Begin jij de dag regelmatig met een ambitieuze planning, om die twee uur later al te zien sneuvelen door een non-stop rinkelende telefoon en last minute verzoeken van klanten? Dat zorgt voor chaos in je zorgvuldig gemaakte planning, waardoor je alwéér niet gedaan krijgt wat je wilde doen. Bossy’s tijdwinstexpert en planning-goeroe Shelley Barendregt helpt je om weer grip op je planning te krijgen.

Plan vanuit je doelen

Een van de belangrijkste oorzaken van een onvoldaan gevoel aan het einde van de dag, is dat het lijkt alsof je weinig échte stappen hebt gemaakt. Om meer grip te krijgen op je planning is het daarom belangrijk om bij het begin te beginnen: je doelen. Je doelen zijn de basis van wat je doet in je bedrijf en waar je heen wil. Maar wanneer de chaos van de dag toeslaat, verliezen we onze doelen al snel uit ogen. Terwijl je ze alleen zal halen als je er elke dag een stapje naartoe zet…

Daarom is het enorm belangrijk om eens kritisch te kijken naar de manier waarop je je opdrachten bepaalt en plant. Schrijf je alle to do’s op die in je opkomen, gecombineerd met de (kleine) dingen waar je klanten toevallig de meeste druk achter zetten? Dan is het een beetje als spaghetti tegen een muur gooien: er blijft vast wel iets  plakken, maar de meeste dingen zullen steeds weer wegvallen in de chaos van de dag.

Bepaal je je taken gebaseerd op wat je in een jaar, maand, week of dag wil bereiken, dan is je focus compleet anders. Zelf werk ik, volgens mijn eigen planmethode, elke dag eerst aan 3 VIT’s, Very Important Tasks. Die komen voort uit het doel dat ik wil bereiken en hebben absolute prioriteit. Als ik die VIT’s gedaan krijg op een dag, ben ik tevreden. Daarnaast schrijf ik een aantal bonus to do’s op. Als ik die ook kan afmaken, is dat mooi meegenomen, maar de VIT’s gaan voor.  Zo zorgt je planning meteen voor meer resultaat waardoor je met een voldaan gevoel je laptop dichtklapt aan het einde van een dag. En het maakt het volhouden van je planning ook nog eens een pak leuker, want alles wat je doet brengt je dichterbij een doel.
De grootste fout die ik ondernemers zie maken, is dat ze niet goed kunnen inschatten hoeveel tijd een bepaalde taak kost.

Wees realistisch

Grip hebben op je planning betekent ook realistisch leren plannen. Je kan de waardevolle inzichten hierboven toepassen, maar als je een hoeveelheid werk die – realistisch gezien – tachtig uur kost probeert te proppen in één werkdag, plan je eigenlijk om te falen. Er is niets zo demotiverend als een onhaalbare to do-lijst, een struggle om alles af te tikken en toch weer een dag onvoldaan afsluiten.

De grootste fout die ik ondernemers zie maken, is dat ze niet goed kunnen inschatten hoeveel tijd een bepaalde taak kost. Heb je hier ook moeite mee en plan je daarom eigenlijk altijd te optimistisch, dan raad ik je aan om af en toe je tijd bij te houden. Gebruik hiervoor een handige tool, zoals mijn favoriet Toggl Track, met een fijne timer, labels voor verschillende klanten en taken en een handig overzicht. Zo zie je precies waar je uren heen gaan en of een taak je langer of korter kost dan dat je had gepland. En extra bonus: je ziet ook nog eens waar je weer tijd op kan besparen. 

Wil je meer grip krijgen op je planning, dan is het zaak om een oplossing te vinden voor oorzaak van die chaos in je bedrijf.

Controle krijgen in de chaos

Laten we eerlijk zijn, chaos hoort ook bij het ondernemerschap. Spoedklusjes, brandjes om te blussen en tussendoor vragen oplossen zijn tot een bepaald niveau onvermijdelijk. Toch betekent dat niet dat je grip hoeft te verliezen op je planning! Wanneer je met laserfocus aan de juiste prioriteiten werkt, is het zeker geen probleem als er af en toe een onverwachte opdracht bijkomt of als je dat ene belangrijke telefoontje moet opnemen. Je weet namelijk exact waar je naar terug moet schakelen wanneer het telefoongesprek gedaan is.

Daarnaast is het goed om je te realiseren dat je niet alle chaos hoeft te accepteren in je dag. Wil je meer grip krijgen op je planning, dan is het zaak om een oplossing te vinden voor oorzaak van die chaos in je bedrijf. Het gaat niet om het wegwerken van alle telefoontjes, berichten, emails en DM’s tot alles weer op nul staat, maar hoe je de communicatie met je klanten structureel anders in kan richten, zodat je daadwerkelijk minder ontvangt om mee te beginnen. Wat de chaos in je planning ook veroorzaakt, ik garandeer je dat er niets onmogelijk is. In mijn jaren als tijdwinstexpert heb ik alles wel gezien en is er nog nooit géén oplossing voor een probleem geweest. 

Deze drie inzichten gaan je helpen om meer grip te krijgen op je planning. Wil je nog meer tips? Doe dan mee met mijn gratis Grip op je Planning challenge! Daarin leer ik je in vier dagen om een realistische planning te maken die je met gemak blijft volhouden en waarmee je elke dag met een voldaan gevoel je laptop dichtklapt. Meer informatie vind je hier. 
door Shelley Barendregt