We leven in een tijdperk van meetings en vullen onze dagen met vergaderingen, in het echt of via videocall. Zo’n meetings zijn bedoeld om zaken efficiënt af te handelen en toch is dat lang niet altijd het geval. Hoe blik je wel tevreden terug op een vergadering? Dit zijn onze tips.
1/ Is een vergadering nodig?
De eerste vraag die je jezelf best stelt: is een vergadering überhaupt nodig? Welke alternatieven zijn er? Kan het op een andere manier sneller of eenvoudiger? Misschien volstaat een e-mail of kan je een kwartiertje bellen. Zo’n gesprek duurt per definitie minder lang dan een doorsnee vergadering.
2/ Wat wil ik bereiken?
Beslis je om toch een meeting in te plannen, definieer dan op voorhand duidelijk het gewenste eindresultaat. Een goed hulpmiddel hier is de vraag of je op concept- of detailniveau wilt werken. Als je het bijvoorbeeld wilt hebben over de lancering van een campagne, kan jij denken aan een brainstorm en de ander aan een actieplan. Die verwachtingen hebben een impact op de dynamiek, de voorbereiding en het eindresultaat van je meeting. Zorg dus dat je haarscherp weet wat je wilt bereiken.
3/ Een duidelijke uitnodiging
Nu jij je doel bepaald hebt, is het belangrijk dat ook je gasten dit weten. Geef het doel van de vergadering zo concreet mogelijk mee in de uitnodiging. Het begint al bij het onderwerp. Noem de meeting bijvoorbeeld niet ‘Lancering product X’ maar ‘Brainstorm over lanceringscampagne product X’ of ‘Actieplan lancering product X’. Dit is namelijk je eerste grote kans om verwachtingen te managen. Verder specificeren wat je precies wilt doen (en ook handig: waarom!), kan in de rest van de uitnodiging. Het zorgt ervoor dat je gasten met de juiste focus en een gepaste voorbereiding aanwezig zijn.
4/ Geen just-in-case-invités
Nodig enkel diegenen uit die relevant zijn voor je proces of besluitvorming. Mensen uitnodigen louter ‘ter info’ heeft geen zin. Het is zonde van hun kostbare tijd en ze kunnen nadien altijd het verslag lezen. Moet je zelf veel vergaderingen bijwonen puur voor de ‘FYI’? Begin ze dan maar te schrappen uit je agenda. Relevante info vindt zijn weg wel tot bij jou.
5/ Time is money
De wet van Parkinson zegt dat we net zolang aan een taak zullen besteden als de tijd die we ervoor gekregen hebben. Plan je standaard twee uur in voor een vergadering, dan zullen je meetings twee uur duren, of zelfs langer. Plan je één uur in, dan krijg je het mogelijks ook in één uur geklaard. Denk realistisch na over je tijd en durf er gerust een kwartier of meer van af te pitsen. Zo dwing je jezelf om efficiënter te werken en blijf je gegarandeerd on topic. Een Japans bedrijf voerde recent een experiment uit waarbij medewerkers nog maar de helft van hun arbeidstijd moesten presteren. Één van de actiepunten om dit voor elkaar te krijgen was dat meetings maximaal één uur mochten duren. Het experiment was een groot succes.
6/ Werd iedereen gehoord?
Zorg ervoor dat je iedereen gehoord hebt die moeite deed om op jouw uitnodiging in te gaan. Niet iedereen is even assertief, maar iedereen wordt wel graag gehoord. Hoe je dit doet? Laat iedereen een agendapunt of idee voorbereiden. Ook één per één aan de gasten vragen of er nog opmerkingen zijn of wat ze van de meeting vonden, werkt. Het geeft je meteen waardevolle informatie en laat bijvoorbeeld zien wie je de volgende keer beter wel of niet uitnodigt.
7/ Een kort en bondig verslag
Houd het verslag zo eenvoudig mogelijk. Zowel het lezen als het uittypen ervan kost heel wat tijd. Verdeel je blad in twee helften en typ bovenaan al de beslissingen die werden genomen. Het is cruciaal om deze te vermelden want hier ontstaat achteraf vaak verwarring over. Onderaan je blad schrijf je de actiepunten op: wie, wat en wanneer. Beperk je tot één A4’tje. De volgende meeting begin je met een recap van het verslag en hoppa, je bent weer vertrokken.
Heb je zelf nog een gouden tip om efficiënt te vergaderen? Laat het ons weten via Instagram.
Beeld: You X Ventures via Unsplash
