Elke week maak je plichtbewust een planning. Maar die planning ook volgen? Dat is andere koek. Tijdswinst- en efficiëntie-expert Shelley Barendregt deelt drie belangrijke valkuilen met je, zodat je jouw plannen in 2023 waarmaakt! 

Valkuil #1: Je hebt jaardoelen, maar werkt vooral aan wat er nú moet gebeuren

In december en januari maken we massaal een jaarplan voor het nieuwe jaar waar we al onze doelen en ambities in zetten. Vervolgens gaan we aan het werk en herinneren we ons de eerste weken die grote doelen nog wel, maar neemt het alledaagse werk ook weer toe. Klanten hebben vragen, je inbox wordt steeds voller en er zijn deadlines om te halen. 

Tegen half februari zijn je ambitieuze jaardoelen allang uit het zicht verdwenen. Je wil ze nog steeds halen, absoluut. Maar er is té veel te doen wat nu af moet en niet kan wachten tot later. Als dit allemaal achter de rug is, ga je er weer naar kijken, beloof je jezelf. Tot het nu plots alweer de laatste maand van het kwartaal is. De tijd vliegt sneller voorbij dan je denkt.

Wanneer je alleen jaardoelen hebt opgesteld en deze rechtstreeks probeert te vertalen naar je to-dolijst van vandaag, maak je een te grote sprong. Dan is er altijd iets urgenters dat vandaag moet gebeuren, waardoor je grotere doelen op de lange termijn worden geschoven. Daarom is het essentieel om ook een maandplanning te maken, de tussenstap tussen je jaardoelen en je wekelijkse to-dolijst. Vanuit je jaarplanning bepaal je wat jij deze maand moet doen om op de lange termijn je grote doelen te behalen. Vanuit je maandplanning vertaal je dit weer naar je weekplanning en van daaruit weet je wat je vandaag moet doen. En spoiler alert: dat is helemaal niet zo groot en veelomvattend als je nu denkt. 

Valkuil #2: Je houdt je to-do’s op tien verschillende plekken bij

Dit gebeurt bij de meeste ondernemers wanneer het erg druk is: je begint je to do’s overal bij te houden. In je planner, in een notitieboekje, in een app, op post-its, losse blaadjes… Het resultaat: niet alleen je to do’s zijn all over the place, je hoofd is dat ook. Je probeert overzicht te creëren door alles op te schrijven wat je moet doen, maar doordat het zich op veel verschillende plekken bevindt, zorg je voor alleen maar meer chaos. 

Zorg ervoor dat je een vaste, fijne plek hebt waar jij je taken bewaart. Dat kan iets fysieks zijn zoals een planner of notitieboek, mits je deze altijd bij je hebt. Maar digitaal kan natuurlijk ook. Kies dan wel voor één tool waarin je het allemaal bewaart. Dus niet je telefoonnotities, mail en Asana. Start daar direct mee, hoe langer je namelijk zo doorgaat, hoe groter de chaos wordt. Je kan het vergelijken met een schone stad: uit onderzoek is gebleken dat mensen in een schone stad waar amper of geen zwerfafval op straat ligt, minder vaak iets op de grond durven te gooien. In een stad met veel zwerfafval, gooien we het er makkelijker bij onder het mom dat het toch al vies is. Zo werkt het met jouw hoofd ook. Hoe chaotischer het wordt, hoe meer chaos jij er makkelijk bij maakt. Hou je hoofd schoon en opgeruimd, dan zal je zien dat het makkelijker is om het zo te houden.

Valkuil #3: Je volgt je planning toch al een tijdje niet, dus laat je hem nu maar helemaal los

Ik begrijp de neiging ontzettend. Het is toch al helemáál niet gelopen zoals je had gepland, dus waarom zou je nog teruggaan naar de jaarplanning die je eerder had gemaakt (als je die al had gemaakt)? Maar dat werk was niet voor niets! Dat een deel niet is gelukt, betekent niet dat niets meer lukt. 

Het belangrijkste bij het maken en volgen van een planning, is dat je regelmatig reflecteert. Heb je alles afgekregen wat je deze maand (of deze week) voor ogen had? Zo nee, waarom niet? Waar kwam dat door? Wat kun je daar de komende maand anders in doen? De meeste ondernemers vergeten in alle drukte te reflecteren op waarom iets niet is gelukt, we zijn altijd alweer bezig met het volgende. Terwijl er in het nader bekijken van je mislukte planning echt goud zit verborgen. Kijk eind deze maand eens terug op Q1 en wat je daarin had willen bereiken. Geef jezelf niet op je kop als het niet gelukt is, maar kijk ernaar met de vraag “hoe kan ik dit komende maanden anders aanpakken?”. 

Wil je ervoor zorgen dat je elke week al je to do’s af krijgt, die planning moeiteloos volgt en zelfs nog tijd overhoudt? Op vrijdag 7 april geef ik een gratis online masterclass ‘Productief Plannen’ waarin ik mijn inzichten met je deel. Meld je hier aan!

Beeld: WYLD WAVE Studio

door Shelley Barendregt