Wat als je een tool zoals Trello kan inzetten als een gratis virtual assistant in je bedrijf? Een assistent die nooit ziek is, geen vakantie neemt, en dag en nacht voor je klaar staat om te werken. Dat klinkt heerlijk, toch? Naast het feit dat tools zoals Trello, Notion en Asana handig zijn om je ideeën en notities in op te slaan, kunnen ze ingezet worden als een extra medewerker in je bedrijf die taken voor je uit handen neemt. Shelley Barendregt, tijdswinst- en efficiëntie expert, laat je zien hoe je deze tools slim inzet.
Zelf ben ik een grote fan van de tool Trello. Mijn hele bedrijf staat erin – mijn klanten, leads, marketing, projecten, team, planning, alles. Ik heb veel andere tools uitgeprobeerd (zoals Notion en Asana), maar in Trello kan je verreweg het meeste automatiseren. En ja, met een gratis account! Dat neemt niet weg dat je ook iets aan de tips in dit artikel hebt als jij graag andere tools zoals Notion, Asana, Monday of Clickup gebruikt.
Hoe fijn is het als jij, of jouw ‘gewone’ menselijke VA geen werk meer hoeft te doen wat een tool al automatisch voor je kan doen? Dat scheelt niet alleen energie en headspace, maar zorgt er ook voor dat die tijd nog veel beter besteed wordt aan taken die meer impact hebben in je bedrijf. Ik laat je graag drie manieren zien waarop dit soort tools werk voor je uit handen kunnen nemen, wat je nu nog handmatig doet.
Stel dat Trello elke maandag voor je checkt wat er deze week aan deadlines is, en die taken voor jou op je weekplanning verzamelt. Handig, niet?
1/ Prioriteiten aangeven in projecten
Trello en soortgelijke tools worden vaak alleen gebruikt voor to-dolijstjes en extra overzicht in grotere projecten. Maar er zitten veel functies in verborgen die je daar ontzettend bij kunnen helpen! Zo kan je de tool automatisch dagelijks of wekelijks voor je laten sorteren welke taken de eerstvolgende deadline hebben, zodat jij weet wat er prioriteit heeft.
Maar er is ook een grote kans dat je niet elke dag al die verschillende borden gaat openen om te zien wat je daarin moet doen. Stel daarom in dat Trello elke maandag voor je checkt wat er deze week aan deadlines is, en die taken voor jou op je weekplanning verzamelt. Zo wordt prioriteiten stellen ineens een heel stuk makkelijker, en kom je er nooit meer last minute achter dat een deadline plotseling wel erg dichtbij is.
Wanneer je een overzicht maakt van alle koude en warme leads in je bedrijf, kan een tool zoals Trello ze automatisch voor je opvolgen.
2/ Warme leads en offertes opvolgen
Vaak worden dit soort tools al gebruikt voor projectmanagement, maar zelden ook voor het bijhouden en opvolgen van leads. Een gemiste kans, want daar zit een hoop omzet in voor je bedrijf! Zonde om dat te laten liggen. Hoe vaak heb je wel niet een offerte gestuurd of een warme lead gesproken, om je vervolgens drie weken later plots te herinneren dat je niets meer hebt teruggehoord? De waan van de dag nam het over en je was het compleet vergeten. Ondertussen is het een beetje laat om dat nog op te volgen want die lead is allang ijskoud.
Wanneer je een overzicht maakt van alle koude en warme leads in je bedrijf, kan een tool zoals Trello ze automatisch voor je opvolgen. Als jij iemand de status ‘offerte gestuurd’ geeft, kan het systeem herkennen dat dit over een week opgevolgd moet worden als die persoon dan nog steeds dezelfde status heeft. Zet het e-mailadres van de lead erbij, en typ een standaard berichtje dat je de tool wil laten versturen. Het bericht lijkt volledig persoonlijk en door jou gestuurd, de ander zal niet zien dat het uit een geautomatiseerd systeem komt. Ik zie vaak dat dit het aantal nieuwe klanten en geaccepteerde offertes met wel 40% verhoogt!
Tip: met de tool Zapier kun je de verbinding leggen tussen een tool als Trello en jouw mailbox, zodat je mail er 100% persoonlijk opgemaakt uitziet. Dit is een van mijn favoriete tools!
3/ Je herinneren aan belangrijke mijlpalen
Wil je je klanten een persoonlijk berichtje sturen op hun verjaardag, of een cadeautje bij hun bestaansjubileum? Maak één keer een overzicht van alle belangrijke mijlpalen in de komende maanden (of doe het meteen handig: voor een heel jaar!) en een tool zoals Trello je er op tijd aan herinnert. Je kan instellen dat je bijvoorbeeld een week voor de mijlpaal een seintje wil krijgen. Dat kan een seintje zijn in je weekplanning in die tool, maar het kan ook een mailtje naar jou of je echte virtual assistant zijn dat dit geregeld moet worden. Zo hoef je een stuk minder te onthouden, vergeet je nooit meer een belangrijke mijlpaal en maak je je klantenbinding een stuk sterker.
Of denk aan bepaalde terugkerende taken die je maandelijks of per kwartaal moet doen zoals je btw-aangifte. Die komen altijd weer nét last minute in je op, of je vergeet ze en krijgt een boete. Laat Trello en soortgelijke tools dit voor je oplossen, je hoeft niet alles zelf te onthouden!
Er zijn nog tientallen andere toepassingen van dit soort tools die jouw leven als ondernemer een heel stuk makkelijker maken. Binnenkort geef ik een gratis online masterclass ‘Trello voor ondernemers: maximaliseer jouw business efficiency & groei’ waar ik je laat zien hoe jij als creatieve ondernemer Trello optimaal kan inzetten voor meer structuur, overzicht en groei voor jouw business. En natuurlijk wat alle mogelijkheden zijn binnen Trello en het automatiseren daarin, zodat jouw productiviteit de hoogte ingaat. Meld je hier aan!
Beeld: Style by Fabie
