Inmiddels zijn we alweer over de helft van het jaar. Cliché maar waar: de tijd vliegt voorbij! Je hebt hoogstwaarschijnlijk meerdere doelen gehad dit jaar en dit is het perfecte moment om te evalueren of jij je tijd nuttig hebt besteed. Om in Bossy’s woorden te blijven zijn er natuurlijk ook ‘valuable wastes of time’, maar dit is een uitgelezen kans om te bekijken hoe je planning voor het overige deel van 2021 eruit moet gaan zien. Structuurcoach (en planningfreak) Shelley helpt je daar graag bij.
Hoe besteed je je tijd zo nuttig mogelijk? Hoe zorg je ervoor dat je vooral bezig bent met de taken die impact maken in je bedrijf? Eerder gaf ik al een handige oefening waarmee je erachter komt welke 20% van je to-dolijst zorgt voor 80% van de resultaten, maar het maken van een effectieve én realistische planning is weer iets helemaal anders. Het overgrote deel van de ondernemers plant namelijk alleen maar reactief in plaats van proactief. Met die aanpak bereik je voornamelijk stress en de overwhelm modus, niet je doelen.
‘Wat moet ik doen?’ vs. ‘Wat wil ik bereiken?’
Het grootste verschil zit in hoe je de to-dolijst opstelt. Wanneer je bedenkt wat je moet doen, dan schrijf je al snel een flinke lijst met taken op. Er wordt geen onderscheid gemaakt in of ze nu moeten gebeuren of ook later kunnen worden gedaan. Daardoor creëer je voor jezelf alleen maar een eindeloze to-dolijst die je nooit volledig gaat kunnen afwerken. Sorry als ik nu misschien je bubbel laat klappen, maar: een eindeloze to-dolijst is geen planning.
Wanneer je gaat plannen vanuit wat je wilt bereiken, wordt het een heel ander spelletje. Kleine waarschuwing: grote kans dat je plannen hierdoor zelfs leuk gaat vinden. In plaats van jezelf af te vragen wat je moet doen, stel je jezelf beter de vraag wat je doel is. Vanuit dat doel komen er taken op je to-dolijst. Niet alle taken voor een doel in één keer – dan heb je die eindeloze lijst weer terug – maar de taken die je verwacht deze week te gaan doen.
Zeker nu we over de helft van het jaar zijn, is het noodzakelijk om helder te hebben wat je doelen zijn voor de rest van het jaar. Ik krijg vaak de vraag: “Hoe stel ik het beste prioriteiten in mijn planning?”. Ik denk dan: wat wil je bereiken? Van daaruit komen al direct je prioriteiten. Als je doel is om meer tijd en vrijheid te creëren in je bedrijf voor het opzetten en uitvoeren van nieuwe projecten, dan is het aanpassen van de kleuren van je website nu geen prioriteit. Ik zeg niet dat je het daarom maar nooit moet doen, maar het hoeft niet nu.
Waarom je weekplanning niet vol te houden is
Een realistische weekplanning maken is niet lastig. Een vereiste daarvoor is wel dat je vanuit je doelen plant (proactief) in plaats vanuit de gedachte wat er te doen is (reactief). Plannen vanuit je doelen gaat makkelijker als er een heldere jaar- en maandplanning is. In 90% van de gevallen waar een weekplanning niet vol te houden is, komt het doordat er geen maandplanning is. Je vervalt dan weer in het oplijsten van alle taken voor de week zonder te kijken naar wat je initieel had ingepland voor de gehele maand.
Om te voorkomen dat je aan het einde van de maand of van het jaar wéér teleurgesteld bent dat er allerlei plannen zijn blijven liggen, is reflecteren essentieel. Als je in een week niet alles af hebt gekregen wat je had ingepland, waardoor komt dat dan? Had je simpelweg te veel taken ingepland of kwamen er andere zaken tussendoor? Zo ja, wat voor zaken en hoe kun je dat in de toekomst voorkomen of beter in je planning opnemen? Er is een goudmijn aan kennis te vinden wanneer je reflecteert op je planning.
Dit geldt ook voor je doelen: hoe komt het dat je een doel wel of niet hebt behaald? Wat waren daar de cruciale factoren in? Wanneer je dat doet, maak je voor de resterende maanden van 2021 een realistische keuze welke doelen je wilt bereiken. Zet ze daarna natuurlijk wel in een maand- en weekplanning! Daarna ben jij er helemaal klaar voor om de rest van dit jaar nog te knallen!
Wil je meer weten over hoe je effectief en realistisch kunt plannen? Shelley deelt er nog veel meer over op haar Instagrampagina.
