Het hoofd van een ondernemer staat nooit stil. Je loopt over van de taken en zelfs als je wat ruimte in je agenda hebt, vult die zich snel weer op. Er is tenslotte altijd wel iets wat je moet, kan of wil doen. Zo schud je het gevoel van 1000 openstaande tabjes en mentale rondfladderende post-its nooit helemaal van je af. Hoe druk je bedrijf ook is: met deze vier reflectievragen van efficiëntie- en tijdwinstexpert Shelley Barendregt stap je meteen in een mentale slow down.
1/ Welke openstaande mentale tabjes kan ik (tijdelijk) sluiten?
Dat openstaande mailtje, die taak uit je telefoongesprek van net of die deadline die je moet opzoeken. Als drukke ondernemer heb je vaak een hoop mentale tabjes openstaan. Wat dat met je doet, beschrijft een van mijn favoriete auteurs Tony Crabbe in zijn boek ‘Een nieuw begin’. Volgens het Zeigarnik Effect onthouden we onvoltooide taken beter dan voltooide. Net dat neemt veel ruimte in. Vergelijk het met een browser waarin je 100 tabs openzet. Die gaat toch ook er onvermijdelijk langzamer van draaien? Dit geldt ook voor jou. Of je nu je normale taken tot een goed eind probeert te brengen of een poging doet tot ontspanning, je hersenen draaien overuren.
Om rust in je hoofd te creëren, helpt het enorm om deze tabjes tijdelijk te sluiten. Ik raad je daarom aan om een braindump te beginnen. Of het nu je notitieboek of favoriete online tool is, kies één plek (en hou het ook bij één plek) om tijdelijk alles kwijt te kunnen waar je niet direct iets mee hoeft te doen.
Wat je ook kan helpen is het maken van een goede dagelijkse planning. Zo weet je dat je alle ballen hoog houdt, zonder dat ze continu rond hoeven te vliegen. Als je brein weet dat iets binnenkort gedaan zal worden, stopt het ook met je te herinneren aan alles wat je nog moet doen.
Omdat je je het liefst maximaal inzet voor je klanten, krijg je al snel het gevoel dat je altijd beschikbaar moet zijn.
2/ Wat kan later gebeuren?
Er zullen onvermijdelijk periodes zijn waarin het voor je gevoel zo druk is dat je er compleet overweldigd door raakt en een slow down onmogelijk lijkt. Dat is niet erg. Je kan namelijk ook heel goed leren om slim om te gaan met overwelm. Merk je dat het te veel wordt? Neem dan een blad papier en schrijf alles neer wat er momenteel loopt. Werp er vervolgens een kritische blik op. Wat kan eigenlijk ook volgende week? Wat kan zelfs nog langer wachten? Als je nog maar 30% van die lijst over zou mogen houden, wat zou er dan op staan? Zo hou je de opdrachten over die echt tijdgevoelig en daardoor prioriteit zijn. Dat creëert onmiddellijk een gevoel van vernieuwde rust en focus.
Natuurlijk wil je die rust en focus het liefst elke dag hebben,zonder dat je daarvoor permanent een blad papier in case of a overwhelm emergency bij je moet dragen. Dat is waar een goede planning komt kijken. Een goede structuur zorgt ervoor dat je elke dag zonder overwelm en met rust, overzicht en laserfocus je taken afvinkt en je al je doelen haalt. Wil je precies weten hoe je dit doet? Ik laat het je zien in mijn gratis masterclass Maximize Your Productivity
Dit klinkt misschien vervelend. Het feit dat je in je vrije tijd ‘gestoord’ wordt ligt niet aan de ander, dat ligt bij jou.
3/ Waar ga ik over mijn grenzen heen?
Heb je je mentale tabs gesloten en tijdelijk niet-urgente zaken geparkeerd, dan is het fijn als je slow down niet verstoord wordt door anderen. Dit is net het punt zijn waar veel ondernemers mee worstelen. Omdat je je het liefst maximaal inzet voor je klanten, krijg je al snel het gevoel dat je altijd beschikbaar en bereikbaar voor ze moet zijn. Vrije avonden waarop je toch nog moet werken of dat ene berichtje op je avondje uit… Het levert een hoop onrust in je hoofd op.
Dit klinkt misschien vervelend. Het feit dat je in je vrije tijd ‘gestoord’ wordt ligt niet aan de ander, dat ligt bij jou. Dan geef je niet duidelijk en consequent aan hoe, wanneer en waarover jij gecontacteerd mag worden. Als je erover nadenkt, zijn er een hoop aspecten waar jij bewust je eigen keuzes in kan maken. Dat is het mooie van ondernemerschap, toch? Denk daarom goed na over wat je grenzen zijn en communiceer ze helder naar anderen toe. Hier zijn een aantal voorbeelden om je op gang te helpen:
Wanneer wil je wel en niet beschikbaar zijn voor je klanten of je team?
Via welk kanaal kunnen welke mensen met je communiceren?
Binnen hoeveel tijd kan de ander een reactie van je verwachten?
Is die binnenkomende mail of dat verzoek écht zo dringend als je denkt? Spoiler: vaak is dit niet het geval. Vraag daarom simpelweg hoe urgent iets is, je zal verrast zijn!
4/ Waar houd je jezelf druk?
Je hebt met de eerste drie stappen zoveel mogelijk een vlotte slow down in je drukke hoofd gecreëerd. Dat brengt ons bij de belangrijkste vraag: (waar) houd jij jezelf druk? Op de een of andere manier verbinden we drukte en succes onlosmakelijk met elkaar. Dat deed ik zelf ook. Regelmatig antwoordde ik vrolijk met ‘druk’ op de vraag hoe het met mij en mijn bedrijf ging. Tot ik ontdekte wat de negatieve gevolgen waren van altijd ‘druk’ zijn, voor mijzelf en mijn bedrijf. Het druk hebben staat namelijk niet gelijk aan succesvol zijn. Integendeel. Het kan je omzet, klanten, ingevingen, je (mentale) gezondheid en nog veel meer kosten.
Het is heel makkelijk om het druk te hebben. Neem je nu vijf minuten de tijd om alles wat je zou kunnen doen op te schrijven, dan eindig je gegarandeerd met een eindeloze to-dolijst. Betekent dit dat het per se goed gaat met je bedrijf? Nope. Het zorgt vooral voor een hoop stress en een opgejaagd gevoel. Het besef hiervan is de laatste en ongetwijfeld belangrijkste stap naar een mentale slow down. Want hoewel de eerste drie stappen ongelofelijk effectief zijn om snel verlichting te bieden, is dit hetgene dat zorgt voor structureel meer rust in je drukke hoofd.
Ook als succesvolle ondernemer kan en mag je rust in je hoofd creëren. In mijn Meer Doen in Minder Tijd podcast help ik experts zoals jij met concrete en waardevolle tips om acht tot twintig uur per week te besparen. Je beluistert hem hier.
Beeld: Style by Fabie
