Nu we massaal thuis werken en de agenda voor ons is leeg gemaakt, besparen we een hoop tijd. Je hebt geen reistijd meer, geen sociale afspraken en wellicht ook een stuk minder zakelijke afspraken. Toch blijft het belangrijk om óók nu (of misschien wel juist nu) efficiënt gebruik te maken van je tijd en doelgericht te werken. Met Shelley’s stappenplan kom je erachter hoe jij je tijd nu besteedt en hoe je dit verder kan optimaliseren.
Stap 1: Vind uit wat jouw tijdslek is
Elke ondernemer heeft een tijdslek. Jij ook. Dat is helemaal niet erg, het betekent namelijk dat je ergens tijd kunt winnen. De eerste essentiële stap: ontdekken waar jouw tijdslek in zit. Dat kan op twee manieren. Stel jezelf eens de volgende vragen:
- Wat kost je meer tijd dan het zou moeten?
- Waar zou je minder tijd aan willen besteden?
Als je op beide vragen geen antwoord weet en geen flauw idee hebt waar je tijdslek zit, dan raad ik aan om je uren een week lang bij te houden. Hiervoor gebruik ik zelf graag de (gratis) app Toggl. Je kan invoeren waar je mee bezig bent, op ‘play’ drukken en de tijd begint te lopen. Zodra je klaar bent met een taak, stop je Toggl weer. Zo hou je een week lang je uren bij. Vervolgens zal je in het rapport heel duidelijk zien waar het meeste tijd naartoe gaat en waar je dus tijd kunt winnen.
Stap 2: Past dit bij jouw doelen?
Nu je weet hoe je jouw tijd gebruikt, is het belangrijk om je doelen erbij te halen. Wat wil jij bereiken? Welke projecten wil jij afronden in deze periode? We verliezen onze grotere doelen wel eens uit het oog en raken regelmatig verdwaald in de alledaagse to do’s. Voor je het weet, is er opnieuw een week voorbij. Daarom is het ontzettend belangrijk om je bij elke taak af te vragen hoe ze bijdraagt aan je doelen en hoe groot de impact ervan is.
Mijn eigen coach wees me hier onlangs nog op. Nu ik toch wat meer tijd had, wilde ik een van mijn online trainingen ombouwen tot een betaalde cursus. Dat stond al langer op de to-dolijst en kon ik nu mooi doen. Mijn coach vroeg me terecht of dit onderdeel uitmaakt van mijn strategie op dit moment en bijdraagt aan mijn kwartaaldoelen? Ehh, niet echt. Dan kan ik mijn tijd dus beter gebruiken voor iets anders.
Stap 3: Verbeter je systemen
Sluiten jouw to do’s aan bij je doelen? Mooi! Dan is het tijd om je systemen te gaan verbeteren. Schrijf uit hoe jij bepaalde taken aanpakt, stap voor stap. Alsof je het uitlegt aan iemand die deze taak nog nooit heeft gedaan en geen flauw idee heeft hoe het moet. Ik beloof je, wanneer je dit uitschrijft, zie je meteen stappen die je wilt verbeteren. Je kan stappen samenvoegen, standaardiseren, automatiseren, wellicht zelfs delegeren. Er zijn talloze opties om jouw systemen te optimaliseren. Hier lees je bijvoorbeeld hoe je een systeem opzet voor het schrijven van een blogpost.
Met deze drie stappen kom je er snel achter of je je tijd effectief inzet en hoe je hem beter kunt benutten. Wil je graag meer van dit soort tips? Shelley deelt ze op Instagram via @hashtag.lifegoals.
Beeld: Celine Verhoef
