bedrijf, dan komen er weer een berg taken op die toch al oneindige to-do lijst bij. Met maar 24 uur in een dag (waarin je ook nog moet slapen en eten) is het essentieel om prioriteiten te stellen. Maar hoe weet je hoe je je tijd het best besteedt? Efficiëntie-expert Shelley laat je zien hoe je hier met een simpele maar effectieve oefening er achter komt.
Tegenwoordig lijkt het wel alsof we allemaal bezig zijn met het opschroeven van onze productiviteit en zo efficiënt mogelijk werken. Als je mij volgt op Instagram, weet je dat ik enorm fan hiervan ben en regelmatig nieuwe hacks, tips en tools uittest. Toch is er wel een belangrijke kanttekening: ze hebben allemaal geen zin als jij je (onbewust) met de verkeerde dingen binnen je bedrijf bezig houdt.
Je kan bijvoorbeeld elke week gastblogs schrijven voor je favoriete platforms en hier steeds efficiënter in worden, maar als deze door 10 mensen gelezen worden, doet het uiteindelijk niets voor je bedrijf. Het is daarom enorm waardevol om erachter te komen wat de zogenaamde needle movers in je bedrijf zijn. Dit zijn de acties die het meeste resultaat opleveren en de grootste impact maken in je business, bijvoorbeeld in omzet of waarde die je levert.
80% van je resultaten komt uit 20% van je acties
Volgens het Pareto principe komt 80% van je belangrijke resultaten uit slechts 20% van je acties. Laat die even op je inwerken: maar een klein deel van die eindeloze to-do list die je dagelijks met moeite weg probeert te werken, zorgt voor de resultaten en mijlpalen waar je zo blij van wordt. Zonde, toch? Het is daarom heel waardevol om bij jezelf eens na te gaan wat je tijd en energie concreet opleveren. Sterker nog, deze oefening werkt zo goed dat het in mijn gratis e-book (download het hier) staat als één van mijn vijf meest belangrijkste tips voor meteen meer tijd in je bedrijf.
Het kan ook zo zijn dat iets wat jij onbelangrijk acht juist voor veel resultaat zorgt, zonder dat je het door hebt. Toen ik net begon met ondernemen, zag ik netwerkevents als een leuk extraatje. Goed om af en toe te doen als er tijd over was, maar beslist geen prioriteit. Tot ik eens goed keek naar mijn resultaten en de needle movers in mijn bedrijf met de 80/20 oefening. Ik kwam erachter dat juist deze events hadden gezorgd voor een paar van mijn grootste mijlpalen, waaronder mijn inmiddels jarenlange samenwerking met Bossy! Nu weet ik dat hier veel toekomstige kansen liggen en maak ik het een grotere prioriteit.
Erachter komen wat je 20% is, hoeft niet moeilijk te zijn. Met de simpele 80/20 oefening hieronder creëer je enorme helderheid voor jezelf in waar het merendeel van je tijd in moet zitten. Zo blijf je gefocust op de dingen die het meeste verschil maken in je bedrijf, zie je waar je kansen liggen en weet je ook waar je beter wat minder tijd aan kunt besteden.
De 80/20 oefening: ontdek wat je needle movers zijn
Stap 1. Pak je notitieboekje of een stuk papier en een pen en maak twee kolommen naast elkaar.
Stap 2. Schrijf in de rechterkolom de belangrijkste resultaten en grootste mijlpalen op die je hebt bereikt in je business. Denk hierbij alleen aan dingen die uiteindelijk écht belangrijk zijn voor het voortbestaan en groeien van je business. Schrijf dus niet op dat je je duizendste Instagram post hebt geplaatst, maar ga bijvoorbeeld voor de opdrachten die je hebt binnengesleept, klanten die je hebt geholpen en de omzet mijlpalen die je hebt behaald. De momenten waarop jij van geluk en enthousiasme een happy dance in je woonkamer stond te doen.
Stap 3. Noteer in de linkerkolom al je dagelijkse taken. Hier horen die Instagram posts wel in thuis, net als je nieuwsbrieven, netwerkevents, acquisitiegesprekken en nog veel meer. Schrijf echt alles op waar je aan kunt denken wat je doet in je bedrijf.
Stap 4. Trek verbindende lijnen tussen de resultaten en de taken die daarvoor hebben gezorgd. Het zal zo zijn dat niet alle taken een verbindend lijntje met een resultaat krijgen. Zo’n 80% van wat je doet, draagt niet direct bij aan je grootste prestaties. Nu heb je een helder overzicht: welke taken doen het allermeeste voor je bedrijf? Kijk dan eens goed of je hier meer van kunt doen, want de kans is groot dat je dan nog sneller gaat groeien. Zijn er werkzaamheden die eigenlijk weinig tot niets op blijken te leveren? Dan is het tijd om deze (even) te los te laten, minder te doen of efficiënter te maken zodat je meer tijd vrij hebt voor wat wél resultaat oplevert.
Heeft deze oefening je interessante inzichten gegeven en ben je benieuwd naar mijn andere tips om snel tijd te winnen in je bedrijf? Download dan mijn gratis e-book, ‘5 Work hacks om meer tijd over te houden in je business’. Ik ben heel benieuwd welke hack jou het meeste tijd oplevert!
