Ben jij een chaotische ondernemer? Zo creëer je meer structuur.

Grote kans dat je wel eens (lees: vaak) hebt geroepen hoe chaotisch je wel niet bent. Je hebt al meerdere malen geprobeerd om daar verandering in te brengen, maar niets blijft écht hangen. Zodra het drukker wordt, val je toch weer terug in oude gewoontes en patronen. Daardoor ben je overtuigd: structuur is niets voor jou.

Hoe vaker je die overtuiging toe herhaalt, hoe meer het waar wordt. Je brein kan namelijk geen onderscheid maken tussen wat feit en fabel is. Dus als je met regelmaat roept dat structuur er niet inzit voor jou, dan neemt je brein dit na verloop van tijd als waarheid aan. Die positieve affirmaties zijn niet voor niets een trend tegenwoordig. Op vlak van structuur en je bedrijf runnen werkt dit net zo: herhaal liever dat er voor jou wél kans is op een enigszins gestructureerd leven en je gaat er steeds meer in geloven. En dus meer openstaan voor mogelijkheden die je anders niet zou proberen!

Ik durf je te garanderen dat er, ook in je bedrijf en sector, structuur mogelijk is. Op een manier die bij jou past. Er zijn een hoop ‘ad hoc beroepen’ op de wereld waarin mensen alsnog niet zijn overgeleverd aan de chaos. Denk bijvoorbeeld aan de brandweer; zij weten van tevoren niet wanneer er brand uitbreekt. Maar wanneer het alarm afgaat, rennen ze niet in chaos ongecoördineerd rond. Ze weten precies welke stappen er ondernomen moeten worden, wie wat moet doen en op welke manier. Er zijn protocollen en workflows. Dus waarom zou dat voor jou niet werken? 

Overal is een oplossing voor te vinden wanneer je goede workflows hebt. Deze zorgen ervoor dat er minder chaos is en dat, wanneer het er wel is, je precies weet hoe daarmee om te gaan. Nu weet ik dat veel ondernemers bij het lezen hiervan denken “maar bij mij is het anders, want…” gevolgd door een reden waarom een standaard proces in je geval niet gevolgd zou kunnen worden. Je kan van tevoren niet weten wanneer een extra opdracht binnenkomt. En dat is logisch. Waar je wel invloed op hebt is hoe de samenwerking wordt ingevuld en verloopt.

Mogelijk heb je klanten die vaak met nieuwe opdrachten komen of heel veel vragen aan je stellen. Je kan van tevoren niet weten wanneer een extra opdracht binnenkomt. En dat is logisch. Waar je wel invloed op hebt, is hoe de samenwerking wordt ingevuld en verloopt. Je kan bijvoorbeeld al bij de start aangeven wanneer je klant nieuwe opdrachten kan doorgeven en binnen hoeveel uur je die kan oppakken. Zo kan je makkelijker en realistischer ad hoc to do’s in je planning opnemen.

Wanneer je mailbox en WhatsApp uitpuilen van de vragen, is het een oplossing om eerder in de samenwerking de vragen al te beantwoorden vóórdat ze ontstaan. Maak een veelgestelde vragen-document voor je klanten die je aan het begin toestuurt, of stel een overzichtelijke uitleg op van hoe de samenwerking in zijn werk gaat. Hiermee voelt je klant zich echt geholpen en gezien! 

Lever je vooral maatwerk? Ook dan is structuur creëren mogelijk. Het algemene proces heeft namelijk wel terugkerende elementen. Stel dat je een interieurarchitect bent en een klant elke keer een andere stijl in haar huis wil hebben, welke kleuren er moeten terugkomen en welke ruimtes ze opnieuw ingericht wil hebben. Dan ga je alsnog door eenzelfde proces: informatie van de klant verzamelen, creatieve inspiratie opdoen, een eerste ontwerp maken, feedback vragen en ga zo maar door.

Het maakt niet uit hoe je het creatieve deel invult; je algemene proces verloopt altijd in een bepaalde volgorde. Daardoor kan je alsnog structuur aanbrengen. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat je op tijd feedback ontvangt van je klant en daar niet drie weken op zit te wachten, terwijl je eigenlijk na een week al verder had gewild omdat het je anders in de problemen brengt met andere projecten die bijna starten.