Je werk helemaal loslaten op vakantie, is als ondernemer niet zo gemakkelijk. Tijdwinstexpert en ondernemer Shelley kent dit gevoel als geen ander: op vakantie gaan moest ze ‘leren’. Ze deelt haar beste tips om voorbereid op out of office te gaan, zonder schuldgevoel, stress of de neiging om continu je inbox te checken.
Ik was vroeger écht slecht in vakantie nemen. Ik heb mijn werk altijd geweldig gevonden en had – zelfs in loondienst al – het gevoel dat de boel zou instorten als ik even weg zou zijn. Angst? Check. Schuldgevoel? Maximaal. Ik nam over dit onderwerp zelfs deze podcast op. Zelfs maar één week uit mijn bedrijf stappen, zonder bereikbaar te zijn voor mijn team en klanten, leek onmogelijk. 
 
Nu neem ik meer en langer vakantie dan ooit tevoren, zonder dat onrustige gevoel dat ik ‘toch nog even’ iets moet doen. En dat is ook voor jou mogelijk, ongeacht je bedrijf of werkzaamheden. De truc? Goede voorbereiding en een bedrijf dat doorloopt zonder jou. Of je nu beginnende solopreneur bent, of een team en ontelbare klanten hebt die altijd iets van je nodig lijken te hebben: dit zijn mijn vier beste tips om voorbereid en relaxed op vakantie te gaan.

 

1/ Bereid je klanten en team voor

Terwijl jij de tickets naar je droombestemming en die ultieme accommodatie boekt, kan je ook anderen helpen zich vast voor te bereiden op je vakantie. Laat klanten ruim op tijd weten wanneer je weg bent en tot wanneer je er nog bent om vragen te beantwoorden. Heb je een team? Geef dan duidelijk aan wat je van ze verwacht tijdens je afwezigheid, stel heldere prioriteiten en geef ze de ruimte om input of feedback te vragen. 
 
Ongewenste berichten, dringende e-mails of zelfs telefoontjes terwijl je probeert te ontspannen, komen meestal voort uit een gebrek aan duidelijkheid bij de ander. De gedachte dat er mogelijk allemaal e-mails in je inbox liggen te wachten op jouw antwoord, creëert onrust in je eigen hoofd. Als je weet dat iedereen alle tijd heeft gehad om zich voor te bereiden op jouw afwezigheid, wordt die neiging om constant je inbox te checken een stuk minder. 
Geef als 'out of office-datum' 1 of 2 dagen voor je daadwerkelijke laatste dag werken aan, dan heb je nog wat speling en krijg je niet op de laatste dag werken allemaal verzoekjes. Is bijvoorbeeld 11 augustus je laatste werkdag? Zeg dan dat ze t/m 9 augustus nog vragen kunnen sturen.
Ben je toch bereikbaar in het geval van brandjes? Geef dan héél helder aan wat in jouw ogen een brandje betekent.

2/ Creëer een plan voor eventuele brandjes

Als ondernemer is waarschijnlijk menig nachtmerriescenario al eens door je hoofd gegaan. Loslaten? Dat is spannend! Voor je gevoel kan je beter nooit op vakantie gaan. Want stel dat x of y zou gebeuren… En inderdaad, zelfs als iedereen voorbereid is, kan er altijd onverwacht iets gebeuren dat voor extra stress zorgt. Het gevolg: verschillende berichtjes die jou abrupt uit je vakantiemodus trekken.
 
Creëer daarom vóór je vakantie al zicht op de mogelijke brandjes die bij je business en werkzaamheden kunnen komen kijken en geef aan je klanten en team aan hoe ze ermee om kunnen gaan. Zo heeft mijn website wel eens spontaan besloten dat het een break nodig had en en is het daarom zonder pardon of logische reden offline gegaan. Op de een of andere manier lijkt het áltijd op precies het verkeerde moment te gebeuren: tijdens een lancering, belangrijke actie of – jawel – als je je nét installeert aan een zwembad onder het Spaanse zonnetje. 
 
Daarom heb ik een duidelijk beleid voor mijn team opgesteld: ze weten wat er kan gebeuren en welke acties inclusief eventuele kosten ze kunnen en mogen nemen zonder daarvoor met mij te overleggen. Ben je toch bereikbaar in het geval van brandjes? Geef dan héél helder aan wat in jouw ogen een brandje betekent. Waarvoor mogen ze je wel bereiken en wat moet er gewoon even wachten? 
Maak een lijstje met alles wat voor je vakantie af moet. Doe dit het liefst niet de dag voor vertrek, maar start hier al een of twee weken van tevoren mee. 

3/ Zorg dat je hoofd leeg wordt én kan blijven

Wat als die ene klant je nog nodig heeft? Kan je team alleen vooruit? Je mag dan wel aan het zwembad liggen of door een Italiaans dorpje struinen, er is niets verleidelijker voor je ondernemersbrein dan regelmatig afdwalen naar je takenlijst of inbox. Logisch, normaal draait die ook op volle toeren en dat stopt niet opeens omdat jij in een vliegtuig bent gestapt. 
 

Tijd om te zorgen dat je hoofd ook even af kan schakelen. Er zijn drie dingen waar ik zelf bij zweer en die ik al mijn klanten aanraad:

– Maak een lijstje met alles wat voor je vakantie af moet. Doe dit het liefst niet de dag voor vertrek, maar start hier al een of twee weken van tevoren mee. Zo heb je daadwerkelijk de tijd om de juiste prioriteiten op tijd af te ronden. 

– Een paar overgebleven taken of twintig nieuwe ideeën die je opdoet in de zon? Verzamel op een vaste plek alle taken en ideeën om op te pakken wanneer je weer aan het werk gaat. Zo blijft je hoofd je niet herinneren aan wat je nog niet af hebt, maar weet het dat het gepland staat voor na je vakantie. 

– Zorg dat je team centraal communiceert. Loslaten is pittig voor de meeste ondernemers, ook als je op vakantie bent. Laat je team daarom communiceren op één centrale plek, zoals Trello of een andere organisatietool. Wanneer je weer aan het werk gaat, zie je precies wat er gebeurd is en wie wat heeft opgepakt. Op die manier ben je zo weer up-to-date. 

4/ Geniet

Ik snap het: zelfs met alle voorbereiding kan het lastig blijven om de boel even de boel te laten als ondernemer. Oefening baart kunst, ook in dit geval. Neem je laptop niet mee op je vakantie als je dat niet wil, laat je telefoon eens een dag thuis en geniet van de dag. Wat er ook door je hoofd spookt: besef dat het in de meeste gevallen niet om leven of dood gaat. Geniet eens ten volle van die vakantie. Dat heb je niet alleen verdiend, het is ook goed voor je hersenen, lichaam en je bedrijf. Hoe meer energie je hebt en hoe meer je opgeladen terugkomt, hoe meer inspirerende projecten je daarna mag doen! De wereld vergaat niet als jij er twee weken niet bent. 
Wil jij genieten van meer vrije tijd én al die winstgevende plannen kunnen uitvoeren waar je vol energie mee aan de slag wil gaan na je vakantie? In mijn komende gratis masterclass ‘Slimmer Werken’ laat ik je zien hoe je structureel ruimte en tijd creëert in je bedrijf om dit te doen. Schrijf je hier in. 
 
Beeld: Style by Fabie
door Shelley Barendregt