Zo creëer je structureel meer vrijheid in je agenda

Veel ondernemers hebben een duidelijk beeld van hun ideale werkdag en een even sterk idee dat dit niet voor hen is weggelegd. Misschien ken je het wel: het gevoel dat je altijd telefonisch bereikbaar moet zijn, moeite hebt om nee te zeggen en dat dagelijkse schuldgevoel als je wéér die inbox zero niet hebt bereikt. 

Ik snap het, je wil je klanten zo goed mogelijk helpen. Maar zijn al die onmogelijke eisen en het onvoldane gevoel dat erbij komt kijken echt nodig? Absoluut niet. Tijd om te stoppen met het stellen van die onrealistische verwachtingen aan jezelf. Vrijheid en succes hoeven elkaar niet uit te sluiten, ze gaan juist heel goed samen. Met deze drie tips creëer je direct meer vrijheid in je agenda, terwijl je je klanten én jezelf happy houdt.

1. Bepaal wanneer je afspraken wil doen

Hoewel je als ondernemer vrijwel niet ontkomt aan regelmatige afspraken, betekent dat niet dat je agenda overgenomen moet worden door (de planning van) anderen. Denk daarom eens bewust na over hoe afspraken eruit zien in je ideale agenda. Wil je bepaalde dagen afspraak-vrij vrijhouden, zodat je vol energie je to do’s kan wegtikken of juist aan je bedrijf kan werken? Hoeveel meetings wil je maximaal per dag of week? Op welke tijden ben je wel en juist niet productief tijdens afspraken? 

Ik daag je uit om een actieve rol te nemen in het plannen van afspraken. Grote kans dat de ander het makkelijk in zijn of haar agenda kan aanpassen. Door bewust af te bakenen wanneer je wel en niet beschikbaar bent voor calls of meetings, neem je een enorme stap naar meer vrijheid in je agenda. En vergeet niet: je ‘openingstijden’ zijn er niets voor niets. Je klanten hebben namelijk het meeste aan jou als je on top of your game bent. 

2. Stel je grenzen

Als je al een tijdje onderneemt, zul je het volgende voorbeeld ongetwijfeld kennen: je klanten proberen je op alle mogelijke manieren te bereiken. Telefoontjes, appjes, mails, DM’s… het lijkt onmogelijk om een productieve dag te hebben terwijl er non-stop notificaties om je aandacht vragen. Juist daarom is het belangrijk om bewust na te denken over wat wel en niet voor jou werkt. Doe je dit niet, dan worden je grenzen namelijk vóór jou bepaald. 

Hebben je klanten veel vragen? Zijn er veel ad-hocopdrachten om op te pakken? Geen probleem, er is voor alles een oplossing! Stel bijvoorbeeld telefonische ‘inloopuren’ in, zodat je telefonisch bereikbaar bent op de momenten dat het jóu uitkomt. Dat is ook nog eens fijn voor je klanten, want dan kan je ook je volledige aandacht voor hen hebben. Win-win!

3. Werk met themadagen

Zijn er belangrijke taken die structureel sneuvelen in de chaos van de dag of je berg met (onverwachte) to do’s? Werk dan eens met themadagen. Dit zijn dagen of dagdelen waarop je de to do’s van een specifieke soort taak bundelt. Zo maak ik bijvoorbeeld op de laatste maandag van de maand al mijn content voor komende maand vooruit en plan ik iedere vrijdagochtend een moment voor mijn administratie. De rest van de tijd hoef ik niet aan mijn social posts, inkomende facturen of losse bonnen te denken. Dat geeft me vrijheid in mijn agenda en rust in mijn hoofd. 

Zelf aan de slag met themadagen? Bedenk eens welke taken je kan bundelen en op welke momenten je deze kan oppakken. Stel op die manier voor jezelf één tot drie themadagen per week in en houdt de rest van de week over voor wat er op je pad komt. Zo creëer je bewust ruimte in je agenda voor de dingen die je belangrijk vindt en heb je genoeg tijd voor je klanten en wat onvermijdbare, onverwachte chaos. 

Vrijheid creëren in je agenda kan en mag je zelf doen. Door bewust keuzes te maken en grenzen te stellen, zul je meer vrijheid ervaren in je agenda en je bedrijf. Benieuwd naar inspiratie uit de praktijk? Ik deelde laatst in deze post hoe ik na de meest chaotische maand ooit in mijn bedrijf, mijn agenda radicaal veranderde. Ik ben heel benieuwd welke tip voor jou de meeste vrijheid in je bedrijf op gaat leveren! 

Beeld: Style by Fabie