In deze rubriek geeft Bossy het woord aan stagiaire Cleo. Om de twee weken schrijft ze over haar belevenissen die ze nu van thuis uit verderzet. Deze week deelt ze haar tips om te vergaderen op afstand.
Intussen heeft bijna iedereen thuis zijn bureau geïnstalleerd. Communiceren met klanten en collega’s neemt plots een heel andere vorm aan. Het sleutelwoord: videocall. Gelukkig bestaan virtuele meetings al even en zijn er tal van tools beschikbaar. Bossy helpt je op weg richting de juiste tool voor jouw onderneming én geeft je enkele handige tips voor een vlotte vergadering.
De kneepjes van het vak
Duid een gesprekleider aan
Een online vergadering kan je niet vergelijken met een echte vergadering, de dynamiek is totaal anders. Het gevolg? Minder spraakzame deelnemers worden vaak weinig betrokken. Dat probleem kan je eenvoudig verhelpen door een gesprekleider aan te duiden. Hij of zij gaat niet dieper in op het onderwerp van de vergadering, maar zorgt ervoor dat iedereen gehoord wordt. Zie het als een moderator voor het gesprek. De gesprekleider kan de vergadering bijvoorbeeld af en toe op pauze zetten om te controleren of iedereen mee is en of er vragen zijn.
Bespreek de doelstellingen van de meeting
Om ervoor te zorgen dat alles duidelijk is, kan je als gesprekleider de virtuele vergadering starten met het bespreken van de verwachtingen en doelstellingen. Zo krijg je de aandacht en komt iedereen in vergaderstemming. Geef ook duidelijke richtlijnen en maak praktische afspraken die je tijdens de vergadering zal toepassen. Zo kan je bijvoorbeeld afspreken dat iedereen die niet aan het woord is, zijn microfoon uitzet.
Geef aan wanneer je het woord wil
Gedraag je tijdens de online vergadering alsof je nog in de lagere school zit en steek je hand op wanneer je iets wilt zeggen. Dat kan natuurlijk enkel als je met video werkt. Sommige tools voorzien in de chatruimte een speciale knop om het woord te vragen. Het is aan de gesprekleider om alles goed in de gaten te houden en iedereen aan het woord te laten.
Onze favoriete tools
1. Google Hangouts
Google Hangouts is de chatdienst van Google waarbij je zowel kan (video)bellen als chatten. Dat kan één-op-één, maar ook in groepen van maximum tien personen. De tool is beschikbaar op desktop, laptop, smartphone en tablet. De enige vereiste? Een Google-account. Zo’n account kan je eenvoudig en gratis aanmaken. Ook kan je tijdens de vergadering makkelijk je scherm delen met anderen.
2. Whereby
Net als Google voorziet Whereby zowel videochat als gewone chat. Het voordeel van deze tool: je hoeft nergens in te loggen of te registreren. Je stuurt gewoon een linkje naar alle deelnemers en maakt voor elke vergadering een nieuwe link aan. Deelnemen kan met maximum vijftig personen en de tool werkt via desktop, laptop, smartphone en tablet. De premiumversie van Whereby biedt nog een aantal handige extra’s aan. Zo kan je bijvoorbeeld een speciale link reserveren voor eigen gebruik.
3. Skype
Skype is waarschijnlijk één van de meest bekende tools. Het aantal deelnemers ligt er op maximum tien personen en voor je Skype kan gebruiken, moet je de applicatie downloaden op je computer, laptop, smartphone of tablet. Een voordeel is dat je de beschikbaarheid van anderen kan zien en je eigen beschikbaarheid kan aanpassen. Ook biedt Skype de optie om, tegen betaling, naar een vaste lijn te bellen.
4. Zoom
Zoom is heel populair bij bedrijven. De tool is volledig gratis en je kan tot honderd deelnemers toevoegen aan een vergadering. Ook Zoom is beschikbaar voor je desktop, laptop, smartphone en tablet. De tool maakt het makkelijk om je scherm te delen en biedt ook een premiumversie aan die je tegen 18,99 euro per maand, per gebruiker kan aankopen.
5. Join.me
Met Join.me start je een vergadering in één klik. Je kan tijdens je meeting presentaties houden of maken, en via de whiteboardfunctie kan je zelfs brainstormsessies organiseren. Het nadeel? Een gratis videovergadering kan maar tot drie personen bevatten. Extra deelnemers toevoegen kan in de betalende versie. Die is er vanaf 24 euro per maand, per gebruiker.
Welk tools gebruik jij om je werk binnenshuis te vergemakkelijken? Laat het ons weten via Instagram.
Beeld: Allie Smith via Unsplash
