Na een vakantieperiode zit je vaak bomvol nieuwe ideeën en doelen. Vol energie ga je weer aan het werk, vastberaden om zo snel mogelijk alles uit te voeren. Maar in de praktijk wordt je agenda al snel weer overgenomen door klantafspraken, vragen en brandjes om te blussen. Tijdswinst- en efficiëntie-expert Shelley deelt haar beste tips om ervoor te zorgen dat je je nieuwe doelen niet uit het oog verliest en ze ook écht behaalt.
Even afschakelen en opladen: er lijkt als ondernemer niets te zijn dat nog meer plannen op je (toch al lange) wishlist met geniale ideeën zet. Bij terugkomst kun je niet wachten om overal – het liefst tegelijk – mee aan de slag te gaan. Maar minstens net zo enthousiast over je energieke terugkeer zijn je klanten, die ineens nu (lees: liever gisteren nog) van alles van je willen. Met deze tips zorg je ervoor dat die plannen niet op je wishlist blijven staan, maar daadwerkelijk realiteit worden.

Een goed plan is het halve werk

Bij zoveel enthousiasme zie ik veel ondernemers vaak halsoverkop beginnen met de eerste actie die in hun hoofd opkomt. Ik snap het, je hebt geen tijd, zin of geduld om te plannen, je wil dóen! Maar juist een sterke planning zorgt ervoor dat je je die plannen ook effectief uitvoert, ook wanneer je agenda onvermijdelijk voller wordt. Gelukkig hoef je niet eindeloos te frutselen aan een perfecte planning. Je nieuwe ideeën omzetten in plannen doe je in 3 simpele stappen. 

 
Allereerst is het van belang om naar je jaarplanning te kijken. Zoals ik hier schreef, is dit geen in beton gegoten plan dat je aan het begin van een nieuw jaar maakt. Zie het liever als een grove roadmap die je regelmatig bijstelt gedurende de maanden. In je jaarplanning creëer je ruimte voor deze nieuwe ideeën, zonder dat het snijdt in je geplande omzet of afspraken. Je zal ondertussen tenslotte ook gewoon je rekeningen moeten blijven betalen en je huidige klanten willen helpen. 
 
Staan je nieuwe ideeën in je jaarplan, dan maak je er vervolgens een uitvoerbare maandplanning van. Dit plan vertaalt je algemene routebeschrijving naar realistische etappes die diezelfde maand moeten gebeuren en ook echt uitgevoerd kunnen worden. Plan daarbij strategisch: welke taken zijn needle movers en maken de meeste impact op het uiteindelijke resultaat? Een maandplan creëert ook duidelijkheid voor je eventuele team: wat heeft prioriteit en welke deadlines zijn er? Tenslotte breek je de maandetappes wekelijks op in haalbare stappen om mee aan de slag te gaan. Zo hou je met deze drie stappen overwhelm en stress buiten de deur en maak je snel, consistent vooruitgang. Een goede planning is écht het halve werk. 
Vind je het jammer dat je niet nog meer tijd aan je nieuwe plannen kan besteden? Voorzie dan meer ruimte in deze maand bij het maken van je volgende jaarplan.
Je hoeft écht niet 24/7 beschikbaar te zijn. Je supermarkt of lokale bakker is dat ook niet.

Verwachtingen managen

Al je ideeën in een planning hebben staan is leuk, die geweldige plannen ook daadwerkelijk uitvoeren is nog veel leuker! Daarom is het belangrijk om de verwachtingen van je klanten goed te managen. Net als jij, zitten zij na hun vakantie bomvol ideeën waarbij het voor hun gevoel zonde is als ze ook nog maar één dag langer wachten met het uitvoeren ervan. Hoe leuk het ook is om zelf zo geïnspireerd te zijn, de enthousiaste ambities van de ander zorgen vaak voor een hoop stress, druk en het toch maar (weer) wat verder vooruitschuiven van je eigen plannen. Stem daarom, het liefst vóór je out of office gaat, met je klanten af wat er na hun vakantie gebeurt en wat de planning is. Dat geldt overigens voor alle belangrijke relaties die je in je business hebt. Creëer op voorhand al ruimte door aan teamleden, leveranciers en andere contactpersonen aan te geven wat ze na je terugkomst wanneer van je mogen verwachten. 

Grenzen, grenzen, grenzen

Hoe zorg je dat die zorgvuldig gereserveerde tijd ook daadwerkelijk wordt besteed aan je geniale plannen, en niet alsnog opgeslokt wordt door berichten, ongeplande telefoontjes en andere ad-hocverzoeken? Stel duidelijke grenzen: wanneer ben je beschikbaar, welke spoedzaken kunnen eventueel tussendoor en wat kan niet opgepakt worden in die hectische tijd als je net terug bent?
 
Oef, grenzen… veel ondernemers vinden het geen fijn idee. Wat nu als de klant je samenwerking niet meer fijn vindt? Geen zorgen: je hoeft écht niet 24/7 beschikbaar te zijn. Je supermarkt of lokale bakker is dat ook niet. Bovendien helpen grenzen je ook het beste aan je klanten te geven. Iedereen wil dan misschien wel je volledige aandacht, niemand zit te wachten op een halve korrel concentratie, terwijl je hersenen ook vijftig andere tabjes open hebben staan. 

Maak prioriteit van je plannen

Er zijn duizenden productiviteitsguru’s online en allemaal hebben ze iets anders te zeggen over waar je je dag mee zou ‘moeten’ beginnen. Voor mij is het simpel: wat verdient als eerste je aandacht? Wil je focus houden op je nieuwe doelen, begin dan eens je dag met een half uur of uur daaraan te werken, nog voordat je je mailbox opent. Zo laat je je niet plots overweldigen door alles wat er van je gevraagd wordt, maar neem je al actie voordat dat gebeurt. Een voldaan gevoel voor de rest van de dag, gegarandeerd. 
Voer je bovenstaande tips door in je bedrijf, dan zul je enorm verschil merken in de ruimte die je hebt voor je nieuwe plannen. Wil je structureel productiever plannen om je bedrijf verder te laten groeien, naast je dagelijkse opdrachten en de onvermijdelijke ad-hoczaken? Binnenkort vertel ik je hoe je dit doet in mijn gratis planning-masterclass. Schrijf je hier in. 
 
Beeld: WYLD WAVE Studio
door Shelley Barendregt