Als zelfstandige is je mailbox je beste vriend, en vijand. Soms zwijgt hij geen moment en blijven er mails weken onbeantwoord. Andere momenten geeft ie geen piep. Sofie vraagt zich af hoe ze haar relatie met haar mailbox kan redden.

E-mail is toch zo handig. In plaats van uren aan de telefoon te hangen voor een klein vraagje, kan je gewoon een kort berichtje sturen. Naar iedereen die je wil! Maar mijn mailbox is vandaag de dag irritanter geworden dan een aandringer ex-lief. Ik zocht en vond tips om mijn mailbox eindelijk in het gareel te krijgen.

Wanneer hij je niet gerust kan laten

De eerste tip die overal wordt gegeven om een overvolle mailbox tegen te gaan, is de notificaties uit te zetten. Maar negeer ik daarmee niet het probleem? Volgens onderzoek moet ik me hierover geen zorgen maken. Je e-mails onmiddellijk beantwoorden wanneer je die welbekende ‘ping’ hoort, verhoogt de productiviteit niet. In tegendeel. Mijn e-mails op vaste tijdstippen bekijken, zou mijn productiviteit net een boost geven. Maar wat als ik zo een interessante kans laat liggen? Ook daarover hoef ik mij blijkbaar geen zorgen over te maken. Slechts 1% van de inkomende e-mails zijn belangrijk. Bij het bekijken van mijn laatste mails – de nieuwsbrief van een filmmagazine en een kortingsbon van Deliveroo – kan ik niet anders dan dit te beamen.

Zet de notificaties uit en check je e-mail op vaste tijdstippen.

Daarnaast is het belangrijk om mail te zien voor wat het is: een professioneel communicatiemiddel. Dit lijken we onderweg ergens vergeten te zijn. We vragen hoe het met iedereen gaat, zetten in onze out of office waar we op vakantie gaan of schrijven ellenlange teksten wanneer we gewoon willen vragen wie er volgende week de koffie haalt. Dit is eigenlijk helemaal niet nodig. Zo eindigt Dries Henau – voormalige eigenaar van De Wasbar en Chez Claire – zijn e-mails met de volgende boodschap: “I’m trying to limit e-mail conversations. This results in short mails or no mails at all when the important things are said and done. Sorry if you find this rude, but rest assured, i’m taking you and your e-mail very seriously.” Lekker duidelijk.

Een e-mail is een communicatiemiddel, geen liefdesbrief. Hou het kort en bondig.

Wanneer hij maar niet antwoordt

Ook bij dit probleem is de eerste oplossing om alle notificaties af te zetten. Mailapplicaties worden ontworpen als een gokautomaat, je wilt steeds gaan kijken of er iets nieuws binnen is gekomen. Wie weet is er wel antwoord over die ene leuke opdracht waarop je al enkele weken zit te wachten? Maar meestal is het toch opnieuw een of andere nieuwsbrief waarvan je je dringend moet uitschrijven.

Mijn favoriete mantra om te herhalen wanneer ik maar geen antwoord krijg op een mail is “het ligt niet aan mij”. Als ik denk aan alle e-mails die ik al heb genegeerd of over het hoofd heb gezien, kan ik begrijpen dat anderen mijn mail ook niet na vijf minuten beantwoorden. Of het nu nalatigheid, drukte of slechte wil is dat jouw pennenvijand niet doet antwoorden, het ligt niet aan jou. Een andere reminder is: wees altijd beleefd. Ook al is het niet zo vriendelijk om niet te antwoorden op een mail, of vijf. Door een antwoord te eisen, zal de ontvanger misschien nog minder geneigd zijn om mij uit mijn lijden te verlossen.

Onthoud dat geen antwoord krijgen niet aan jou ligt en wees altijd beleefd.

En wanneer ik echt wanhopig ben, is er maar één oplossing: mijn telefoonangst overwinnen en gewoon eens bellen. Misschien dat ik dat nu zal doen. Of toch nog eerst even mijn mijn mailbox checken.

Beeld Damian Zaleski via Unsplash

Als je dringend een antwoord nodig hebt, is een telefoontje nog steeds het meest efficiënt.