Waarom doen mensen niet wat je van ze verwacht?

Verwachtingen managen

Begin met het managen van je verwachtingen. Is wat je verwacht realistisch? Denkt de ander op dezelfde manier als jij? Is het doel belangrijk of ook de middelen? Hoe is jullie relatie? Al deze aspecten kunnen zorgen voor een kloof tussen jouw verwachting en het eindresultaat dat je voorgeschoteld krijgt. Durf hier bewust naar te kijken en stel bij waar nodig.

De vier neigingen

Gretchen Rubin’s theorie van de vier neigingen legt haarfijn uit hoe mensen op interne en externe verwachtingen reageren. De combinatie van deze verwachtingen leidt tot vier types: de volhouder, de plichtsgetrouwe, de vrager en de rebel.

De volhouder reageert goed op zowel interne als externe verwachtingen. Of een taak nu door zichzelf of door een ander wordt opgelegd, de volhouder voert ze met gemak uit. Dit vaak boven verwachting of ruim binnen de tijd. Voor de plichtsgetrouwe is dit anders. Dit type reageert vooral op externe verwachtingen en niet op interne. Je zal voor extern rekenschap moeten zorgen als je een goede samenwerking wilt. Zorg bijvoorbeeld voor voldoende opvolgmomenten tussendoor of maak er een teamactiviteit van.

De vrager is het type dat enkel op de interne verwachtingen reageert. Externe verwachtingen worden enkel vervuld op voorwaarde dat de vrager ermee akkoord kan gaan. Leg dus het waarom uit zodat de vrager begrip en motivatie voelt voor je vraag. De meerderheid onder ons is plichtsgetrouwe of vrager. Tenslotte is er ook nog de rebel. Dit type reageert op geen enkele verwachting goed. Dit wil niet zeggen dat de rebel niet fijn is om mee samen te werken. Pas je aan zijn tempo aan en benut vooral z’n flow en creativiteit.

Relatie versus taak

Een andere handige theorie is die van het situationeel leidinggeven. Deze theorie maakt een onderscheid tussen taak en relatie en bepaalt zo de mate waarin iemand bij het uitvoeren van een opdracht sturing en ondersteuning nodig heeft. Het spreekt voor zich dat we meer begeleiding voorzien wanneer iemand nog niet veel ervaring heeft. Dan geven we de nodige toelichting, monitoren we en sturen we bij. Dit is wat we in principe doen wanneer we kleine kinderen voor het eerst klusjes geven. Heeft iemand veel ervaring dan kan je de taak volledig delegeren, enkel het onderhouden van de relatie is dan nog van belang. Aan jou om te bepalen waar de ander nood aan heeft. De grootste valkuil hier is dat je te veel sturing of te weinig ondersteuning geeft. Met het motto ‘mijn manier is de enige goede manier’, kom je niet ver. Als iemand bekwaam genoeg is, delegeer dan en laat het verder los.

Maak duidelijke afspraken

Communicatie, een woord dat vaak zo onbeduidend allesomvattend gebruikt wordt. En toch is het hier van tel. Communiceer duidelijk wat je verwacht. Als jij vraagt: “Kan je me de cijfers eens mailen?”, bedoel je dan meteen, vandaag nog of ergens deze week? Hoe interpreteert de ander dit? Je kan het beter meteen melden of ernaar vragen. Lukt het jou om me voor 12:00 de cijfers te mailen? Wees duidelijk over wat je vraagt en tegen wanneer. Vermeld eventueel ook hoe (per mail, op je bureau …) en waarom (vooral voor de vragers, cfr. de vier neigingen).

Concept versus detail

Mensen verschillen in hun niveau van denken. Sommigen werken op conceptniveau en anderen op detailniveau. Vraag je bijvoorbeeld een plan om de klantentevredenheid te vergroten dan krijg je ofwel een Powerpoint met een paar concept slides in ofwel een gedetailleerd actieplan tot 2028. Het gekozen scenario hangt af van de manier waarop het brein werkt van de persoon waaraan je de vraag stelt. Sterker nog, de detaildenker loopt misschien vast op de definitie van klantentevredenheid en wil dit eerst nog ontrafelen. Allicht heb je zelf een goed beeld over het gewenste eindresultaat en loont het om dit mee te geven om verwarring te voorkomen.

Hopelijk helpen deze tips je op weg. Wees vooral duidelijk, ga de dialoog aan waar nodig en laat je niet ontmoedigen. Je zal zien wat voor verschil het maakt.

Beeld: Brooke Cagle via Unsplash