Vol energie je opdrachten wegtikken, genoeg tijd om aan je bedrijf te werken en een fijne werk/privé balans: het begint bij een agenda die voor jou werkt. Wil je dat je dagen en weken er structureel zo uit gaan zien zoals jij voor je ziet in jouw ideale scenario? Tijdswinst- en efficiëntie-expert Shelley Barendregt geeft je drie tips om structureel meer vrijheid te creëren in je agenda.
Of je nu ‘s ochtends wil opstarten met een koffietje en het laatste BOSSY magazine, je elke lunchpauze een wandeling met je favoriete podcast wil maken, je spontaan je agenda om wilt gooien om aan dat nieuwe geniale idee te werken of tijd met geliefden door te brengen. Hoe jouw ultieme werkdagen of -weken er ook uitzien, waarschijnlijk zie je het duidelijk voor je (en dagdroom je er graag van). Wel, alles kan, dat is het fijne aan ondernemen!
Toch ziet de realiteit er voor veel ondernemers nog heel anders uit. Je hebt het gevoel dat je altijd telefonisch bereikbaar moet zijn, hebt moeite om nee te zeggen of je slaat die laptop tóch maar weer open als je de *ping!* van nóg een nieuwe e-mail hoort. Herkenbaar?
Ik snap het, je wil je klanten zo goed mogelijk helpen. Maar zijn al die onmogelijke eisen en het onvoldane gevoel dat erbij komt kijken echt nodig? Absoluut niet! Tijd om te stoppen met het stellen van die onrealistische verwachtingen aan jezelf. Vrijheid en succes hoeven elkaar niet uit te sluiten, ze gaan juist heel goed samen. Met deze drie tips creëer je direct meer vrijheid in je agenda, terwijl je je klanten én jezelf happy houdt.
1/ Bepaal wanneer je afspraken wil doen
Hoewel je als ondernemer bijna niet ontkomt aan afspraken in de agenda, betekent dat niet dat je agenda overgenomen hoeft te worden door (de planning van) anderen. Integendeel! Hoe wil jij dat je agenda-indeling eruitziet? Wat is jouw ideale scenario? Of je nu bepaalde dagen afspraak-vrij wil houden, een maximaal aantal meetings per dag of week hebt of juist (niet) op bepaalde tijden wil meeten. Jouw business, jouw voorkeuren.
Zo ben ik laatst overgegaan van één naar twee afspraakvrije dagen per week. Ben ik daardoor inflexibel voor mijn klanten of werk ik te weinig? Nee! Niet alleen is de kans groot dat de ander onze meetings alsnog makkelijk in zijn of haar agenda kan passen, mijn ‘openingstijden’ zijn er ook niets voor niets. Mijn klanten hebben namelijk het meeste aan mij als ik on top of my game ben. En dat geldt ook voor jou. Ik daag je uit om een actieve rol te nemen in het plannen van afspraken. Door bewust af te bakenen wanneer je wel en niet beschikbaar bent voor calls of meetings, neem je een enorme stap naar meer vrijheid in je agenda.
2/ Stel je grenzen
Wat werkt voor jou, en wat juist niet? Hoe beter jij je grenzen kent, hoe meer vrijheid je creëert in je agenda én hoe beter je je aandacht en tijd kunt geven aan de juiste zaken. Doe je dit niet, dan worden je grenzen namelijk voor je bepaald. En dat betekent dat je waardevolle energie en vrijheid al snel opgeslokt worden door telefoontjes, berichtjes, mails, DM’s… Gelukkig hoef je je klanten niet aan hun lot over te laten. Hebben ze veel vragen? Zijn er veel ad-hoc opdrachten om op te pakken? Geen probleem, er is voor alles een oplossing! Stel bijvoorbeeld telefonische ‘inloopuren’ in, zodat je telefonisch bereikbaar bent op de momenten dat het jóu uitkomt. Dat is ook nog eens fijn voor je klanten, want dan kan je je volledige aandacht aan hen schenken. Win-win!
3/ Werk met themadagen
Wil je de vrijheid in je agenda naar een volgend level tillen? Werk dan eens met themadagen. Dit zijn dagen of dagdelen waarop je de to do’s van een specifieke soort taak bundelt. Zo maak ik bijvoorbeeld op de laatste maandag van de maand al mijn content voor komende maand vooruit en plan ik iedere vrijdagochtend een moment voor mijn administratie. De rest van de tijd hoef ik niet aan mijn social posts, inkomende facturen of losse bonnen te denken. Dat geeft me vrijheid in mijn agenda én rust in mijn hoofd.
Wil je aan de slag met themadagen? Bedenk eerst welke taken je kan bundelen en op welke momenten je deze kan oppakken. Stel op die manier voor jezelf één tot drie themadagen per week in en houd de rest van de week over voor wat er op je pad komt. Zo creëer je bewust ruimte in je agenda voor de dingen die je belangrijk vindt en heb je genoeg tijd voor je klanten en wat onvermijdbare, onverwachte chaos.
Vrijheid creëren in je agenda kan en mag je zelf doen. Door bewust keuzes te maken en grenzen te stellen, zul je meer vrijheid ervaren in je agenda en je bedrijf. Benieuwd welke stappen je direct kunt gaan zetten om meer vrijheid in je hele bedrijf te creëren? Ik laat het je binnenkort zien in mijn gratis masterclass ‘De formule voor 6 uur tijdwinst per week om je bedrijf verder te groeien’. Of je je nieuwe vrijheid nu wil gebruiken om je omzet te verdubbelen of meer te genieten van je privéleven, met deze formule is er in elk bedrijf veel tijd te winnen. Schrijf je hier gratis in.
Beeld: Style by Fabie
