Hoe vaak heb jij al een groot project of klusje doorgeschoven naar de zomer “omdat je dan meer tijd hebt”? Om te voorkomen dat je aan het einde van de zomer weer teleurgesteld bent over wat je (niet) hebt afgekregen, heeft efficiëntie- en tijdwinstexpert Shelley Barendregt een aantal tips voor je waarmee je deze zomer impact maakt.
Ik ben fan van de zomer. Maar ook al schijnt de zon, je productiviteit wordt (helaas) niet ineens een stuk hoger. Ik zie dat veel van mijn klanten een aantal taken laten liggen tot de zomer omdat ze verwachten dat het dan rustiger is. Die aanname is logisch. Veel mensen zijn op vakantie dus er is minder te doen, toch? Maar in de praktijk komt er altijd wel iets tussendoor of bij. En vergeet niet dat je zelf ook van wat vakantie – of in ieder geval wat momentjes in de zon – wil genieten!

Start met een overzicht van alles wat je naar de zomer hebt verbannen

Voordat je start met alles wat je wil doen, heb je eerst overzicht nodig. Neem tien minuten de tijd om alle taken die je hebt uitgesteld tot de zomer op te schrijven. Zet alles onder elkaar, zodat je eindigt met een lijst van alles dat deze zomer ‘moet’ gebeuren van jezelf. Waarschijnlijk is de lijst langer dan je had gedacht. Ook al is de zomer een heerlijk moment, er zitten nog steeds maar ongeveer vier weken in een maand. 
 
Wees realistisch over wat je daarin gedaan kan krijgen. Is alles op je lijstje haalbaar, of moet je iets schrappen? Besluit wat de maximaal twee belangrijkste punten op het lijstje voor je zijn. Liever doe je van een paar projecten héél veel, dan van veel projecten maar een beetje.

Breng in kaart wat er gedaan moet worden

Nu je één of twee projecten hebt gekozen, is het tijd om de diepte in te duiken. Kies een tool waarin je veel werkt en waarin je overzicht kan creëren. Trello is mijn ultieme favoriet, maar je kan ook voor Asana, Notion of Monday gaan. Kies de tool die voor jou goed werkt en die je kan gebruiken op je laptop en smartphone. Breng vervolgens in kaart wat er allemaal moet gebeuren om dit project van start tot finish te voltooien. Maak overal losse taken van: dus niet ‘aanbod promoten’, maar wel ‘Instagram post plaatsen’ of ‘salespagina afmaken’. 
 
Vind je het lastig om te bedenken wat je welke taken er bij een bepaald project horen of ben je bang dat je iets vergeet? De AI-tool GoblinTools kan je daarbij helpen. Deze tool breekt grote taken op in kleinere stukken. Wanneer je klaar bent, heb je een – waarschijnlijk lange – lijst met taken. Dit kan wat overweldigend zijn, maar geen zorgen: niet alles hoeft in één week af. Hier heb je de zomer voor genomen! Je hebt tijd. 
 
Als je met een team werkt, kan je al wat taken toewijzen aan het juiste teamlid, zodat je meteen kan zien wie wat moet doen. Ik zou je ook aanraden om alvast een planning te maken en elke taak een deadline te geven. Zo verschijnt de tijdlijn van je project steeds meer op je beeld en wordt het makkelijker inschatten of het haalbaar is, of dat je te veel hooi op je vork neemt. 

Pak je jaarplanning erbij en zie waar je deze taken later in het jaar kwijt kan.

Bekijk je nieuwe planning nog eens opnieuw

Laat alles een dag bezinken en kijk dan nog eens met een frisse blik naar je nieuwe planning voor deze zomer. Hoe voelt het? Haalbaar, of overweldigend? Heb je er zin in, of kijk je er juist tegenop? Zo krijg je een beter beeld of je planning nog aangepast moet worden, of dat je van start kan. 
 
Vergeet niet wat vertragingstijd in te calculeren voor de zomer. Misschien moet je wat langer wachten op antwoord van een samenwerkingspartner omdat hij of zij met vakantie is, of misschien wordt het een dag zó zonnig, dat je het liefst om vier uur geniet van een terrasje met een vriendin. Maak je planning dus niet te strak. De zomer is er óók om op te laden.
 
Blijkt het dat je planning nu al onhaalbaar voelt? Dan is het zaak om een aantal taken op te schuiven. Pak je jaarplanning erbij en zie waar je deze taken later in het jaar kwijt kan, zodat je het dan oppakt en geen onrealistische verwachtingen van de zomer hebt. 

Er komen onvermijdelijk nieuwe, toffe ideeën in je op deze zomer. Daar is natuurlijk niets mis mee, maar laat niet meteen je hele plan los!

Stick with the plan

Wanneer het zonnetje straalt, gaat de creativiteit vaak ook volop stromen. Er komen onvermijdelijk nieuwe, toffe ideeën in je op deze zomer. Daar is natuurlijk niets mis mee, maar laat niet meteen je hele plan los! Misschien heb je weleens gehoord van het ‘shiny object syndrome’? Dan hebben we zoveel shiny, nieuwe ideeën dat we heel graag daarmee aan de slag gaan, in plaats van dat ene taakje waar je al een tijd tegenop kijkt. Laat je niet verleiden – alleen als het nieuwe idee écht veel belangrijker is dan wat je eigenlijk gepland had om te doen, of als het aanzienlijk meer oplevert. Maar vergeet niet dat je oude plannen er ook niet voor niets waren.
Wil je ook na de zomer elke week tijd hebben om aan je omzetverhogende ideeën te werken? Shelley geeft binnenkort de gratis masterclass ‘De formule voor zes uur tijdwinst per week om je bedrijf verder te groeien’. Daarin deelt ze haar bewezen methode met je waarmee jij al je dagelijkse taken in minder uren kan doen, zodat je meer kan werken aan je bedrijf! Meld je hier gratis aan voor de volgende masterclass.
 
Beeld: WYLD WAVE Studio
door Shelley Barendregt