September, het startsein van het eindejaar met druilige dagen en warme winteravonden. Voor vele ondernemers ook ‘de stilte voor de storm’, want de eindejaarsrush start traditioneel pas midden oktober. Hét ideale moment om juridisch orde op zaken te stellen.

Iedere onderneming heeft eigen noden, maar een aantal basistopics kunnen door de meeste ondernemingen worden gecontroleerd:

1/ Corporate standing

Start met het nagaan van de registratie van je onderneming. Iedere onderneming moet namelijk ingeschreven zijn bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Hier ga je op zoek naar jouw vennootschap of eenmanszaak. Zijn de gegevens nog up-to-date? Je hoeft niet voor alle wijzingen langs te gaan bij het ondernemingsloket. Via MyEnterprise kan je zelf bepaalde aanpassingen doen.

Voor vennootschappen zijn ook de statuten en de wettelijke bepalingen uit het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen relevant. Worden voldoende aantekeningen – notulen – gemaakt van het bestuur? Denk bijvoorbeeld aan de wetgeving omtrent belangenconflicten van bestuurders. Een dergelijke situatie doet zich sneller voor dan je denkt! Werk je met meerdere aandeelhouders? Bestaat er een aandeelhoudersovereenkomst om bepaalde exitstrategieën gedetailleerder te omschrijven? In ieder geval kon je hier al lezen dat, gelet op het nieuwe vennootschapsrecht, alle vennootschappen een statutenwijziging moeten ondergaan tegen 1 januari 2024.

Eind september is trouwens de deadline voor het registreren van de ‘ultimate beneficial owners’ in het nieuwe UBO-register. Kort gezegd betekent dit dat je de uiteindelijke aandeelhouders-individuen van jouw onderneming moet bekendmaken.

2/ HR

Onder het topic HR vallen uiteraard de arbeidscontracten en het arbeidsreglement. Werden de templates recent nog eens nagekeken? Ook interne procedures vallen hieronder. Een werknemer wordt geacht in ondergeschikt verband te werken. Dit betekent dat hij de nodige instructies moet krijgen. Hier kon je al lezen hoe je jouw medewerkers kan helpen bij het beschermen van jouw bedrijfsinformatie.

3/ Commercieel

Contracten

Elke onderneming maakt gebruik van standaard contracten en/of algemene voorwaarden, denk bijvoorbeeld aan een dienstverlenings- of licentieovereenkomst. Is de wet veranderd sinds het opmaken van deze documenten? Zo werd de wetgeving rond het eigendomsvoorbehoud recent aangepast. Een eigendomsvoorbehoud laat toe om de eigendom van een bepaald goed te behouden totdat jouw klant betaalt. Dit kan nu ook buiten de context van een faillissement worden gebruikt en is dus erg relevant. Of misschien denk je wel aan de invoering van contracten met elektronische handtekening? Heb jij een degelijk intern proces voor het bewaren van contracten? In Bossy Magazine FW19/20 lees je meer over duurzaam contracteren.

Verzekeringen

Verzekeringen dienen om de ondernemer net dat extra duwtje in de rug te geven. Bij ondernemen komt nu eenmaal een risico kijken en door middel van een verzekering wordt een deel van dat risico gedekt. Ken jij de voorwaarden van jouw polis? Let bijvoorbeeld op met vrijwaringsclausules in contracten. Die vallen vaak onder een uitsluiting van de polis. Heb je toch een fout begaan? Erken nooit schuld zonder er eerst je verzekeraar bij te betrekken. Anders loop je het risico dat de verzekeraar niet kan tussenkomen.

Privacy

De regelgeving rond de bescherming van persoonsgegevens heeft aan belang gewonnen sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zeker gezien de hoge boetes. Zijn de administratieve, informatietechnologische en organisatorische beschermingsmaatregelen nog gepast of moet er iets worden gewijzigd? Reflecteert jouw privacy policy al dat de Privacy Commissie werd vervangen door de Gegevensbeschermingsautoriteit?

4/ Intellectuele eigendom

Er zijn verschillende vormen van intellectuele eigendom. Het ‘merk’ is één van de bekendste. Is het tijd om jouw product of dienst de status van een echt ‘merk’ te geven? Bovendien is een merkregistratie maar tien jaar geldig vanaf de datum waarop de aanvraag werd ingediend. Op tijd vernieuwen is dus noodzakelijk.

Met deze vier juridische pijlers kan je alvast aan de slag. Je ziet het verschil misschien niet meteen in de cijfers, maar een degelijk juridisch overzicht kan je zeker kosten besparen. Veel succes!

Beeld: STIL via Unsplash